担保公司印章管理制度

担保公司印章管理制度总则一、目的为加强担保公司印章管理，规范印章使用行为，防范印章使用风险，维护公司合法权益，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于担保公司总部及各分支机构的印章管理。三、管理原则1.印章专人保管原则：公司各类印章由专人负责保管，确保印章的安全和使用规范。2.印章审批使用原则：印章的使用必须经过严格的审批程序，未经批准不得擅自使用印章。3.印章登记备案原则：对印章的使用情况进行登记备案，便于追溯和管理。4.印章保管责任原则：印章保管人员对印章的安全负责，如因保管不善导致印章丢失或被滥用，将追究保管人员的责任。四、印章的种类及用途1.公司公章：用于公司对外正式文件、合同、证明等的签署，具有最高的法律效力。2.合同专用章：用于公司签订各类合同，合同专用章的使用范围仅限于合同签订相关事宜。3.财务专用章：用于公司财务相关的文件、报表、支票等的签署，涉及公司财务事务的处理。4.法定代表人私章：用于法定代表人授权范围内的相关文件、报表等的签署，代表法定代表人的意志。5.部门印章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于部门内部的文件、通知等的签署，其效力仅限于部门内部。印章的刻制与变更一、刻制程序1.公司需要刻制新的印章或变更现有印章时，由使用部门提出申请，填写《印章刻制/变更申请表》，经部门负责人签字确认后，报公司办公室。2.公司办公室对申请进行审核，确认符合印章管理规定后，报公司总经理批准。3.经批准后，公司办公室负责联系具备资质的印章刻制单位进行刻制，并对刻制过程进行监督。4.印章刻制完成后，由公司办公室进行验收，并将印章登记在册，建立印章档案。二、变更程序1.如公司名称、法定代表人等发生变更，需要对相关印章进行变更时，由公司办公室提出申请，填写《印章刻制/变更申请表》，经公司总经理批准后，办理变更手续。2.变更印章时，应将原印章交回公司办公室，由公司办公室进行销毁或封存处理，并在印章档案中进行登记。3.新印章刻制完成后，按照刻制程序进行验收和登记。印章的保管一、保管部门1.公司公章、合同专用章由公司办公室专人保管；财务专用章由公司财务部专人保管；法定代表人私章由法定代表人本人或其指定人员保管；部门印章由各部门指定专人保管。2.印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，确保印章的安全和使用规范。二、保管要求1.印章应存放在安全、保密的地方，避免印章被盗用或滥用。2.印章保管人员应妥善保管印章，不得将印章随意放置或借给他人使用。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章的完好无损。如发现印章丢失或损坏，应及时报告公司办公室，并采取相应的补救措施。4.印章保管人员因工作调动或离职时，应将印章移交公司办公室，并办理相关交接手续。印章的使用一、使用范围1.公司公章的使用范围包括但不限于：公司对外正式文件、合同、证明等的签署；公司营业执照、组织机构代码证等重要证件的出具；公司股东会、董事会等重要会议决议的签署等。2.合同专用章的使用范围仅限于公司签订各类合同，包括但不限于担保合同、借款合同、委托合同等。3.财务专用章的使用范围包括但不限于：公司财务相关的文件、报表、支票等的签署；银行账户的开户、销户、变更等手续的办理；税务申报等财务事务的处理等。4.法定代表人私章的使用范围包括但不限于：法定代表人授权范围内的相关文件、报表等的签署；代表公司对外进行商务谈判、签署协议等活动。5.部门印章的使用范围仅限于部门内部的文件、通知等的签署，不得用于对外签署文件或合同。二、使用程序1.印章使用前，使用人员应填写《印章使用申请表》，注明使用印章的名称、用途、时间、份数等相关信息，并经部门负责人签字确认。2.对于重要的印章使用事项，如使用公司公章、合同专用章等，还需经公司总经理或其授权人员批准。3.印章使用申请表经审批通过后，由印章保管人员按照规定的用印范围和程序进行用印。4.印章使用完毕后，印章保管人员应在《印章使用登记表》上登记用印时间、用印人、用印文件名称等相关信息。三、特殊情况处理1.如遇紧急情况需要使用印章，使用人员应先向部门负责人报告，并说明紧急情况的原因和用途。经部门负责人批准后，可先使用印章，并在事后及时补办《印章使用申请表》和相关手续。2.如印章保管人员拒绝使用印章，使用人员应向部门负责人报告，并说明原因。经部门负责人协调后，仍无法解决的，可向公司办公室反映，由公司办公室进行协调处理。印章的停用与销毁一、停用程序1.如公司印章因损坏、丢失等原因需要停用，使用部门应及时报告公司办公室，并填写《印章停用申请表》，说明停用原因和时间。2.公司办公室对停用申请进行审核，确认符合印章管理规定后，报公司总经理批准。3.经批准后，公司办公室负责将停用印章交回原刻制单位进行销毁或封存处理，并在印章档案中进行登记。二、销毁程序1.印章销毁应由公司办公室负责组织，相关部门人员参与。2.销毁印章时，应将印章登记在册，注明印章的名称、编号、销毁时间等相关信息。3.销毁印章应在指定的地点进行，确保印章的销毁过程安全、彻底。4.印章销毁后，应将销毁记录存档备查。印章的管理与监督一、管理部门公司办公室负责公司印章的统一管理和监督，各部门应配合公司办公室做好印章管理工作。二、监督检查1.公司办公室应定期对印章的保管、使用情况进行检查，发现问题及时整改。2.公司审计部门应定期对印章管理工作进行审计，确保印章管理工作的合规性和有效性。3.如发现印章管理存在违规行为，公司将视情节轻重对相关责任人进行处理，包括但不限于警告、罚款、撤职等。