某某公司合同管理制度

某某公司合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同法律行为，减少合同失误，提高经济效益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订、履行的各类合同、协议等法律文件（以下统称合同）的管理。（三）基本原则1.依法签订原则。合同的签订必须遵守国家法律法规，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等互利原则。合同双方的权利和义务应平等、对等，体现公平交易。3.协商一致原则。合同条款应经双方充分协商，达成一致意见。4.诚实守信原则。合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理部门及职责（一）法务部门1.负责合同文本的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规要求进行把关。2.参与重大合同的谈判，提供法律意见和建议。3.处理合同纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律活动。（二）业务部门1.负责合同的起草、谈判、签订、履行等具体业务操作。2.对合同的履行情况进行跟踪和反馈，及时处理合同履行过程中出现的问题。3.配合法务部门进行合同纠纷的处理。（三）财务部门1.负责对合同涉及的财务条款进行审核，确保合同的财务风险可控。2.监督合同款项的收付，保障公司资金安全。3.参与合同执行情况的财务分析。（四）行政管理部门1.负责合同印章的保管和使用，严格按照规定用印。2.对合同档案进行整理、归档和保管，确保合同资料的完整性和安全性。三、合同的签订（一）合同立项1.业务部门根据工作需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、违约责任等主要内容。2.合同立项申请经部门负责人审核后，报分管领导审批。（二）合同起草1.合同一般由业务部门负责起草。起草合同应遵循本制度的基本原则，明确双方的权利和义务，条款应具体、清晰、准确，避免模糊不清或歧义。2.对于重大合同或法律关系复杂的合同，可由法务部门协助起草或委托律师起草。（三）合同审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交给法务部门进行合法性审查。法务部门应在[X]个工作日内完成审查，并出具审查意见。2.法务部门审查通过后，合同文本应提交给财务部门进行财务审核。财务部门应重点审核合同的价款、支付方式、结算期限等财务条款，确保合同的财务风险可控。财务部门应在[X]个工作日内完成审核，并出具审核意见。3.根据法务部门和财务部门的审核意见，业务部门对合同文本进行修改完善。修改后的合同文本再次提交给法务部门和财务部门审核，直至审核通过。（四）合同审批1.审核通过的合同文本，由业务部门提交给分管领导审批。分管领导应根据合同的性质、金额、风险等因素进行审批，并签署审批意见。2.对于重大合同或涉及公司重大利益的合同，需经总经理办公会或董事会审议通过后，方可签订。（五）合同签订1.合同经审批通过后，由业务部门负责与对方当事人签订合同。签订合同应使用公司统一的合同文本，并加盖公司合同专用章。2.合同签订过程中，应确保合同双方当事人的身份真实、有效，合同条款与审批通过的文本一致。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送法务部门、财务部门、行政管理部门等相关部门备案。四、合同的履行（一）履行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定，制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人、时间节点等。2.履行计划应报分管领导审批后实施。（二）履行跟踪与监督1.业务部门应按照履行计划，定期对合同的履行情况进行跟踪和检查，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。2.法务部门、财务部门等相关部门应根据各自职责，对合同履行情况进行监督，确保合同的履行符合法律法规和公司规定。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如需要变更合同条款，业务部门应及时与对方当事人协商，并签订书面的变更协议。变更协议应按照合同签订的程序进行审批和签订。2.如需要解除合同，业务部门应提前通知对方当事人，并协商解除合同的相关事宜。解除合同应签订书面的解除协议，并按照合同签订的程序进行审批和签订。3.合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况通知法务部门、财务部门、行政管理部门等相关部门，并办理合同变更或解除的备案手续。五、合同的结算（一）结算申请1.合同履行完毕后，业务部门应及时向对方当事人提交结算申请，填写《合同结算申请表》，详细说明合同的履行情况、结算金额、支付方式等。2.结算申请应附相关的证明材料，如发票、验收报告、对账单等。（二）结算审核1.财务部门收到业务部门提交的结算申请后，应按照合同约定和财务管理制度进行审核。审核内容包括结算金额的准确性、支付方式的合规性、相关证明材料的完整性等。2.财务部门应在[X]个工作日内完成审核，并出具审核意见。（三）结算审批1.根据财务部门的审核意见，业务部门对结算申请进行修改完善。修改后的结算申请再次提交给财务部门审核，直至审核通过。2.审核通过的结算申请，由业务部门提交给分管领导审批。分管领导应根据合同的履行情况和财务审核意见进行审批，并签署审批意见。（四）款项支付1.结算申请经审批通过后，财务部门按照合同约定和审批意见，及时办理款项支付手续。2.款项支付应通过公司规定的支付方式进行，确保资金安全。六、合同的档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关的审批文件、履行记录、结算资料等整理齐全，移交行政管理部门进行档案管理。2.行政管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保合同档案资料的完整性。（二）档案整理1.行政管理部门对收集到的合同档案资料进行分类整理，按照合同的类别、年份、编号等进行归档。2.合同档案应编制目录，便于查阅和检索。（三）档案保管1.行政管理部门应建立专门的合同档案室，配备必要的保管设施，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照国家有关档案管理的规定进行保管，保存期限不得少于[X]年。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到行政管理部门查阅。2.查阅合同档案应在指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制合同档案资料。3.涉及公司商业秘密或重要信息的合同档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露相关信息。（五）档案借阅1.公司外部单位或个人因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经公司分管领导审批后，方可借阅。2.借阅合同档案应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅人员应妥善保管合同档案，不得转借他人或用于其他用途。3.借阅期限届满，借阅人员应及时归还合同档案。如因特殊原因需要延期借阅的，应办理延期手续。七、合同纠纷处理（一）纠纷预警1.业务部门在合同履行过程中，如发现可能引发合同纠纷的迹象，应及时向法务部门报告，并采取相应的防范措施。2.法务部门应根据业务部门的报告，对可能引发的合同纠纷进行分析评估，提出处理建议。（二）纠纷处理1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据材料，配合法务部门进行纠纷处理。2.法务部门应根据纠纷的性质和情况，制定纠纷处理方案，选择合适的解决方式，如协商、调解、仲裁、诉讼等。3.在纠纷处理过程中，业务部门、法务部门等相关部门应密切配合，及时沟通信息，共同做好纠纷处理工作。（三）纠纷总结1.合同纠纷处理完毕后，业务部门应会