大学档案工作管理制度

大学档案工作管理制度一、总则（一）目的为加强大学档案工作的规范化、科学化管理，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，根据国家有关档案工作的法律法规及相关规定，结合本校实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各学院、各部门以及全体教职员工和学生在从事教学、科研、管理等活动中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是指学校在各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一领导，由学校综合档案室负责全校档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.完整准确原则：确保档案的齐全完整、真实准确，全面反映学校各项工作的历史面貌。3.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为学校各项工作提供便捷的档案信息服务。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度，并组织实施。2.负责全校各类档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管、统计和提供利用学校各部门形成的档案资料。3.指导、监督、检查学校各部门的档案工作，开展档案业务培训和学术交流活动。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程，提高档案管理水平和服务效率。5.参与学校重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整归档。（二）各部门档案工作小组1.各部门应成立档案工作小组，由部门负责人担任组长，指定专人负责本部门档案的收集、整理、移交等工作。2.负责制定本部门档案工作计划，明确档案管理职责，确保档案工作有序开展。3.按照学校档案管理要求，及时收集、整理本部门在工作中形成的各类档案，并定期移交学校综合档案室。4.配合学校综合档案室做好档案的统计、清查、鉴定等工作，积极提供档案利用服务。三、档案的分类与编号（一）分类学校档案分为党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版物、外事、财会、声像、实物等十二大类。各大类下再根据档案内容的性质和特点进行细分。具体分类如下：1.党群类：主要包括学校党委、工会、团委等党群组织在工作中形成的文件材料。2.行政类：涵盖学校行政机构在行政管理活动中形成的文件材料。3.教学类：包含教学管理、教学实践、教学研究等方面形成的文件材料。4.科研类：涉及学校科研项目申报、研究、成果鉴定等过程中产生的文件材料。5.产品生产与科技开发类：记录学校产品生产、科技开发活动的相关文件材料。6.基本建设类：有关学校基本建设项目规划、设计、施工等环节形成的文件材料。7.仪器设备类：包括学校仪器设备购置、验收、使用、维护等方面的文件材料。8.出版物类：学校出版的各类教材、学报、著作等出版物的相关文件材料。9.外事类：涉及学校对外交流与合作活动中形成的文件材料。10.财会类：学校财务工作中产生的会计凭证、账簿、报表等文件材料。11.声像类：以照片、录音、录像等形式记录学校重要活动和事件的文件材料。12.实物类：学校在各项工作中获得的具有保存价值的奖杯、奖牌、证书等实物。（二）编号档案编号采用“全宗号年度保管期限分类号件号”的结构。1.全宗号：学校档案全宗号由上级档案行政管理部门赋予。2.年度：以公元纪年表示，如“20XX”。3.保管期限：分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。4.分类号：根据档案分类方案，对各类档案赋予相应的分类代码。5.件号：在同一类别、同一保管期限的档案中，按文件排列顺序赋予的流水号。四、档案的收集与整理（一）收集1.学校各部门应建立健全档案收集制度，明确档案收集范围、时间要求和责任人。2.各部门应及时将本部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料收集齐全，做到应归尽归。3.对于重大活动、重要项目形成的档案，承办部门应在活动结束或项目完成后及时整理归档，并向学校综合档案室移交。4.学校教职工和学生在教学、科研、实践等活动中形成的个人业务档案，由本人或所在部门负责收集整理，定期移交学校综合档案室。（二）整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应进行复制。3.整理归档文件时，应按照分类方案和编号规则，对文件进行分类、编号、编目、装订等操作。4.归档文件应采用“件”为单位进行整理，“件”是指一份文件或一组文件，每份文件首页应加盖归档章，并填写相关项目。5.归档章应包含全宗号、年度、保管期限、分类号、件号等项目，其格式和尺寸应符合国家有关标准。6.编目应包括归档文件的件号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限、密级等内容。编目应准确、清晰，便于检索。7.装订应牢固、整齐，不掉页、不倒页、不压字，装订后文件幅面尺寸应符合A4规格。五、档案的保管（一）保管场所学校综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。1.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房内应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设施等，确保档案安全。（二）档案装具1.档案装具应选用符合国家标准的档案柜、档案架等，确保档案存放整齐、有序。2.档案柜、档案架应牢固耐用，便于档案的存放和查找。（三）档案保管期限1.档案保管期限根据国家有关规定和学校实际情况确定，分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。2.确定档案保管期限的原则是：反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校有长远利用价值的档案应列为永久保管；在相当长时期内学校工作需要查考的档案应列为长期保管；在较短时期内学校工作需要查考的档案应列为短期保管。（四）档案清查1.学校综合档案室应定期对档案进行清查，确保档案的安全和完整。2.清查工作应包括档案的数量、质量、保管状况等方面，发现问题应及时采取措施进行处理。3.每年年底应对当年归档的档案进行全面清查，核对档案的数量、类别、编号等信息，确保档案整理规范、准确。4.每五年应对全校档案进行一次全面清查，对档案的保管期限进行重新鉴定，对已到保管期限的档案进行销毁或延长保管期限等处理。六、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、安全、合法、合理的原则，确保档案信息不被泄露、篡改或滥用。2.凡利用档案者，必须严格遵守档案利用制度，履行相关手续。（二）利用范围1.本校教职员工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅本人或本部门形成的档案。2.外单位因工作需要查阅本校档案的，须持单位介绍信，经学校综合档案室负责人批准后方可查阅。涉及重要档案或机密档案的，还须经学校分管领导批准。3.本校学生因学习、实习、论文写作等需要，可查阅与本人学习相关的档案资料。（三）利用方式1.查阅：利用者可在学校综合档案室查阅档案，查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案资料，应经综合档案室负责人同意，并按规定办理复印手续。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经所在部门负责人和学校综合档案室负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（四）利用登记学校综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量等信息。档案利用登记应长期保存，以备查考。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由学校分管领导担任组长，综合档案室、纪检监察部门、相关业务部门负责人等为成员。档案鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（二）鉴定标准档案鉴定应根据国家有关规定和学校实际情况，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面分析，确定档案的价值和保管期限。具体鉴定标准如下：1.反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校有长远利用价值的档案应列为永久保管。2.在相当长时期内学校工作需要查考的档案应列为长期保管。3.在较短时期内学校工作需要查考的档案应列为短期保管。4.已失去保存价值的档案，经鉴定后可予以销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作领导小组应定期组织档案鉴定工作，对已满保管期限的档案进行逐卷、逐件鉴定。2.鉴定工作应采取直接鉴定的方法，对档案的内容进行详细审查，确定其价值和保管期限。3.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，报学校档案鉴定工作领导小组审批。4.档案鉴定工作领导小组应在档案销毁清单上签署审批意见，批准后由学校综合档案室负责组织销毁。（四）销毁1.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁档案时，应确保档案信息无法恢复。2.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称和数量、销毁人员等信息。记录应长期保存，以备查考。3.严禁将应销毁的档案出售或转让给其他单位或个人。八、档案信息化建设（一）建设目标学校档案信息化建设的目标是建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、网络化传输和智能化检索，提高档案管理效率和服务水平，为学校各项工作提供便捷、高效的档案信息支持。（二）建设内容1.档案数字化：对学校各类档案进行数字化处理，包括档案扫描、图像处理、数据挂接等工作，建立档案数字化副本。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合学校档案管理需求的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、统计等业务流程的信息化管理。3.档案数据库建设：建立档案目录数据库、全文数据库等，实现档案信息的集中存储和共享。4.网络安全建设：加强档案信息化系统的网络安全防护，采取防火墙、入侵检测、数据加密等措施，确保档案信息安全。（三）数据录入与维护1.档案数字化过程中，应确保数据录入的准确性和完整性，对录入的数据进行严格审核。2.档案信息管理系统应定期进行数据备份，确保数据安全。同时，应及时更新档案信息，保证档案数据的时效性。3.加强对档案信息管理系统的维护和管理，及时处理系统故障和问题，确保系统正常运行。九、奖励与处罚（一）奖励1.对在档案工作中表现突出的部门和个人，学校将给予表彰和奖励。2.奖励方式包