大型公司钥匙管理制度

大型公司钥匙管理制度一、总则（一）目的为加强公司钥匙的管理，确保公司财产安全，规范钥匙的使用、保管和交接流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有办公区域、生产车间、仓库、机房等场所的钥匙管理。（三）职责分工1.行政部门负责公司钥匙的统一管理和调配。建立钥匙管理台账，记录钥匙的领取、使用、归还等情况。定期对钥匙进行盘点和检查，确保钥匙的完好和安全。2.使用部门负责本部门使用钥匙的日常保管和使用。按照规定的流程申请、归还钥匙。发现钥匙丢失、损坏或异常情况及时报告行政部门。3.钥匙保管人负责具体钥匙的保管，确保钥匙的安全和完好。严格按照规定的程序使用和交接钥匙。二、钥匙分类及标识（一）分类1.办公区域钥匙：包括办公室门、文件柜、保险柜等钥匙。2.生产车间钥匙：如车间大门、设备操作间门等钥匙。3.仓库钥匙：涵盖原材料仓库、成品仓库等各类仓库的钥匙。4.机房钥匙：机房门禁、服务器机柜等钥匙。5.其他特殊区域钥匙：如配电室、消防控制室等钥匙。（二）标识1.对不同类型和用途的钥匙进行明显标识，可采用标签、颜色编码等方式。2.标签应注明钥匙对应的区域、房间号或设备名称等信息，确保清晰准确。三、钥匙的领取（一）新员工入职1.新员工入职时，由行政部门根据其工作岗位发放相应办公区域的钥匙。2.发放时，行政部门应填写《钥匙领取登记表》，详细记录钥匙领取人姓名、部门、岗位、领取钥匙类型及数量等信息，并由领取人签字确认。（二）岗位调动1.员工岗位发生调动时，原部门应在员工办理工作交接手续前，将其所持有的原工作区域钥匙收回，并交至行政部门。2.行政部门根据新岗位需求，为员工发放新的工作区域钥匙，并按照新员工入职领取钥匙的流程进行登记。（三）特殊情况领取1.因工作需要临时借用钥匙的，需填写《钥匙借用申请表》，注明借用原因、借用时间、预计归还时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字批准后，交行政部门审核。行政部门审核通过后，方可发放钥匙，并在《钥匙借用登记表》上进行记录。四、钥匙的使用（一）使用规范1.钥匙保管人应妥善保管钥匙，不得随意转借他人或带出公司规定区域。2.使用钥匙时应轻拿轻放，避免损坏。开启或关闭门、柜等后，应及时将钥匙归位。3.严禁使用钥匙进行非规定的开锁操作，如私自开启他人办公区域或仓库等。（二）钥匙遗失处理1.若钥匙保管人发现钥匙遗失，应立即报告所在部门负责人，并通知行政部门。2.行政部门应及时采取措施，如更换门锁、调整钥匙管理权限等，以确保相关区域的安全。同时，对遗失钥匙的情况进行调查，追究相关责任人的责任。（三）钥匙损坏处理1.钥匙出现损坏无法正常使用时，钥匙保管人应及时报告行政部门。2.行政部门核实情况后，安排维修或更换钥匙，并做好记录。五、钥匙的保管（一）保管方式1.钥匙应存放在安全可靠的地方，如专用钥匙柜、抽屉等，并保持锁具完好。2.对于重要区域的钥匙，如机房、保险柜等，应实行双人保管制度，由两人分别持有不同部分的钥匙，共同开启相关区域。（二）保管环境1.钥匙保管环境应保持干燥、通风，避免受潮、生锈等影响钥匙的使用寿命。2.定期对钥匙保管区域进行清洁和检查，确保钥匙存放有序、无损坏。（三）保管人变更1.当钥匙保管人因离职、岗位调动等原因发生变更时，原保管人应在离职或调动前，将所保管的钥匙全部交回行政部门。2.行政部门对交回的钥匙进行清点和检查，确认无误后，将钥匙移交给新的保管人，并办理交接手续，填写《钥匙交接登记表》。六、钥匙的归还（一）正常离职1.员工正常离职时，所在部门应督促其在办理离职手续前，将所领取的所有钥匙交回行政部门。2.行政部门对交回的钥匙进行逐一核对，确认无误后，在《钥匙领取登记表》上注明归还日期，并由离职员工签字确认。（二）辞退、开除1.对于被辞退或开除的员工，所在部门应立即收回其持有的所有钥匙，并交至行政部门。2.行政部门按照规定程序进行处理，如注销相关钥匙的使用权限等。（三）借用钥匙归还1.借用钥匙的人员应在规定的归还时间内，将钥匙归还至行政部门。2.行政部门在收到归还的钥匙后，应在《钥匙借用登记表》上进行登记，并检查钥匙的完好情况。如发现钥匙有损坏或遗失，按照本制度相关规定处理。七、钥匙的盘点与检查（一）盘点周期1.行政部门应定期对公司钥匙进行盘点，原则上每季度进行一次全面盘点。2.遇有特殊情况，如公司组织结构调整、办公区域变动等，应及时进行临时盘点。（二）盘点内容1.核对钥匙管理台账与实际钥匙数量是否一致，包括钥匙的种类、数量、标识等信息。2.检查钥匙的完好情况，是否存在损坏、遗失等问题。3.确认钥匙的使用状态，是否存在长期未使用或已停用的钥匙。（三）检查记录1.每次盘点和检查后，行政部门应填写《钥匙盘点检查表》，详细记录盘点和检查情况。2.对于发现的问题，应及时分析原因，采取相应的措施进行处理，并将处理结果记录在案。八、钥匙的应急管理（一）应急预案制定1.行政部门应制定钥匙丢失、损坏等突发情况的应急预案，明确应急处理流程和责任分工。2.应急预案应定期进行演练和修订，确保其有效性和可操作性。（二）应急处理流程1.当发生钥匙丢失、损坏等紧急情况时，发现人应立即报告所在部门负责人和行政部门。2.行政部门启动应急预案，迅速采取措施，如组织人员寻找丢失钥匙、安排维修或更换损坏钥匙等，确保相关区域的正常使用和安全。3.同时，对事件进行调查和分析，查明原因，追究相关责任人的责任，并总结经验教训，对应急预案进行完善。九、监督与考核（一）监督机制1.行政部门负责对公司钥匙管理制度的执行情况进行日常监督检查，确保各项规定得到有效落实。2.定期对各部门钥匙管理情况进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）考核措施1.将钥匙管理工作纳入部门和个人绩效考核体系，对钥匙管理工作表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励。2.对违反钥匙管理制度的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、经济处罚等处理。如因钥匙管理不善导致公司财产损失或安全事故的，将依法追究相关责任人的责任。十、附则（一）解释权本制度由公司行政部门负责解释。（二）修订与废止1.本制度将