健全空间管理制度

健全空间管理制度一、总则（一）目的为了加强公司空间管理，优化空间资源配置，提高空间使用效率，营造安全、舒适、有序的工作环境，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有办公区域、公共区域以及附属设施空间的管理。（三）基本原则1.合理规划原则根据公司业务需求和发展战略，对空间进行科学合理的规划，确保各部门工作的顺利开展。2.高效利用原则充分挖掘空间潜力，提高空间利用率，避免资源浪费。3.安全规范原则保障空间使用安全，符合相关法律法规和安全标准，规范空间使用行为。4.公平公正原则在空间分配、调整等方面，遵循公平公正的原则，确保各部门和员工的合理权益。二、空间规划与分配（一）空间规划1.公司根据组织架构和业务流程，制定整体空间规划方案。规划内容包括办公区域划分、功能区域设置、通道布局等。2.定期对空间规划进行评估和调整，以适应公司业务发展和变化的需求。（二）空间分配1.新员工入职时，根据其所在部门和岗位需求，由行政部门按照空间规划方案分配办公座位或办公区域。2.部门内部人员调整时，由部门负责人提出申请，经行政部门审核后进行相应的空间调整。3.因公司业务拓展、组织架构调整等原因需要重新分配空间时，由行政部门会同相关部门制定分配方案，报公司领导审批后执行。（三）特殊空间需求1.对于有特殊工作需求的部门或项目，如需要较大空间进行会议、展示、实验等，可向行政部门提出申请。2.行政部门根据实际情况，在符合空间规划和安全要求的前提下，统筹安排特殊空间，并明确使用期限和管理要求。三、空间使用规范（一）办公区域使用1.员工应保持办公区域整洁、卫生，不得随意丢弃垃圾，定期清理桌面和文件柜。2.办公家具和设备应摆放整齐，不得随意挪动或损坏。如有损坏，应及时向行政部门报修。3.不得在办公区域内大声喧哗、争吵或进行其他影响他人工作的行为。4.个人物品应放置在指定的位置，不得占用公共通道和空间。（二）公共区域使用1.公共区域包括走廊、楼梯、电梯间、会议室、茶水间、卫生间等，全体员工应共同维护其整洁和卫生。2.使用会议室后，应及时清理会议设备和桌面，关闭电源，保持会议室整洁。3.在茶水间使用完毕后，应将茶具清洗干净，放回原位，不得将茶叶、咖啡渣等倒入水槽造成堵塞。4.卫生间应保持清洁，便后及时冲水，不得在卫生间内吸烟、随地吐痰或乱扔垃圾。（三）设备设施使用1.公司提供的各类设备设施，如电脑、打印机、复印机、空调等，员工应按照操作规程正确使用，不得擅自拆卸或改装。2.如发现设备设施故障或损坏，应及时向行政部门报告，不得自行维修。3.节约使用水电资源，离开办公区域时应关闭电脑、打印机、灯具等设备电源。四、空间安全管理（一）消防安全1.办公区域应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.不得在办公区域内堆放易燃、易爆物品，严禁私拉乱接电线和使用大功率电器。3.员工应熟悉所在区域的消防通道和安全出口位置，掌握基本的消防知识和技能，如火灾报警、灭火器使用等。4.定期组织消防演练，提高员工的消防安全意识和应急处置能力。（二）电气安全1.电气设备的安装、使用和维护应符合相关电气安全标准，由专业人员进行操作。2.不得擅自增加或更改电气线路，如需增加用电设备，应向行政部门申请，经批准后由专业人员进行安装。3.定期对电气设备进行检查，发现问题及时处理，确保用电安全。（三）建筑安全1.不得擅自拆除、改动建筑结构和装修，如需进行装修或改造，应提前向行政部门申请，经批准并办理相关手续后，由具备资质的单位进行施工。2.注意观察办公区域内的建筑结构和设施状况，如发现墙体裂缝、地面下沉等异常情况，应及时向行政部门报告。五、空间维护与维修（一）日常维护1.行政部门负责办公区域和公共区域的日常保洁工作，定期对地面、门窗、墙面等进行清洁和消毒。2.各部门负责本部门办公区域内的日常维护工作，如办公家具的简单维修、文件整理等。（二）维修申请1.员工发现空间内的设施设备出现故障或损坏时，应填写维修申请表，详细说明故障情况和所在位置，提交给行政部门。2.行政部门接到维修申请后，应及时进行核实，并安排维修人员进行维修。对于紧急维修事项，应优先处理。（三）维修费用1.因正常使用导致的设施设备损坏，维修费用由公司承担。2.因个人原因造成的设施设备损坏，由责任人承担维修费用。如责任人无法确定，由该区域的使用部门共同承担。六、空间调整与变更（一）调整原因1.公司业务发展需要，如新增部门、业务拓展等。2.组织架构调整，部门合并、拆分或职能变更。3.空间使用效率低下，需要进行优化调整。4.其他特殊原因。（二）调整流程1.由相关部门提出空间调整申请，说明调整原因、调整范围和调整时间等。2.行政部门会同相关部门对调整申请进行评估和审核，制定调整方案。3.调整方案报公司领导审批后，行政部门组织实施空间调整工作。4.空间调整完成后，行政部门对调整情况进行检查和验收，确保调整后的空间符合使用要求。（三）变更管理1.如因特殊情况需要临时变更空间使用用途或使用方式，应提前向行政部门申请，经批准后方可实施。2.变更完成后，应及时恢复空间原状，如造成损坏，应承担相应的维修费用。七、空间租赁与合作（一）租赁原则1.公司如需租赁外部空间，应遵循合法、合规、经济、适用的原则。2.租赁前应进行充分的市场调研和分析，选择合适的租赁对象和租赁场地。（二）租赁流程1.由需求部门提出租赁申请，说明租赁原因、租赁期限、租赁面积、租赁预算等。2.行政部门会同财务部门等相关部门对租赁申请进行审核，并参与租赁合同的谈判和签订工作。3.租赁合同签订后，行政部门负责办理租赁场地的交接、装修等相关事宜。（三）合作管理1.公司与外部机构或个人开展空间合作时，应签订合作协议，明确双方的权利和义务。2.合作期间，应加强对合作项目的管理和监督，确保合作项目的顺利进行。3.合作结束后，应按照合作协议进行清算和交接，妥善处理相关事宜。八、空间监督与检查（一）监督职责1.行政部门负责对公司空间管理情况进行日常监督和检查，及时发现和纠正违规行为。2.各部门负责人负责本部门空间使用情况的监督和管理，督促员工遵守空间使用规范。（二）检查内容1.空间规划与分配执行情况。2.空间使用规范遵守情况。3.空间安全管理措施落实情况。4.空间维护与维修工作开展情况。5.空间调整与变更执行情况。（三）检查方式1.定期检查：行政部门每月组织一次全面的空间管理检查，对各部门空间使用情况进行评估。2.不定期抽查：行政部门根据实际情况，不定期对部分区域进行抽查，及时发现问题并进行处理。3.专项检查：针对特定的空间管理问题或事件，组织专项检查，深入分析原因，提出改进措施。九、违规处理（一）违规行为界定1.违反空间规划与分配规定，擅自占用或变更空间。2.违反空间使用规范，如在办公区域内吸烟、大声喧哗、乱扔垃圾等。3.违反空间安全管理规定，如私拉乱接电线、在消防通道堆放物品等。4.故意损坏空间设施设备，或因个人原因导致设施设备损坏后不及时报告和维修。5.未经批准擅自进行空间调整或变更。6.其他违反空间管理制度的行为。（二）处理措施1.对于首次违规行为，给予口头警告，并责令其立即改正。2.对于多次违规或情节严重的行为，给予书面警告，并视情节轻重给予相应的经济处罚，如罚款等。3.对于因违规行为造成公司损失的，责任人应承担相应的赔偿责任。4.对