单位规范采购管理制度

单位规范采购管理制度总则目的为了加强单位采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。适用范围本制度适用于单位内部各部门及所属单位的采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。基本原则1.合法性原则：采购活动应当遵守国家法律法规和相关政策规定。2.效益性原则：采购活动应当注重经济效益和社会效益，实现采购资金的合理使用和效益最大化。3.公开、公平、公正原则：采购活动应当公开透明，公平竞争，公正评标，确保所有符合条件的供应商都有机会参与采购。4.诚实信用原则：采购活动各方当事人应当诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况，不得提供虚假资料，不得相互串通谋取不正当利益。采购组织与职责采购决策机构单位设立采购决策机构，负责审议和决策重大采购事项。采购决策机构由单位领导、相关部门负责人等组成。采购执行部门单位设立采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购执行部门应当配备专业的采购人员，明确采购人员的职责分工。其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，参与采购项目的技术要求制定、供应商选择和合同验收等工作。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和财务核算等工作。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性和采购结果的真实性、效益性。采购预算管理采购预算编制1.各需求部门应当根据本部门的工作任务和发展规划，结合单位年度预算安排，编制本部门的采购预算。2.采购预算应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、金额、采购时间等内容，并按照规定的格式和程序报送采购执行部门。3.采购执行部门应当对各需求部门报送的采购预算进行汇总审核，结合单位年度预算安排，提出单位年度采购预算草案，报采购决策机构审议通过后，纳入单位年度预算。采购预算执行1.采购执行部门应当严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序报采购决策机构批准。3.财务部门应当加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购预算执行情况进行分析和通报，确保采购预算的严格执行。采购方式与程序采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，或者不能事先计算出价格总额的采购项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购程序1.采购申请：各需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人审核签字后，报送采购执行部门。2.采购审批：采购执行部门收到采购申请表后，应当对采购项目的必要性、合规性、预算金额等进行审核，提出审核意见，报采购决策机构审批。采购决策机构应当根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的程序进行审批。3.采购实施：采购执行部门根据采购决策机构的审批意见，按照规定的采购方式组织采购活动。公开招标：采购执行部门应当在指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商投标。开标、评标应当按照规定的程序进行，评标委员会应当按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。采购执行部门应当根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。邀请招标：采购执行部门应当向符合资格条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。开标、评标、定标等程序与公开招标相同。竞争性谈判：采购执行部门应当成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判。谈判小组应当按照谈判文件规定的谈判程序、谈判内容和谈判标准进行谈判，确定成交供应商。采购执行部门应当向成交供应商发出成交通知书。单一来源采购：采购执行部门应当与唯一供应商进行协商，签订采购合同。采购执行部门应当将单一来源采购情况报采购决策机构备案。询价：采购执行部门应当向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。采购执行部门应当根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。4.合同签订：采购执行部门应当与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。5.合同履行：采购合同签订后，采购执行部门应当跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应当按照合同约定履行义务，按时、按质、按量交付货物或提供服务。6.验收：采购项目完成后，采购执行部门应当组织需求部门、财务部门等相关人员对采购项目进行验收。验收应当按照合同约定的质量标准进行，验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，应当要求供应商限期整改或重新提供货物或服务，直至验收合格为止。7.付款：财务部门应当按照采购合同约定的付款方式和时间，对采购项目进行付款审核。审核无误后，按照规定的程序办理付款手续。供应商管理供应商选择1.采购执行部门应当建立供应商库，对供应商的基本情况、经营业绩、产品质量、售后服务等进行记录和评价。2.采购执行部门应当根据采购项目的需求，从供应商库中选择符合条件的供应商参与采购活动。选择供应商时，应当综合考虑供应商的信誉、实力、价格、质量、服务等因素，进行比较和评估，选择最优供应商。3.对于新的采购项目，采购执行部门应当通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，广泛征集供应商，扩大供应商选择范围，确保采购活动的公平竞争。供应商评价与考核1.采购执行部门应当定期对供应商的供货情况进行评价和考核，评价和考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.采购执行部门应当建立供应商评价与考核档案，记录供应商的评价与考核结果。对于评价与考核结果优秀的供应商，应当给予表彰和奖励；对于评价与考核结果不合格的供应商，应当及时采取措施，如警告、暂停供货、取消供应商资格等。3.采购执行部门应当根据供应商的评价与考核结果，对供应商库进行动态管理，及时调整供应商名单，确保供应商库的质量和有效性。采购风险管理风险识别与评估1.采购执行部门应当建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。2.采购风险识别与评估的内容包括采购政策风险、采购流程风险、供应商风险、合同风险、验收风险、付款风险等方面。3.采购执行部门应当根据风险识别与评估的结果，制定相应的风险应对措施，降低采购风险。风险应对措施1.采购政策风险：采购执行部门应当加强对国家法律法规和相关政策的学习和研究，及时了解政策变化，确保采购活动符合政策要求。2.采购流程风险：采购执行部门应当建立健全采购流程，明确采购环节的职责分工和操作规范，加强对采购流程的监督和管理，确保采购流程的合规性和有效性。3.供应商风险：采购执行部门应当加强对供应商的管理，建立供应商评价与考核机制，选择信誉良好、实力雄厚、产品质量可靠、售后服务完善的供应商，降低供应商风险。4.合同风险：采购执行部门应当加强对采购合同的管理，签订规范、严谨、合法的采购合同，明确双方的权利和义务，加强对合同履行情况的跟踪和监督，及时解决合同履行过程中出现的问题，降低合同风险。5.验收风险：采购执行部门应当加强对采购项目的验收管理，制定明确的验收标准和验收程序，组织相关人员对采购项目进行验收，确保采购项目符合合同要求，降低验收风险。6.付款风险：财务部门应当加强对采购付款的管理，严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款审核，确保采购付款的合规性和安全性，降低付款风险。监督与检查内部监督1.审计部门应当定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性和采购结果的真实性、效益性。2.财务部门应当加强对采购资金的管理，监督采购资金的使用情况，确保采购资金的合理使用和安全。3