如康家园档案管理制度

如康家园档案管理制度一、总则（一）目的为了加强如康家园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为家园的各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于如康家园各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指如康家园在开展业务活动、行政管理、文化建设等过程中直接形成的，对家园具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、记录、照片、视频等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一管理，由家园综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映如康家园的工作活动和历史面貌，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集和保存与家园工作相关的各类档案资料，保证档案的齐全完整。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作的规范化、标准化。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及家园机密和敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善如康家园档案管理制度，并组织实施。2.负责组织、协调和指导各部门的档案管理工作，对档案工作进行监督、检查和考核。3.负责接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和利用如康家园的各类档案资料，建立健全档案管理台账。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。5.负责档案库房的安全管理，确保档案的安全存放，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作。6.负责组织开展档案编研工作，编写档案参考资料，为家园的决策和管理提供依据。7.负责向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，严格按照规定办理档案查阅、借阅手续。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理、分类和保管工作，确保档案资料的完整、准确和安全。2.按照如康家园档案管理制度的要求，定期向综合管理部门移交本部门的档案资料。3.配合综合管理部门做好档案的鉴定、统计、利用等工作，积极提供档案利用线索。4.负责对本部门兼职档案员进行业务培训和指导，提高兼职档案员的业务水平。（三）兼职档案员职责1.在本部门负责人的领导下，负责本部门档案资料的日常收集、整理、归档和保管工作。2.按照档案管理的有关规定，对本部门的档案资料进行分类、编号、装订，确保档案资料的规范整齐。3.定期将本部门整理好的档案资料移交综合管理部门，并办理交接手续。4.协助综合管理部门做好档案的查阅、借阅等服务工作，及时提供档案利用信息。5.负责本部门档案管理工作的自查自纠，发现问题及时整改，并向综合管理部门报告。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与如康家园工作相关的文件、通知、指示等。2.如康家园制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、报告、报表等。3.如康家园与外部单位签订的合同、协议、意向书等。4.如康家园开展业务活动形成的各类记录、凭证、票据等。5.如康家园组织的会议、培训、活动等形成的文件、资料、照片、视频等。6.如康家园员工的人事档案、工资档案、考核档案等。7.如康家园的荣誉证书、奖牌、奖杯等。8.其他对如康家园具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案资料的收集应遵循全面、系统、准确的原则，对反映同一事项的不同载体的档案资料应一并收集。3.对重要的档案资料应及时收集，并进行妥善保管，防止丢失或损坏。4.各部门应定期对本部门的档案资料进行清理和核对，对已失去保存价值的档案资料应及时进行销毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准，确保档案整理的规范化、标准化。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类、审计监察类、声像档案类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.装订：对纸质档案进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保档案目录的准确、完整。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映如康家园主要职能活动和历史面貌的，对家园有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：凡是反映如康家园一般工作活动，在较长时间内对家园有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映如康家园一般性工作活动，在较短时间内对家园有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（二）保管要求1.综合管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全存放。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.对不同保管期限、不同类别的档案应进行分类存放，并设置明显的标识。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整和可读。（三）电子档案保管1.对电子档案应进行备份，备份应采用多种存储介质，并分别存储在不同的地点。2.定期对电子档案进行检测和维护，确保电子档案的可读性和完整性。3.建立电子档案的访问权限管理制度，严格控制电子档案的访问范围，防止电子档案被非法篡改或泄露。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合如康家园的实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。3.严格履行鉴定程序，确保鉴定结果的客观、公正。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门负责人和兼职档案员为成员。档案鉴定工作小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断档案的价值。2.参考档案的保管期限表，结合如康家园的实际情况，确定档案的保管期限。3.对已到保管期限的档案进行重点鉴定，确定其是否仍有保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，报如康家园负责人批准。2.对批准销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等内容。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅原则1.严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息的安全。2.本着方便利用、服务工作的原则，为查阅人员提供必要的帮助和支持。3.查阅档案应按照规定的程序进行，不得擅自扩大查阅范围。（二）查阅程序1.查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容，并经所在部门负责人签字同意。2.将《档案查阅申请表》提交综合管理部门，综合管理部门根据查阅人员的申请，审核查阅档案的范围和权限。3.审核通过后，综合管理部门安排专人负责查阅，并在指定的地点进行查阅。查阅人员不得擅自将档案带出查阅地点。4.查阅人员查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、圈划、批注或抽取、撤换档案材料。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还综合管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅原则1.严格控制档案的借阅范围，确因工作需要借阅档案的，应按照规定的程序办理借阅手续。2.借阅档案应在规定的时间内归还，不得逾期不还。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。（四）借阅程序1.借阅人员应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等内容，并经所在部门负责人签字同意。2.将《档案借阅申请表》提交综合管理部门，综合管理部门根据借阅人员的申请，审核借阅档案的范围和权限。3.审核通过后，综合管理部门与借阅人员签订《档案借阅协议书》，明确双方的权利和义务。4.借阅人员凭《档案借阅协议书》到综合管理部门领取借阅的档案，并在《档案借阅登记表》上签字确认。5.借阅期限届满，借阅人员应及时将档案归还综合管理部门，并办理归还手续。如需延期借阅，应提前办理续借手续。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，报表内容应包括档案的数量、种类、保管期限、利用情况等。3.对档案统计数据应进行分析研究，为档案管理工作提供决策依据。（二）移交工作1.各部门应按照如康家园档案管理制度的要求，定期向综合管理部门移交本