审计医院合同管理制度

审计医院合同管理制度一、总则（一）目的为加强医院合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护医院合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院与其他单位或个人签订的各类合同，包括但不限于医疗服务合同、药品及医疗器械采购合同、基建工程合同、租赁合同、技术合作合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行应符合国家法律法规及政策要求。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商签订合同。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害医院或对方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理职责分工（一）合同管理部门医院设立专门的合同管理部门，负责合同的统一归口管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度，并组织实施。2.参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程管理。3.建立合同台账，对合同进行分类登记、编号、归档，定期统计分析合同执行情况。4.协调处理合同纠纷，参与合同纠纷的诉讼、仲裁等活动。5.对合同管理工作进行监督检查，提出改进意见和建议。（二）业务部门各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、履行等具体工作，并配合合同管理部门做好合同的审核、备案等工作。其主要职责包括：1.根据业务需要，及时起草合同文本，并确保合同条款符合业务实际和法律法规要求。2.组织合同谈判，与对方就合同条款进行协商，争取有利的合同条件。3.负责合同的履行，及时处理合同履行过程中出现的问题，确保合同目标的实现。4.定期向合同管理部门报告合同履行情况，配合合同管理部门做好合同的统计分析工作。5.协助合同管理部门处理合同纠纷，提供相关证据和资料。（三）财务部门财务部门负责对合同涉及的资金收付进行审核和监督，确保资金收付符合财务制度和合同约定。其主要职责包括：1.审核合同中的资金条款，包括付款方式、付款时间、金额等，确保资金安排合理、安全。2.按照合同约定和财务制度，办理资金收付手续，及时记录合同款项的收付情况。3.对合同执行情况进行财务分析，监督合同资金的使用效益，发现问题及时反馈并提出建议。4.协助合同管理部门处理因资金问题引发的合同纠纷。（四）审计部门审计部门负责对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行审计监督，防范合同风险。其主要职责包括：1.制定合同审计计划，确定审计重点和范围。2.对合同的合法性、合规性、真实性、完整性进行审计，审查合同条款是否符合法律法规和医院利益。3.检查合同的履行情况，监督合同双方是否按照合同约定履行义务，有无违约行为。4.对合同变更、终止等事项进行审计，审查变更、终止的原因是否合理，程序是否合规。5.出具审计报告，提出审计意见和建议，督促相关部门整改存在的问题。（五）法务部门法务部门负责为合同管理提供法律支持和咨询服务，审查合同的法律条款，防范法律风险。其主要职责包括：1.参与重大合同的起草、审核工作，从法律角度对合同条款进行审查，提出法律意见和建议。2.解答合同管理过程中的法律问题，为业务部门和合同管理部门提供法律咨询服务。3.协助处理合同纠纷，参与合同纠纷的协商、调解、诉讼、仲裁等活动，提供法律支持。4.开展法律培训，提高医院员工的法律意识和合同管理水平。三、合同签订管理（一）合同起草1.业务部门根据业务需要起草合同文本，合同文本应具备以下主要条款：合同双方的名称、地址、联系方式等基本信息。合同标的，明确约定合同所涉及的医疗服务、药品及医疗器械、工程建设、租赁物等具体内容。数量、质量、规格、型号等要求，确保合同标的的明确性和可操作性。价格或报酬及其支付方式、时间、地点等，明确约定价格的构成、调整方式及付款的具体安排。履行期限、地点和方式，明确双方履行合同义务的时间、地点和具体方式。违约责任，明确双方不履行或不当履行合同义务应承担的违约责任。争议解决方式，约定双方在合同履行过程中发生争议时的解决途径，如协商、仲裁或诉讼。其他根据合同性质和具体情况应约定的条款，如保密条款、知识产权条款、不可抗力条款等。2.合同文本应使用规范的语言文字，表述准确、清晰，避免歧义。对于格式合同，业务部门应仔细审查格式条款，确保其符合法律法规要求，不损害医院利益。（二）合同审核1.业务部门起草的合同文本应提交合同管理部门进行审核。合同管理部门收到合同文本后，应在[X]个工作日内完成初审，并将初审意见反馈给业务部门。2.初审主要内容包括：合同条款是否符合法律法规和医院制度要求。合同内容是否完整，权利义务是否明确、对等。合同格式是否规范，语言表述是否准确。合同签订程序是否合规，是否按规定进行了审批。3.合同管理部门初审通过后，将合同文本连同初审意见一并提交财务部门、审计部门、法务部门进行会签。财务部门应重点审核合同资金条款，审计部门应审查合同的合法性、合规性和真实性，法务部门应从法律角度对合同条款进行审查。各部门应在[X]个工作日内完成会签，并将审核意见反馈给合同管理部门。4.合同管理部门汇总各部门的审核意见，反馈给业务部门。业务部门根据审核意见对合同文本进行修改完善，如双方对审核意见存在分歧，由合同管理部门组织相关部门进行协商沟通，达成一致意见后再进行修改。（三）合同审批1.合同经审核修改完善后，按照医院的审批流程进行审批。审批流程应明确各级审批权限和审批时限，确保合同审批的高效、规范。2.一般合同由业务部门负责人、合同管理部门负责人、分管院领导审批；重大合同或涉及金额较大的合同，还需经院长办公会或党委会审议通过。3.审批部门应重点审查合同的必要性、可行性、合法性、合规性以及合同条款对医院利益的保障程度等内容，签署审批意见。对于不符合要求的合同，审批部门应提出修改意见或不予批准。（四）合同签订1.合同经审批通过后，由业务部门负责与对方签订合同。签订合同应使用医院统一印制的合同文本，如因特殊情况需要使用对方提供的格式合同，应经合同管理部门和法务部门审核同意。2.签订合同前，业务部门应确保对方具有合法的主体资格和履约能力，要求对方提供营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关证明文件，并进行核实。3.合同签订时，双方应加盖单位公章或合同专用章，并由法定代表人或其授权代表签字。授权代表签字的，应出具法定代表人授权委托书，明确授权范围和期限。4.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送合同管理部门、财务部门、审计部门、法务部门等相关部门备案。合同管理部门应按照合同编号规则对合同进行编号，并建立合同台账，详细记录合同的签订时间、双方当事人、合同标的、金额、履行期限等信息。四、合同履行管理（一）履行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确合同履行的各个阶段、时间节点、责任人及具体工作要求。履行计划应报合同管理部门备案。2.履行计划应具有可操作性和可监控性，确保合同能够按照约定顺利履行。业务部门应定期对履行计划的执行情况进行检查，及时发现和解决问题。（二）履行过程监控1.业务部门负责合同的具体履行工作，应严格按照合同约定和履行计划履行义务，及时向对方提供相关服务或交付标的物。在履行过程中，如发现对方存在违约行为或可能影响合同履行的情况，应及时采取措施，并向合同管理部门报告。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，了解合同履行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。对于重大合同或履行过程中出现的重大问题，合同管理部门应及时向分管院领导汇报。3.财务部门应按照合同约定和财务制度办理资金收付手续，对合同资金的使用情况进行监控，确保资金安全、合理使用。如发现资金支付存在问题或与合同约定不符，应及时与业务部门沟通，并向分管院领导报告。4.审计部门应定期对合同履行情况进行审计，检查合同双方是否按照合同约定履行义务，有无违规行为，合同资金的使用是否合规、有效。对于审计发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并督促相关部门整改。（三）变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时与对方协商，并起草合同变更协议。合同变更协议的内容应明确变更的事项、原因、对原合同条款的修改情况以及双方的权利义务等。2.合同变更协议应按照合同签订的审核、审批程序进行审核和审批。审核通过后，双方签订合同变更协议，并按照合同备案要求进行备案。3.合同变更后，业务部门、合同管理部门、财务部门等相关部门应及时调整合同履行计划、合同台账等相关资料，确保合同管理的准确性和一致性。（四）终止管理1.合同履行完毕或出现法定终止情形时，业务部门应及时通知对方办理合同终止手续，并对合同履行情况进行总结。合同终止后，双方应按照合同约定或法律法规的规定，履行各自的后合同义务。2.业务部门应在合同终止后[X]个工作日内，将合同终止情况书面报告合同管理部门。合同管理部门应及时更新合同台账，将终止合同的相关信息进行归档保存。3.对于合同终止后涉及的资产清理、债权债务结算等事项，业务部门应按照医院的相关规定和财务制度办理，确保资产安全、债权债务清晰。五、合同纠纷管理（一）纠纷预防1.合同管理部门应加强对合同签订、履行过程的管理，定期组织合同管理人员进行培训，提高合同管理水平，预防合同纠纷的发生。2.业务部门在合同签订前应充分了解对方的资信状况、履约能力等情况，对合同条款进行认真审查，确保合同条款明确、合理、合法，避免因合同条款漏洞或歧义引发纠纷。3.在合同履行过程中，业务部门应严格按照合同约定履行义务，及时与对方沟通协调，妥善处理出现的问题，避免矛盾激化。如发现可能引发纠纷的迹象，应及时向合同管理部门报告，并采取相应的防范措施。（二）纠纷处理1.合同履行过程中发生纠纷时，业务部门应及时收集相关证据资料，分析纠纷原因，提出处理方案，并向合同管理部门报告。合同管理部门应会同财务部门、审计部门、法务部门等相关部门对纠纷情况进行研究，制定纠纷处理策略。2.对于纠纷金额较小、争议不大的合同纠纷，业务部门应首先尝试与对方协商解决。协商过程中，应保持冷静、理性，坚持合法、合理、公平的原则，争取达成双方都能接受的解决方案。协商达成一致意见的，应签订书面协议，明确纠纷的解决方式和双方的权利义务。3.如协商不成，业务部门应及时向合同管理部门报告，由合同管理部门组织相关部门进行评估，决定是否通过仲裁或诉讼方式解决纠纷。如需通过仲裁或诉讼方式解决纠纷，法务部门应负责办理相关法律手续，组织收集证据、撰写法律文书等工作，业务部门应积极配合提供相关资料和信息。4.在纠纷处理过程中，合同管理部门应及时跟踪纠纷处理进展情况，向分管院领导汇报，确保纠纷得到妥善解决。纠纷处理结束后，合同管理部门应组织相关部门对纠纷处理情况进行总结分析，提出改进措施和建议，避免类似纠纷再次发生。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本及相关附件、审批文件、履行过程中的往来函件、变更协议、终止协议等资料收集齐全，并在合同履行完毕或终止后[X]个工作日内移交合同管理部门。2.合同管理部门对业务部门移交的合同档案资料进行审核，确保资料完整、准确。对于不符合要求的资料，应退回业务部门补充完善。（二）档案整理1.合同管理部门按照合同类别、签订时间等对合同档案资料进行分类整理，编制目录清单，建立合同档案索引，便于查找和查阅。2.对合同档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和识别。编号规则应明确合同类别、年份、序号等信息。3.将合同档案资料装订成册，对于不宜装订的资料，如电子文档、图表等，应进行分类存储，并建立相应的索引。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室或档案柜，对合同档案资料进行妥善保管。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保合同档案资料的安全。2.合同档案资料应按照档案管理的相关规定进行保管期限的设定，一般合同档案保管期限为[X]年，重要合同档案保管期限为[X]年或永久保存。保管期限届满后，按照档案销毁程序进行销毁。3.定期对合同档案资料进行检查和盘点，确保档案资料的完整性和准确性。如发现档案资料损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行补救，并报告分管院领导。（四）档案查阅1.医院内部人员因工作需要查阅合同档案资料的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交合同管理部门审批。2.合同管理部门对查阅申请进行审核，对于符合查阅条件的申请，予以批准，并安排专人负责提供查阅服务。查阅人员应在指定地点查阅合同档案资料，不得擅自将档案资料带出档案室或进行复制、拍照等行为。如需复制合同档案资料，应另行填写《合同档案复制申请表》，经合同管理部门负责人批准后，按照规定进行复制。3.涉及商业秘