建筑公司公章管理制度

建筑公司公章管理制度总则一、目的为规范建筑公司公章的使用与管理，确保公章的安全、合法、有效使用，维护公司的正常运营和合法权益，特制定本管理制度。二、适用范围本制度适用于建筑公司及其所属各项目部、分公司、部门等所有使用公章的单位和个人。三、管理原则1.严格审批原则：公章的使用必须经过严格的审批程序，确保使用的合理性和必要性。2.专人负责原则：设立专人负责公章的保管、使用和登记等工作，明确责任，确保公章的安全。3.登记备案原则：对公章的使用情况进行详细的登记备案，便于追溯和管理。4.安全保密原则：加强对公章的安全保管，防止公章被盗用、冒用或滥用，同时严格保守公章使用的相关信息。四、公章的种类及用途1.公司公章：用于公司对外正式文件、合同、证明等重要文书的签署，具有最高的法律效力。2.合同专用章：专门用于公司签订各类合同，与合同相关的事宜均使用合同专用章。3.财务专用章：主要用于公司财务相关的文件、票据、报表等的签署，如支票、汇票、财务报表等。4.法定代表人签名章：用于法定代表人在特定文件或文书上的签名，以代表公司的意志。五、公章的刻制、颁发与变更1.公章的刻制公司公章、合同专用章、财务专用章由公司行政部统一负责刻制，法定代表人签名章由法定代表人自行指定刻制单位。刻制公章需填写《公章刻制申请表》，经公司总经理批准后，由行政部办理相关手续。刻制公章的单位应具备合法的资质和信誉，确保公章的质量和安全性。2.公章的颁发公司公章、合同专用章、财务专用章颁发给公司行政部专人保管，法定代表人签名章颁发给法定代表人本人或其指定人员保管。颁发公章时，应填写《公章颁发登记表》，明确保管人员的姓名、联系方式等信息。3.公章的变更如公司名称、法定代表人等发生变更，应及时办理公章的变更手续。办理公章变更需填写《公章变更申请表》，经公司总经理批准后，由行政部办理相关手续，包括刻制新公章、注销旧公章等。公章的保管一、保管人员的职责1.妥善保管公章，确保公章的安全、完整，防止公章被盗用、冒用或滥用。2.严格按照本制度的规定使用公章，不得擅自使用公章或允许他人使用公章。3.对公章的使用情况进行详细的登记，包括使用时间、使用部门、使用事由、使用人等信息。4.定期对公章进行检查，如发现公章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施。5.未经公司领导批准，不得将公章带出公司或借给他人使用。二、保管地点及要求1.公司公章、合同专用章、财务专用章应存放在公司行政部的保险柜中，保险柜应设置密码，并定期更换密码。2.法定代表人签名章可由法定代表人本人或其指定人员保管，保管地点应安全、保密。3.保管公章的地点应安装监控设备，加强对公章的安全监控。三、公章的交接1.公章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接公章时，应填写《公章交接登记表》，明确交接时间、交接人员、交接内容等信息。2.交接公章时，应由公司领导或其指定人员在场监交，确保公章的安全交接。3.公章交接完毕后，交接双方应在《公章交接登记表》上签字确认。公章的使用一、使用范围1.公司公章用于公司对外正式文件、合同、证明等重要文书的签署，如公司营业执照、资质证书、工程竣工验收报告等。2.合同专用章用于公司签订各类合同，包括工程承包合同、材料采购合同、劳务合同等。3.财务专用章用于公司财务相关的文件、票据、报表等的签署，如支票、汇票、财务报表、税务报表等。4.法定代表人签名章用于法定代表人在特定文件或文书上的签名，以代表公司的意志，如公司章程、股东会决议、董事会决议等。二、使用程序1.申请使用公章的单位或个人应填写《公章使用申请表》，详细说明使用公章的事由、使用时间、使用部门、使用人等信息，并附上相关的文件或资料。2.《公章使用申请表》需经使用部门负责人、公司分管领导、公司总经理等相关领导审批签字后，方可提交给公章保管人员。3.公章保管人员收到《公章使用申请表》后，应核对申请表中的信息是否完整、准确，如有疑问应及时与申请使用公章的单位或个人沟通确认。4.经核对无误后，公章保管人员应在《公章使用登记表》中登记使用公章的时间、使用部门、使用事由、使用人等信息，并将公章加盖在相关的文件或资料上。5.公章使用完毕后，公章保管人员应将《公章使用申请表》和《公章使用登记表》一并归档保存，以备查阅。三、特殊情况的处理1.如遇紧急情况需要使用公章，使用单位或个人应先电话请示公司领导，并在事后及时补办《公章使用申请表》和《公章使用登记表》。2.如公章保管人员不在公司，无法及时办理公章使用手续，可由公司领导指定专人代为办理，但事后应及时补办相关手续。3.如公章使用申请表中涉及的事项需要多个部门共同签署，应先由各部门负责人签署意见，再提交给公司领导审批。公章的监督与检查一、监督机制1.公司设立公章监督小组，由公司行政部、财务部、法务部等相关部门组成，负责对公章的使用与管理进行监督检查。2.公章监督小组定期对公章的保管、使用情况进行检查，如发现问题应及时提出整改意见，并督促相关部门或人员进行整改。3.公司员工有权对公章的使用与管理进行监督，如发现违规行为应及时向公司领导或公章监督小组举报。二、检查内容1.公章的保管是否符合规定，是否存放在安全的地方，是否有专人负责保管等。2.公章的使用是否符合规定，是否经过审批程序，是否有登记备案等。3.公章的使用是否规范，是否加盖在正确的位置，是否与申请使用的事由相符等。4.公章的保管人员是否履行了职责，是否对公章的使用情况进行了详细的登记等。三、检查结果的处理1.对于检查中发现的问题，公章监督小组应及时提出整改意见，并督促相关部门或人员进行整改。2.对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、罚款、行政处分等。3.对于因公章使用不当给公司造成损失的，公司将依法追究相关人员的法律责任。附则一