改革期间公章管理制度

改革期间公章管理制度一、总则（一）目的为加强公司公章管理，规范公章使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司，公司全体员工在涉及使用公章的所有活动中均须遵守本制度。（三）定义1.公章：指公司正式对外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同专用章、财务专用章等。2.用章申请：指使用公章的部门或个人向公章管理部门提交的盖章申请文件，应明确盖章事项、盖章文件名称及份数等信息。3.审批流程：指用章申请在公司内部按照规定的层级进行审核批准的程序。二、公章的种类及用途（一）公司公章1.用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等的签署。2.代表公司参与各类社会活动、商务谈判、诉讼仲裁等事务的盖章确认。3.其他需要以公司名义对外表示权利和义务的文件或事项。（二）合同专用章1.专门用于公司各类合同、协议的签订，具有与公司公章同等的法律效力。2.在签订合同过程中，明确表明公司对合同条款的认可和承担相应法律责任。（三）财务专用章1.用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务的盖章。2.是公司财务收支合法性、准确性的重要标识，确保财务活动的规范进行。三、公章的刻制与启用（一）刻制1.公司公章、合同专用章、财务专用章等的刻制，须由公司指定的部门或专人负责办理。2.刻制公章前，应填写《公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的种类、用途、样式等信息，并经公司法定代表人或其授权人批准。3.公章刻制必须选择具有公安机关指定资质的正规刻章单位进行，确保公章的质量和安全性。（二）启用1.新刻制的公章启用前，应在公司内部进行公示，告知全体员工公章的启用时间、使用范围等信息。2.由公章管理部门填写《公章启用登记表》，详细记录公章的名称、编号、启用日期、启用范围等内容，并由公司法定代表人或其授权人签字确认。3.公章启用后，原公章如有变更或废止，应及时办理相关手续，并在公司内部发布公告，明确原公章停止使用的时间和原因。四、公章的保管（一）保管部门及人员1.公司公章由[具体保管部门]负责保管，指定专人作为公章保管人。2.合同专用章由[具体保管部门]负责保管，指定专人作为合同专用章保管人。3.财务专用章由公司财务部负责保管，指定专人作为财务专用章保管人。（二）保管要求1.公章保管人应具备高度的责任心，严格遵守公司的保密制度，妥善保管公章，确保公章安全。2.公章应存放在安全可靠的保险柜或其他专用保管设备中，实行双人双锁保管制度，钥匙分别由保管人和另一指定人员持有。3.公章保管人不得擅自将公章转借他人使用，如因工作需要临时交接，应办理交接手续，并由交接双方及监交人签字确认。4.公章保管人应定期对公章进行检查，如发现公章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的补救措施。五、公章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的审批流程使用公章，未经批准，任何人不得擅自使用公章。2.公章使用必须基于公司真实的业务需求，确保盖章事项合法合规、真实有效。3.公章使用应与公司的经营活动、管理工作等相关，不得用于任何违法违规或损害公司利益的行为。（二）用章申请1.各部门或个人需要使用公章时，应填写《用章申请表》，详细说明用章事项、盖章文件名称及份数、用章时间等信息。2.《用章申请表》应经部门负责人审核签字，涉及重大事项或金额较大的合同等，还需经公司分管领导、法定代表人审批签字。3.用章申请应提前提交给公章管理部门，以便预留足够的时间进行审核和盖章操作。（三）审批流程1.一般事项用章：由部门负责人审核签字后，报公章管理部门负责人审批，即可盖章。2.重要事项用章：部门负责人审核签字后，经公司分管领导审批，再报公章管理部门负责人审批盖章。3.重大事项用章：部门负责人审核签字后，依次经公司分管领导、法定代表人审批，最后由公章管理部门负责人审批盖章。（四）盖章操作1.公章管理部门收到经审批通过的《用章申请表》后，应仔细核对申请内容与盖章文件是否一致。2.在盖章前，应再次确认盖章事项的合法性、真实性和准确性，确保无误后，方可在规定的位置加盖公章。3.盖章时应使用红色印油，确保印章清晰、完整，不得模糊、遗漏或重复盖章。4.盖章后，公章管理部门应在《用章申请表》上记录盖章日期、盖章人等信息，并留存盖章文件的复印件存档。六、特殊情况的公章使用（一）紧急情况1.在紧急情况下，如因突发事件需要立即使用公章，但无法按照正常审批流程进行时，使用部门或个人应电话向公司领导报告情况，并在事后及时补办审批手续。2.公章管理部门在接到紧急用章通知后，应在确保盖章事项合法合规的前提下，先行盖章，并做好记录。待紧急情况处理完毕后，使用部门或个人应尽快补齐相关审批文件。（二）异地用章1.因业务需要在异地使用公章时，应按照本制度规定的审批流程进行申请和审批。2.如需将公章携带至异地使用，应提前与公章管理部门沟通协调，并采取必要的安全措施，确保公章在运输和使用过程中的安全。3.异地用章结束后，使用人员应及时将公章归还公章管理部门，并提交盖章文件的复印件及使用情况报告。七、公章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因，需要停用公章时，由公章管理部门填写《公章停用申请表》，详细说明停用原因、停用时间等信息，并经公司法定代表人或其授权人批准。2.公章停用后，公章管理部门应及时收回公章，并在公司内部发布公告，告知全体员工公章停用的相关信息。（二）销毁1.对于停用的公章，应按照公司的相关规定进行销毁处理。2.销毁公章前，应填写《公章销毁申请表》，详细记录公章的名称、编号、停用原因、销毁方式等信息，并经公司法定代表人或其授权人批准。3.公章销毁应选择在公司内部或指定的安全场所进行，由公章管理部门会同相关部门共同实施销毁操作，并安排专人进行监督。4.销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员、销毁方式等信息，并由参与销毁的人员签字确认。5.销毁后的公章应妥善保存销毁记录，以备日后查阅。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对公章管理制度的执行情况进行审计监督，检查公章的保管、使用、审批等环节是否符合规定。2.各部门负责人应加强对本部门员工使用公章情况的监督管理，确保本部门员工严格遵守公章管理制度。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规使用公章给公司造成经济