单位人名章管理制度

单位人名章管理制度一、总则（一）目的为加强单位人名章的管理，规范人名章的刻制、使用、保管等行为，维护单位的正常工作秩序，保障单位和员工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部所有涉及人名章使用的部门和人员。（三）基本原则1.依法合规原则：人名章的管理和使用必须严格遵守国家法律法规和单位的各项规章制度。2.职责明确原则：明确各部门和人员在人名章管理中的职责，确保管理工作有序进行。3.安全保密原则：加强人名章的安全保管，防止印章被盗用、冒用，确保印章使用信息的安全保密。二、人名章的种类及用途（一）种类1.法定代表人章：用于单位法定代表人在特定文件、合同等上的签字确认。2.单位负责人章：根据单位组织架构和职责分工，由单位负责人使用的人名章。3.部门负责人章：各部门负责人用于本部门相关文件、业务等的盖章确认。4.其他特定人员人名章：根据工作需要，为特定岗位或人员刻制的人名章，用于相关业务操作。（二）用途1.法定代表人章：主要用于单位对外签订的重要合同、协议，以及向银行等金融机构办理重要业务时的签字确认。2.单位负责人章：用于以单位名义发布的部分文件、报告，以及涉及单位整体事务的相关审批等。3.部门负责人章：用于本部门的工作计划、总结、报告等内部文件，以及部门业务范围内的合同、协议等的盖章。4.其他特定人员人名章：按照具体工作安排，用于特定业务流程中的文件签署、确认等。三、人名章的刻制（一）申请1.因工作需要刻制人名章的部门或个人，应填写《人名章刻制申请表》，详细说明刻制人名章的种类、用途、使用范围等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字，报分管领导审批同意后，方可提交至人事部门。（二）审核人事部门收到《人名章刻制申请表》后，对申请事项进行审核，重点审核申请理由是否充分、用途是否合理、使用范围是否明确等。审核通过后，将申请表提交至单位主要领导审批。（三）刻制经单位主要领导审批同意后，人事部门负责统一安排人名章的刻制工作。刻制人名章应选择具有资质、信誉良好的印章制作单位，确保印章质量和安全性。（四）备案人名章刻制完成后，人事部门应将印章的样式、材质、使用人等信息进行备案，并建立人名章管理台账。同时，将备案信息告知相关部门和人员，以便其了解人名章的管理情况。四、人名章的使用（一）使用流程1.用章申请：使用人名章的部门或个人，应填写《人名章使用申请表》，注明用章事项、文件名称、文号、用章时间等信息，并签字确认。2.审核审批：申请表经部门负责人审核签字后，根据用章事项的性质和重要程度，分别报分管领导、单位主要领导审批。审批通过后方可用章。3.用章登记：用章前，印章保管人员应对用章申请进行核对，确认无误后，在《人名章使用登记簿》上详细登记用章时间、用章事项、文件名称、文号、用章人等信息。4.盖章操作：印章保管人员应严格按照审批后的用章申请进行盖章操作，确保印章使用规范、清晰。盖章完成后，应在文件上加盖骑缝章，防止文件被更换。5.用章归还：用章完毕后，用章人应及时将人名章归还印章保管人员，并在《人名章使用登记簿》上签字确认。（二）使用范围人名章必须严格按照规定的使用范围使用，不得超出范围使用。严禁将人名章用于任何违法违规、损害单位利益的行为。（三）禁止事项1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖人名章。2.未经审批，任何人不得擅自使用人名章。3.不得将人名章转借他人使用。五、人名章的保管（一）保管人员1.法定代表人章由单位法定代表人指定专人保管。2.单位负责人章由单位负责人指定专人保管。3.部门负责人章由各部门负责人指定专人保管。4.其他特定人员人名章由使用人自行保管或由所在部门指定专人保管。（二）保管要求1.人名章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.保管人员应妥善保管人名章，不得随意放置或交予他人代管。因特殊原因需要临时交接人名章的，应办理交接手续，并记录交接时间、交接人等信息。3.保管人员应定期对人名章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章损坏、丢失等情况，应及时报告，并采取相应的措施。六、人名章的停用与销毁（一）停用1.因工作变动、岗位调整等原因，不再需要使用人名章的，使用部门或个人应及时将人名章交回人事部门。2.人事部门收到交回的人名章后，应进行核对，确认无误后，在人名章管理台账上注明停用日期，并将人名章妥善保管。（二）销毁1.对于停用的人名章，人事部门应定期进行清理，根据实际情况确定是否需要销毁。2.需要销毁的人名章，应填写《人名章销毁申请表》，经部门负责人审核签字，报分管领导、单位主要领导审批同意后，由人事部门会同相关部门共同进行销毁。3.销毁人名章时，应采用适当的方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁方式、监销人等信息，并将记录存档。七、监督与检查（一）监督部门单位内部审计部门负责对人名章的管理和使用情况进行定期监督检查。（二）检查内容1.人名章的刻制、使用、保管等是否符合本制度的规定。2.人名章使用流程是否规范，审批手续是否齐全。3.人名章管理台账是否记录完整、准确。4.人名章的安全保管措施是否落实到位。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用人名章的行为，一经发现，将视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，给予批评教育、责令改正；情节严重的，给予警告、罚款、降职、撤职等处分；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。2.因保管不善导致人名章被盗用、冒用，给单位造成损失的，保管人员应承担相应的赔偿责任。同时，单位将根据情节轻重