寺庙档案保护管理制度

寺庙档案保护管理制度一、总则（一）目的为了加强寺庙档案的保护与管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在寺庙管理、文化传承等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于寺庙内各部门、各岗位涉及的各类档案的保护与管理工作。（三）档案定义本制度所指档案是寺庙在日常运营、宗教活动、文化交流、历史沿革等过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的记录材料。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善寺庙档案保护管理制度，并监督执行。2.集中统一管理寺庙各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订等基础工作。3.建立档案库房，配备必要的档案保管设施设备，确保档案存放安全。4.定期对档案进行清查、核对，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。5.负责档案信息的开发利用，为寺庙管理、宗教研究、文化展示等提供档案资料支持。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷，并定期移交至档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时、准确归档。3.配合档案管理部门做好档案的清查、核对等工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业的档案管理知识和技能。2.严格遵守档案管理规章制度，保守档案机密。3.认真做好档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作规范有序。4.定期参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案收集与整理（一）收集范围1.寺庙历史沿革资料，包括寺庙的创建、发展、变迁等方面的文件、记录、传说等。2.宗教活动相关档案，如法会记录、仪式流程、信众登记等。3.寺庙管理文件，如规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要等。4.人事档案，包括僧众及工作人员的个人简历、考核记录、奖惩情况等。5.财务档案，如收支账目、资产清单、审计报告等。6.文化艺术档案，如寺庙建筑图纸、壁画照片、文物清单等。7.对外交流档案，如接待来访记录、合作协议、捐赠记录等。8.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应在工作结束后及时将形成的档案资料收集齐全，确保档案的完整性。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造。3.对于重要档案资料，应同时收集原件及复印件，以备不同用途。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序。（四）整理方法1.按照档案的类别进行分类，如分为行政管理类、宗教活动类、文化艺术类等。2.对每一类档案进行细分，如行政管理类可分为综合管理、人事管理、财务管理等。3.为每份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序等信息。4.对档案进行装订，去除金属物，确保装订牢固、整齐美观。5.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，便于查找和利用。四、档案保管（一）库房建设与管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点。2.库房应配备必要的设施设备，如档案架、温湿度计、除湿机、灭火器、防虫药品等。3.定期对库房进行清洁和检查，保持库房环境整洁、安全。（二）档案存放1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对珍贵档案、易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。3.档案存放应排列有序，标识清晰，不得随意堆放。（三）温湿度控制1.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.每天定时记录库房温湿度情况，当温湿度超出规定范围时，应及时采取调节措施。（四）安全防护1.加强库房的安全管理，配备必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施设备，并定期进行检查和维护。2.严格限制非档案管理人员进入库房，确因工作需要进入的，应进行登记。3.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫等工作，定期对档案进行检查，发现问题及时处理。五、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则，严格遵守国家有关档案利用的法律法规和寺庙的相关规定。2.服务寺庙原则，档案利用应围绕寺庙的管理、宗教活动、文化传承等工作展开。3.确保安全原则，在档案利用过程中，要采取必要的措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。（二）利用范围1.寺庙内部管理需要，如查阅规章制度、了解工作历史等。2.宗教研究需要，为学者、专家等提供相关档案资料。3.文化展示需要，用于寺庙文化展览、宣传等活动。4.其他合法合规的利用需求。（三）利用流程1.利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、利用时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门对申请表进行审核，符合利用条件的，安排专人负责提供档案。4.利用者在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出。5.查阅档案时，应保持安静，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、折叠等。6.利用完毕后，利用者应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员对档案进行核对、清点，确认无误后办理归还手续。（四）利用限制1.涉及寺庙机密、个人隐私等档案，未经批准不得查阅、利用。2.重要档案的利用应经寺庙相关领导批准。3.档案原件一般不得外借，如有特殊情况需要外借的，应经严格审批，并办理相关手续。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则，档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.全面审查原则，对档案的内容、来源、形式等进行全面审查，综合判断档案的价值。3.集体鉴定原则，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成，共同对档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.对反映寺庙历史沿革、宗教活动、文化传承等具有重要价值的档案，应长期保存。2.对在一定时期内具有查考利用价值的档案，可确定为短期或中期保管期限。3.对已失去保存价值的档案，可予以销毁。（三）鉴定流程1.档案管理部门定期对档案进行清查，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对清单中的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限或是否予以销毁。3.对确定销毁的档案，编制销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。4.销毁清册经寺庙相关领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。2.对电子档案，应进行彻底删除，并做好数据备份和记录。3.销毁过程应安排专人监督，确保销毁彻底、安全。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的寺庙档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率，方便档案的查阅和利用。3.加强档案信息的安全管理，确保档案数据的保密性、完整性和可用性。（二）信息化建设内容1.档案数字化扫描，将纸质档案进行数字化处理，形成电子档案。2.建立档案信息数据库，对电子档案进行分类存储、编目管理。3.开发档案信息管理系统，实现档案的录入、检索、借阅、统计等功能。4.加强档案信息安全防护，采取加密、备份、访问控制等措施，确保档案数据安全。（三）信息化管理流程1.档案数字化扫描工作由专业的扫描机构负责，按照档案管理部门的要求进行扫描。2.扫描后的电子档案经档案管理人员核对、整理后，录入档案信息数据库。3.档案利用者可通过档案信息管理系统进行档案检索、借阅申请等操作。4.档案管理人员根据系统反馈的信息，及时处理档案利用申请，并做好相关记录。（四）信息化安全管理1.建立健全档案信息安全管理制度，明确安全责任。2.对档案信息管理系统进行定期维护和更新，及时修复安全漏洞。3.加强对档案信息管理人员的安全培训，提高安全意识和操作技能。4.采取数据备份、异地存储等措施，防止档案数据丢失。八、监督与检查（一）监督机制1.成立档案管理监督小组，由寺庙领导、纪检部门人员等组成，负责对档案管理工作进行监督检查。2.监督小组定期对档案管理部门的工作进行检查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用等环节。2.档案库房的安全管理情况，如温湿度控制、防火防盗等措施的落实情况。3.档案信息化管理情况，包括档案信息系统的运行、数据安全等情况。4.档案鉴定与销毁工作的规范性，如鉴定标准的执行、销毁清册的编制等情况。（三）检查方式1.定期检查，监督小组每年至少进行一次全面的档案管理工作检查。2.不定期抽查，对档案管理的重点环节、重点岗位进行不定期抽查。3.专项检查，针对档案管理中的突