抵押权人备案管理制度

抵押权人备案管理制度总则一、目的为规范公司抵押权人的备案管理工作，明确备案流程和职责，保障公司抵押权的合法权益，根据相关法律法规和公司内部管理制度，制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司及所属各单位与抵押权相关的备案管理工作，包括但不限于各类抵押合同、抵押登记证明、抵押权变更协议等文件的备案。三、备案管理原则1.合法性原则：备案管理工作应符合国家法律法规和公司内部管理制度的要求，确保备案文件的真实性、合法性和有效性。2.及时性原则：各单位应及时将与抵押权相关的文件报送公司进行备案，不得拖延或遗漏。3.完整性原则：备案文件应包括与抵押权相关的所有必要信息，不得缺项或漏项。4.保密性原则：备案文件涉及公司的商业秘密和敏感信息，应严格保密，不得泄露给未经授权的人员。四、备案管理机构及职责1.公司法律事务部为公司抵押权人备案管理的主管部门，负责制定备案管理制度、指导和监督各单位的备案管理工作、审核备案文件的合法性和完整性等。2.各单位应指定专人负责本单位的抵押权人备案管理工作，负责收集、整理和报送备案文件，配合法律事务部的审核和监督工作。3.公司财务部、资产运营部等相关部门应协助法律事务部做好抵押权人备案管理工作，提供相关的财务和资产信息。备案流程一、备案申请1.各单位在签订抵押合同、办理抵押登记或进行抵押权变更等事项后，应及时填写《抵押权人备案申请表》（见附件1），并将相关的抵押合同、抵押登记证明、抵押权变更协议等文件一并报送公司法律事务部。2.《抵押权人备案申请表》应填写完整、准确，包括抵押人、抵押权人、抵押物的基本信息、抵押合同的主要条款、抵押登记的时间和地点等内容。二、审核与备案1.公司法律事务部收到备案申请后，应及时对备案文件进行审核，审核内容包括备案文件的合法性、完整性、真实性等方面。2.对于符合备案要求的文件，法律事务部应在5个工作日内完成备案手续，并将备案文件归档保存。对于不符合备案要求的文件，法律事务部应及时通知各单位进行整改，并在整改完毕后重新报送备案。3.备案完成后，法律事务部应向各单位出具《抵押权人备案通知书》（见附件2），告知备案文件的备案号、备案时间、备案地点等信息。三、备案变更与注销1.当抵押合同的主要条款发生变更、抵押登记证明需要变更或注销时，各单位应及时填写《抵押权人备案变更申请表》（见附件3）或《抵押权人备案注销申请表》（见附件4），并将相关的变更协议或注销证明等文件一并报送公司法律事务部。2.公司法律事务部收到备案变更或注销申请后，应及时对申请文件进行审核，并在5个工作日内完成备案变更或注销手续。3.备案变更或注销完成后，法律事务部应向各单位出具《抵押权人备案变更通知书》或《抵押权人备案注销通知书》（见附件5），告知备案变更或注销的情况。四、备案查询与调阅1.各单位可以通过书面申请或在线查询的方式，向公司法律事务部查询本单位的抵押权人备案情况。2.公司法律事务部应根据各单位的查询申请，及时提供备案文件的查询服务，并对查询结果进行保密。3.未经公司法律事务部的授权，任何单位和个人不得擅自调阅备案文件。备案文件管理一、备案文件的归档1.公司法律事务部应将备案文件按照备案号进行归档，建立备案文件档案，并妥善保管。2.备案文件档案应包括《抵押权人备案申请表》、抵押合同、抵押登记证明、抵押权变更协议、备案变更通知书、备案注销通知书等相关文件。3.备案文件档案的保管期限为10年，期满后经公司法律事务部审核后可以进行销毁。二、备案文件的查阅与复制1.公司内部人员因工作需要查阅备案文件的，应填写《备案文件查阅申请表》（见附件6），经法律事务部负责人批准后可以查阅。2.公司外部人员因法律事务需要查阅备案文件的，应出具介绍信或相关证明文件，并经公司法律事务部负责人批准后可以查阅。3.查阅备案文件的人员应遵守公司的保密制度，不得泄露备案文件的内容。未经公司法律事务部的授权，不得复制备案文件。三、备案文件的更新与维护1.各单位应及时将与抵押权相关的文件报送公司进行备案，如发现备案文件存在错误或遗漏，应及时通知公司法律事务部进行更新和维护。2.公司法律事务部应定期对备案文件进行清理和检查，如发现备案文件存在过期或无效的情况，应及时通知各单位进行处理。附则一、本制度由公司法律事务部负责解释和修订。二、本制度自发布之日起施行。附件：1.《抵押权人备案申请表》2.《抵押权人备案通知书》3.《抵押权人备案变更申请表》