强化档案制度管理制度

强化档案制度管理制度总则一、目的为加强公司档案管理，规范档案工作，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，特制定本制度。档案是公司发展历程的真实记录，是公司各项工作的重要依据，对公司的持续发展具有重要意义。通过强化档案管理制度，确保档案的安全、完整、准确和及时利用，为公司的决策、管理和运营提供有力支持。二、适用范围本制度适用于公司总部及各下属单位的档案管理工作。包括公司的各类文件、资料、报表、合同、凭证、图纸、影像等各种形式的档案。三、管理原则1.统一管理原则：公司档案实行统一领导、分级管理的原则，由公司综合管理部负责档案的集中管理和协调工作，各部门、各单位应指定专人负责本部门、本单位的档案管理工作。2.安全保密原则：档案管理工作应严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案的安全和保密。未经批准，不得擅自查阅、复制、摘抄、销毁档案。3.便于利用原则：档案管理工作应注重档案的利用价值，建立健全档案检索体系，提高档案的利用效率，为公司的各项工作提供便捷的服务。4.规范管理原则：档案管理工作应严格按照国家有关档案管理的法律法规和公司的规章制度进行，做到档案的收集、整理、保管、利用等各个环节规范有序。四、管理机构与职责1.公司综合管理部（1）负责公司档案管理制度的制定、修订和完善。（2）负责公司档案的集中管理和协调工作，对各部门、各单位的档案管理工作进行指导、监督和检查。（3）负责公司档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用等各项工作。（4）负责公司档案的鉴定、销毁等工作，确保档案的安全和保密。（5）负责公司档案信息化建设工作，提高档案管理的现代化水平。2.各部门、各单位（1）负责本部门、本单位档案的收集、整理、立卷、归档等工作，确保档案的完整、准确和及时归档。（2）负责本部门、本单位档案的保管和利用工作，按照规定的权限和程序查阅、复制、摘抄档案。（3）配合公司综合管理部做好档案的鉴定、销毁等工作。（4）负责本部门、本单位档案管理人员的培训和业务指导。档案的分类与归档范围一、档案分类公司档案按照档案的内容和性质，分为以下几类：1.行政管理类：包括公司的各种规章制度、会议纪要、通知、请示、报告、工作计划、工作总结等文件。2.人事管理类：包括公司的人事任免文件、员工档案、劳动合同、培训记录、绩效考核记录等文件。3.财务会计类：包括公司的财务报表、会计凭证、税务报表、审计报告等文件。4.经营管理类：包括公司的经营计划、销售合同、采购合同、客户档案等文件。5.工程技术类：包括公司的工程设计图纸、施工图纸、验收报告、技术改造记录等文件。6.其他类：包括公司的各种荣誉证书、奖牌、奖杯、照片、录像等文件。二、归档范围1.行政管理类（1）公司的各种规章制度、管理办法、工作流程等文件，应在发布之日起10个工作日内归档。（2）公司的各种会议纪要、通知、请示、报告等文件，应在会议结束或文件发出之日起5个工作日内归档。（3）公司的各种工作计划、工作总结等文件，应在计划结束或总结完成之日起10个工作日内归档。2.人事管理类（1）公司的人事任免文件、员工档案、劳动合同等文件，应在文件生效之日起10个工作日内归档。（2）公司的培训记录、绩效考核记录等文件，应在培训结束或考核完成之日起5个工作日内归档。3.财务会计类（1）公司的财务报表、会计凭证、税务报表等文件，应在会计年度结束后30个工作日内归档。（2）公司的审计报告等文件，应在审计结束后10个工作日内归档。4.经营管理类（1）公司的经营计划、销售合同、采购合同等文件，应在合同签订之日起10个工作日内归档。（2）公司的客户档案等文件，应在客户关系建立之日起10个工作日内归档。5.工程技术类（1）公司的工程设计图纸、施工图纸等文件，应在工程竣工验收之日起30个工作日内归档。（2）公司的技术改造记录等文件，应在技术改造完成之日起10个工作日内归档。6.其他类（1）公司的各种荣誉证书、奖牌、奖杯等文件，应在获得证书、奖牌、奖杯之日起10个工作日内归档。（2）公司的照片、录像等文件，应在拍摄之日起10个工作日内归档。档案的收集与整理一、档案的收集1.各部门、各单位应指定专人负责本部门、本单位档案的收集工作，确保档案的完整、准确和及时收集。2.档案收集人员应定期对本部门、本单位的文件、资料等进行清理和整理，将应归档的文件、资料及时移交公司综合管理部。3.公司综合管理部应定期对各部门、各单位的档案收集工作进行督促和检查，确保档案的收集工作落到实处。二、档案的整理1.档案整理人员应按照档案的分类和归档范围，对收集到的档案进行分类、整理、立卷、归档。2.档案整理应遵循档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的保管和利用。3.档案整理应采用国家标准的档案整理方法和技术，确保档案的整理质量。档案的保管与利用一、档案的保管1.公司综合管理部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施和设备，确保档案的安全和保密。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风、避光，温度和湿度应符合档案保管的要求。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现档案损坏、丢失等情况应及时采取措施进行修复和补救。4.档案管理人员应严格遵守档案借阅制度，未经批准不得擅自将档案借出档案库房。二、档案的利用1.公司各部门、各单位因工作需要查阅档案时，应填写档案借阅申请表，经本部门、本单位负责人批准后，到公司综合管理部办理借阅手续。2.档案借阅期限一般为10个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.档案借阅人员应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如有违反，应承担相应的法律责任。4.公司综合管理部应定期对档案的利用情况进行统计和分析，为公司的决策和管理提供参考依据。档案的鉴定与销毁一、档案的鉴定1.公司综合管理部应定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值和保管期限。2.档案鉴定应遵循档案的形成规律和特点，结合公司的实际情况，科学合理地确定档案的保存价值和保管期限。3.档案鉴定工作应由档案鉴定小组负责，鉴定小组由公司综合管理部、各部门、各单位的档案管理人员组成。4.档案鉴定小组应根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行分类、整理、登记，编制档案鉴定清册。二、档案的销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.档案销毁应在档案鉴定小组的监督下进行，销毁过程应严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案的安全和保密。3.档案销毁