学校图书采购管理制度

学校图书采购管理制度一、总则（一）目的为规范学校图书采购工作，确保采购图书的质量和适用性，满足师生教学、科研和阅读需求，提高图书资源的利用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于学校各类图书的采购活动，包括纸质图书、电子图书等。（三）基本原则1.按需采购原则：根据学校教学计划、学科建设、师生阅读需求等，有针对性地采购图书，确保图书资源与学校发展相适应。2.质量优先原则：优先采购内容健康、学术价值高、实用性强的图书，保证图书质量符合相关标准和要求。3.公平公正原则：在图书采购过程中，遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会。4.效益原则：合理控制图书采购成本，提高资金使用效益，实现图书资源的优化配置。二、采购组织与职责（一）图书采购工作小组成立由学校图书馆、教务处、各学科专家等组成的图书采购工作小组，负责制定图书采购计划、审核采购预算、评估供应商、参与图书采购招标及验收等工作。（二）图书馆职责1.负责图书采购的具体实施工作，包括收集师生图书需求信息、进行市场调研、编制采购清单、组织采购招标、签订采购合同、图书验收及入库等。2.建立图书采购数据库，记录图书采购的相关信息，如采购时间、供应商、图书品种、数量、价格等，以便查询和统计分析。3.定期对图书采购工作进行总结和评估，分析采购工作中存在的问题，提出改进措施和建议。（三）教务处职责1.根据学校教学计划和学科建设需求，提供教学相关的图书采购建议，协助图书馆制定图书采购计划。2.参与图书采购招标工作，对教学类图书的采购标准和质量进行审核。3.配合图书馆做好图书采购后的分发和调配工作，确保图书及时供应到各教学单位。（四）学科专家职责1.从学科专业角度出发，对本学科领域的图书采购提供专业意见和建议，参与制定学科专业图书采购目录。2.协助图书馆评估供应商提供的图书资源，对图书的学术价值、专业性和适用性进行审核。3.参与图书采购招标的评标工作，确保采购的图书符合学科专业发展需求。三、采购计划与预算（一）采购计划制定1.图书馆每年定期向师生发放图书需求调查问卷，收集师生对各类图书的需求信息，包括图书类别、作者、出版社等。2.结合学校教学计划、学科建设规划以及图书馆馆藏情况，对收集到的需求信息进行整理和分析，制定年度图书采购计划初稿。3.将年度图书采购计划初稿提交图书采购工作小组审议，根据审议意见进行修改完善，形成正式的年度图书采购计划。（二）采购预算编制1.根据年度图书采购计划，图书馆结合市场价格行情，编制图书采购预算草案。2.采购预算草案需明确各类图书的采购数量、预计采购金额等，并提交学校财务部门审核。3.财务部门根据学校财务状况和资金安排，对采购预算草案进行审核调整，确定最终的图书采购预算，并报学校领导审批。（三）采购计划与预算调整1.在图书采购过程中，如因教学需求变化、学科发展调整、市场图书资源变化等原因，需要对采购计划和预算进行调整的，由图书馆提出调整申请。2.调整申请需详细说明调整的原因、内容及预计增加或减少的采购金额等，经图书采购工作小组审核后，报学校领导审批。3.经批准的采购计划和预算调整，图书馆应及时进行相应的调整和实施。四、供应商管理（一）供应商选择1.图书馆通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。2.根据图书采购需求和供应商信息库，筛选出符合条件的潜在供应商，向其发出邀请，要求提供公司简介、资质证明、图书资源目录、报价单等相关资料。3.对潜在供应商提供的资料进行初步审核，评估其信誉、实力、图书资源质量及价格等方面情况，确定入围供应商名单。4.组织入围供应商进行现场考察或参加图书采购招标，进一步了解供应商的实际情况，最终确定合作供应商。（二）供应商评估1.建立供应商评估机制，定期对合作供应商进行评估。评估内容包括图书供应质量、交货期、售后服务、价格合理性等方面。2.图书馆根据师生反馈、图书验收情况等，对供应商的图书供应质量进行评价；通过统计供应商实际交货时间与合同约定交货期的差异，评估其交货期执行情况；根据供应商对学校提出的售后服务要求的响应速度和解决问题的能力，评价其售后服务质量；对比市场同类图书价格，评估供应商价格的合理性。3.根据评估结果，对表现优秀的供应商给予适当奖励，如增加采购份额、优先合作等；对表现不佳的供应商提出整改要求，如整改后仍不符合要求，可终止合作。（三）供应商合作与沟通1.与确定的合作供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，包括图书品种、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.建立与供应商的定期沟通机制，及时了解图书出版发行动态、供应商库存情况等信息，确保图书采购工作的顺利进行。3.在图书采购过程中，如出现图书质量问题、交货延迟等情况，及时与供应商沟通协商，要求其采取相应的解决措施。五、采购流程（一）采购申请1.师生根据教学、科研和阅读需求，填写图书采购申请表，详细注明所需图书的书名、作者、出版社、ISBN号、数量等信息。2.图书采购申请表提交至所在教学单位或部门负责人审核，审核通过后交图书馆。（二）采购审批1.图书馆收到图书采购申请表后，对申请内容进行初审，检查申请图书是否符合学校图书采购计划和相关规定。2.初审通过的图书采购申请提交图书采购工作小组审批，工作小组根据学校图书采购政策和实际需求进行审核，确定是否批准采购。3.经审批同意采购的图书申请，图书馆进行编号登记，纳入采购计划安排。（三）采购实施1.根据图书采购计划和审批通过的采购申请，图书馆选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括招标采购、询价采购、单一来源采购等，具体采购方式根据图书采购金额、品种数量、市场供应情况等因素确定。2.对于招标采购，图书馆按照相关法律法规和学校招标管理规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作，确定中标供应商。3.对于询价采购，图书馆向多家供应商发出询价函，要求其提供图书报价及相关服务承诺，根据报价和服务情况选择合适的供应商签订采购合同。4.对于单一来源采购，图书馆需提供充分的理由和依据，经学校相关部门批准后，与特定供应商进行谈判，签订采购合同。5.采购合同签订后，图书馆及时跟踪合同执行情况，督促供应商按照合同约定的时间、质量、数量等要求供应图书。（四）图书验收1.图书到货前，图书馆通知相关人员做好验收准备工作。验收人员应包括图书馆工作人员、学科专家等。2.图书到货时，验收人员按照采购合同要求，对图书的品种、数量、质量、版本等进行仔细核对。检查图书是否有缺页、破损、装订错误等质量问题，核对图书的ISBN号、书名、作者、出版社等信息是否与合同一致。3.验收合格的图书，验收人员在验收清单上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的图书，及时与供应商联系，要求其更换或处理。4.图书馆对验收情况进行详细记录，建立图书验收档案，以备查询和统计分析。（五）图书入库与分发1.验收合格的图书由图书馆按照分类标准进行整理、编目，录入图书馆管理系统，建立馆藏数据库，然后办理入库上架手续。2.根据学校教学单位和部门的需求，图书馆定期将新采购的图书分发到各单位资料室或教师个人手中。分发过程中，做好图书交接记录，确保图书分发准确无误。六、采购监督与审计（一）内部监督1.学校设立图书采购监督小组，由学校纪检监察部门、审计部门等相关人员组成，负责对图书采购工作进行全程监督。2.监督小组检查图书采购计划的制定和执行情况，确保采购工作符合学校需求和相关规定。3.参与图书采购招标、评标等关键环节，监督采购过程的公平、公正、公开，防止违规操作和不正当竞争行为。4.对图书采购合同的签订、执行情况进行监督，检查合同条款的履行情况，确保双方权益得到保障。（二）审计监督1.学校审计部门定期对图书采购工作进行审计，审查图书采购预算的编制和执行情况，检查采购资金的使用是否合理合规。2.审计图书采购流程的规范性，包括采购申请、审批、实施、验收等环节是否符合规定程序。3.对图书采购的经济效益进行审计评估，分析采购成本控制情况、图书资源利用效率等，提出改进建议和意见。（三）投诉处理1.建立图书采购投诉机制，接受师生对图书采购工作中存在问题的投诉。投诉渠道包括电话、邮箱、书面投诉等。2.对收到的投诉进行及时登记和调查核实，根据调查结果，按照相关规定进行处理，并将处理结果反馈给投诉人。3.针对投诉中发现的问题，及时采取措施进行整改，完善图书采购管理制度和流程，防止类似问题再次发生。七、档案管理（一）档案内容1.图书采购工作中形成的各类文件资料，包括图书采购计划、采购预算、采购申请、采购合同、招标文件、评标报告、验收记录、供应商资料等。2.与图书采购相关的会议纪要、决策文件、监督检查记录、审计报告等。（二）档案整理与归档1.图书馆负责对图书采购档案进行整理和归档工作，按照文件形成时间、类别等进行分类编号，确保档案资料的完整性和系统性。2.采购档案应采用纸质和电子两种形式保存，纸质档案应装订成册，妥善保管；电子档案应进行备份存储，便于查询和使用。（三）档案查阅与借阅1.学校内部人员因工作需要查阅图书采购档案的，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到图书馆查阅。2.查阅档案时，应在图书馆指定地点进行，不得擅自将档案带出图书