单位建合同管理制度

单位建合同管理制度一、总则（一）目的为加强本单位合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护单位合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等应符合国家法律法规及政策的要求。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上订立合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理职责分工（一）合同管理部门设立专门的合同管理部门，负责合同的统一归口管理，主要职责如下：1.制定和完善合同管理制度，并组织实施。2.参与重大合同的谈判、起草、审核等工作。3.对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行监督检查。4.建立合同台账，对合同进行分类登记、统计分析。5.负责合同纠纷的协调处理，参与诉讼、仲裁等法律事务。（二）业务部门1.负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、签订等工作。2.对合同的履行情况进行跟踪检查，及时反馈合同履行中的问题。3.配合合同管理部门做好合同纠纷的处理工作。（三）法务部门1.对合同进行法律审核，提出法律意见和风险防范建议。2.参与重大合同的谈判，提供法律支持。3.负责合同纠纷的法律处理，包括诉讼、仲裁等。（四）财务部门1.负责审核合同中的财务条款，确保合同的财务收支符合财务制度和相关规定。2.协助合同管理部门对合同执行情况进行财务监督。三、合同签订管理（一）合同起草1.业务部门根据业务需求起草合同文本，合同内容应明确、具体、完整，包括但不限于合同双方的基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义或容易引起争议的表述。（二）合同审核1.业务部门起草的合同初稿应提交合同管理部门进行形式审核，审核内容包括合同格式是否规范、条款是否齐全、表述是否准确等。2.合同管理部门审核通过后，将合同文本提交法务部门进行法律审核，法务部门重点审核合同的合法性、合规性、有效性及风险防范措施等。3.财务部门对合同中的财务条款进行审核，确保合同的财务收支符合财务制度和相关规定。4.各审核部门应在规定的时间内完成审核工作，并出具审核意见。业务部门根据审核意见对合同文本进行修改完善，直至审核通过。（三）合同审批1.合同经审核通过后，按照本单位的审批流程进行审批。审批流程应明确各级审批人员的职责和权限，确保合同审批的规范、高效。2.审批人员应认真审查合同内容，对合同的必要性、可行性、合法性等进行全面评估，并签署审批意见。3.重大合同或涉及金额较大的合同，应提交单位领导班子会议审议决定。（四）合同签订1.合同经审批通过后，由业务部门负责与合同对方当事人签订合同。签订合同应使用本单位统一印制的合同文本，并加盖单位公章或合同专用章。2.合同签订人应确保在签订合同前，对方当事人已具备合法的主体资格，合同内容已得到双方的充分协商和认可。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。四、合同履行管理（一）履行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人。2.履行计划应报合同管理部门备案，合同管理部门对履行计划的执行情况进行跟踪检查。（二）履行跟踪检查1.业务部门负责对合同履行情况进行实时跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。2.合同管理部门定期对合同履行情况进行抽查，重点检查合同履行是否符合约定、双方的权利义务是否得到有效履行等。3.对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，业务部门应及时向合同管理部门、法务部门等报告，并共同研究制定解决方案。（三）变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与合同对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议的签订应按照合同签订的流程进行审核、审批，并报合同管理部门备案。3.合同变更后，业务部门应及时调整履行计划，并确保合同变更后的内容得到有效执行。（四）解除管理1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时与合同对方当事人协商解除合同，并签订书面解除协议。2.解除协议的签订应按照合同签订的流程进行审核、审批，并报合同管理部门备案。3.合同解除后，业务部门应及时清理合同履行过程中的相关事项，如结算款项、交付货物等，并办理相关手续。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本及相关附件、审批文件、履行过程中的往来函件、变更协议、解除协议等资料收集齐全，并移交合同管理部门。2.合同管理部门对收集到的合同档案进行整理、分类、编号，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设施，对合同档案进行妥善保管。2.合同档案应按照类别、年度等进行分类存放，便于查阅和管理。3.定期对合同档案进行清查盘点，确保档案资料的安全完整。（三）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，报合同管理部门审批。2.合同管理部门根据审批意见，安排专人负责查阅，并做好查阅记录。查阅人员不得擅自复制、涂改、销毁合同档案资料。3.涉及商业秘密、国家机密等重要合同档案的查阅，应严格按照相关保密规定进行管理。六、合同风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门应定期对合同履行过程中的风险进行识别和评估，分析可能存在的风险因素，如合同条款漏洞、对方当事人信用风险、不可抗力风险等。2.根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，明确风险防控责任人和防控期限。（二）风险应对措施1.对于合同条款漏洞风险，在合同签订前应加强审核，确保合同条款完备、准确；在合同履行过程中，如发现条款漏洞，应及时协商补充或修订合同条款。2.对于对方当事人信用风险，在签订合同前应对对方当事人的主体资格、信用状况等进行调查了解；在合同履行过程中，应密切关注对方当事人的经营状况和信用变化，如发现风险迹象，应及时采取措施防范风险。3.对于不可抗力风险，应在合同中明确不可抗力的范围、通知方式、责任承担等条款；在不可抗力事件发生后，应及时通知对方当事人，并按照合同约定妥善处理相关事宜。（三）风险监控与预警1.合同管理部门应建立风险监控机制，定期对合同风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现风险防控工作中存在的问题，并加以改进。2.设立风险预警指标，如合同逾期履行率、对方当事人违约率等，当风险预警指标达到设定的阈值时，及时发出风险预警信号，提醒相关部门采取措施防范风险。七、合同纠纷处理（一）纠纷协商1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应首先与合同对方当事人进行协商，争取通过友好协商解决纠纷。2.协商过程中，应保持冷静、理智，客观分析纠纷原因，提出合理的解决方案，避免情绪化的表达和行为。（二）纠纷调解1.如协商不成，可根据合同约定或双方协商一致，选择第三方调解机构进行调解。2.调解过程中，应积极配合调解机构的工作，提供相关证据和资料，如实陈述纠纷情况，接受调解机构的调解意见和建议。（三）纠纷仲裁或诉讼1.如调解不成，可根据合同约定的仲裁条款或事后达成的仲裁协议，向仲裁机构申请仲