2025年档案保存委托协议书样本

2025年档案保存委托协议书样本甲方（委托方）：____地址：____联系电话：____法定代表（或负责人）：____乙方（受托方）：____地址：____联系电话：____法定代表（或负责人）：____鉴于甲方业务需要，需确保其档案资料完整、安全保存。为此，甲方特委托乙方承担档案资料保存工作。为确保双方合法权益，经甲乙双方友好协商，特订立本协议书。一、委托事项1.1甲方委托乙方保存以下档案资料：（1）甲方公司内部文件、资料、记录、报表等；（2）甲方客户资料、合同、协议等；（3）甲方财务报表、会计凭证、账簿等；（4）甲方涉及的法律文件、诉讼材料等；（5）甲方认为需要保存的其他档案资料。1.2乙方需依据甲方提供的档案资料清单，迅速接收、整理归档，并确保妥善保存。二、委托期限2.1本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年，自协议生效之日起计算。2.2在委托期限内，如甲方需要延长委托期限，应提前一个月通知乙方，双方协商一致后，可签订补充协议。三、双方权利与义务3.1甲方权利与义务：（1）甲方有权要求乙方严格按照协议约定履行档案保存的相关义务；（2）甲方有权对乙方保存的档案资料进行查阅、复制、调取等；（3）甲方应按照约定支付档案保存费用；（4）甲方应提供真实、准确且完整的档案资料，并承诺所提交资料的真实性、合法性无误；（5）甲方应协助乙方完成档案资料的整理、归档工作。3.2乙方权利与义务：（1）乙方有权按照约定收取档案保存费用；（2）乙方应按照甲方要求，妥善保存档案资料，确保资料安全；（3）乙方应保证档案资料的保密性，不得泄露甲方商业秘密；（4）乙方应定期对档案资料进行系统化整理与归档，以确保资料的完整性和可追溯性；（5）乙方应协助甲方完成档案资料的查阅、复制、调取等工作。四、档案保存费用4.1甲方应按照以下标准支付档案保存费用：（1）档案资料整理、归档费用：人民币____元/件；（2）档案资料保存费用：人民币____元/年；（3）其他相关费用：根据实际发生计算。4.2乙方应在确认收到甲方支付的档案保存费用后，及时向甲方开具合法有效的正规发票。五、违约责任5.1任何一方违反本协议的约定，导致协议无法履行或造成对方损失的，应承担违约责任，向对方支付赔偿金。5.2若乙方未能按照协议约定妥善保管档案资料，导致资料发生丢失、损毁或泄露等情况，乙方将依法承担相应的法律责任。六、争议解决6.1双方在履行本协议过程中发生的争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。七、其他约定7.1本协议一式两份，甲乙双方各执一份。7.2本协议未尽事宜，双方可签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。甲方（盖章）：乙方（盖章）：签订日期：____年____月____日（以下为正文，共计____页）一、档案资料清单1.1甲方公司内部文件、资料、记录、报表等：（1）公司组织结构图；（2）公司规章制度；（3）公司年度工作报告；（4）公司财务报表；（5）公司内部通讯录；（6）其他相关资料。1.2甲方客户资料、合同、协议等：（1）客户名单；（2）客户合同；（3）客户协议；（4）客户反馈意见；（5）其他相关资料。1.3甲方财务报表、会计凭证、账簿等：（1）资产负债表；（2）利润表；（3）现金流量表；（4）会计凭证；（5）账簿；（6）其他相关资料。1.4甲方涉及的法律文件、诉讼材料等：（1）法律文件；（2）诉讼材料；（3）判决书；（4）调解书；（5）其他相关资料。1.5甲方认为需要保存的其他档案资料：（1）公司重要决策文件；（2）公司重要会议记录；（3）公司重大事项报告；（4）其他相关资料。二、档案保存要求2.1乙方应按照以下要求保存档案资料：（1）保障档案资料的安全、完整及保密性；（2）定期整理归档档案资料，维持其有序状态；（3）对档案资料进行电子化管理，便于查阅、复制；（4）定期检查档案资料，防止损坏或丢失；（5）按照甲方要求，及时提供档案资料查阅、复制、调取等服务。2.2乙方应采取以下措施确保档案资料安全：（1）设立专门的档案室，配备防火、防盗、防潮、防虫等设施；（2）定期检查档案室设施，确保其正常运行；（3）分类管理档案资料，便于快速查找；（4）对档案资料进行编号，便于归档；（5）对档案资料进行电子备份，确保资料不丢失。三、档案资料查阅、复制、调取流程3.1甲方需提前向乙方提交申请，明确查阅、复制或调取档案资料的目的、具体范围及预定时间。3.2乙方自收到甲方申请之日起，应在____个工作日内回复，并按甲方需求提供相应的档案服务。3.3甲方查阅、复制、调取档案资料时，应遵守乙方档案管理规定，确保资料安全。3.4甲方查阅、复制、调取档案资料过程中，如发生资料损坏、丢失等情况，应承担相应责任。四、档案保存费用支付及开具发票4.1协议生效后，甲方需在____个工作日内，依据本协议规定标准，支付档案保存费用。4.2乙方在收到甲方支付的费用后，应在____个工作日内向甲方开具正规发票。4.3甲方完成档案保存费用支付后，乙方须严格遵循本协议条款，提供相应的服务。五、附件5.1本协议附件包括：（1）档案资料清单；（2）档