公司固话手机管理制度

公司固话手机管理制度一、总则1.目的为加强公司固话和手机的使用管理，规范通讯行为，确保通讯畅通，提高工作效率，节约通讯费用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.基本原则（1）规范使用原则：员工应按照本制度规定的方式和用途使用固话和手机，确保通讯的规范性和严肃性。（2）安全保密原则：在使用固话和手机过程中，要注意保护公司机密信息，不得泄露公司商业秘密、技术秘密和个人隐私等。（3）成本控制原则：合理使用通讯资源，降低通讯费用，避免不必要的浪费。二、固话管理1.固话配置与使用（1）公司根据工作需要为各部门配备固话，各部门应指定专人负责固话的日常管理和维护。（2）固话主要用于公司内部办公通讯、业务联系以及客户服务等工作用途，不得用于私人聊天、娱乐等非工作目的。2.拨打规定（1）员工在拨打固话时，应先确认对方的电话号码是否准确无误，避免因拨错号码造成通讯不畅。（2）拨打长途电话时，需按照公司规定的审批流程进行申请，经批准后方可拨打。长途电话申请应注明通话事由、对方电话号码、预计通话时长等信息。（3）严禁利用公司固话拨打声讯台、信息台等收费电话，一经发现，将按照公司规定严肃处理。3.接听规定（1）接听固话应及时、礼貌，在电话铃响三声内接听，并主动报出公司名称和部门。（2）对于客户咨询、业务洽谈等电话，应认真倾听对方需求，做好记录，并及时转接相关人员或给予准确答复。（3）如遇重要电话或紧急事项，应及时向相关领导汇报，并按照领导指示进行处理。4.故障处理（1）发现固话出现故障时，负责管理的人员应及时向公司行政部门报告，并填写《固话故障报修单》，注明故障现象、所在部门、电话号码等信息。（2）行政部门接到报修后，应及时联系电信运营商进行维修，并跟踪维修进度，确保固话尽快恢复正常使用。（3）在固话维修期间，如因工作需要，可临时使用其他通讯设备替代。三、手机管理1.手机配置与使用（1）公司根据工作需要为部分员工配备工作手机，员工应妥善保管和使用工作手机，不得擅自转借他人或挪作他用。（2）工作手机主要用于与公司业务相关的通讯联系，包括但不限于接收工作任务、汇报工作进展、与客户沟通等。员工应确保工作手机24小时开机，保持通讯畅通。（3）员工在非工作时间使用工作手机处理工作事务的，应按照公司规定给予相应的加班补贴或调休。2.费用报销（1）公司为员工配备的工作手机，其通讯费用由公司统一支付。员工应按照公司规定的报销标准和流程，提交手机通讯费用报销申请。（2）报销时，应提供正规的通讯费用发票，并注明手机号码、费用所属期间等信息。发票应与工作手机的使用情况相符，不得虚报、多报通讯费用。（3）对于超出公司规定报销标准的通讯费用，由员工自行承担。3.安全保密（1）员工应妥善保管工作手机，防止丢失、被盗或损坏。如发生工作手机丢失或被盗，应立即向公司报告，并采取相应的措施，如挂失、报警等，以防止公司信息泄露。（2）工作手机内存储的公司文件、资料、客户信息等属于公司机密，员工不得擅自删除、修改或泄露。如因工作需要查阅或使用工作手机内的信息，应按照公司规定的审批流程进行申请。（3）员工离职时，应将工作手机及相关配件交回公司，并确保手机内的公司信息已全部清除。4.故障处理（1）工作手机出现故障时，员工应及时向公司报告，并说明故障情况。如因个人原因导致工作手机损坏的，员工应承担相应的维修费用。（2）公司根据实际情况，对故障手机进行维修或更换。在手机维修或更换期间，员工可使用备用手机或其他通讯设备继续工作。四、通讯费用管理1.预算编制（1）公司行政部门应根据上一年度通讯费用支出情况，结合本年度公司业务发展规划和人员变动情况，编制本年度通讯费用预算。（2）通讯费用预算应包括固话费用、手机费用、网络费用等各项支出，并明确各项费用的预算额度和控制指标。（3）通讯费用预算经公司领导审批后执行，在预算执行过程中，应严格控制费用支出，不得超预算使用通讯费用。2.费用核算与报销（1）公司财务部门负责通讯费用的核算与报销工作。每月末，财务部门应根据电信运营商提供的通讯费用账单，对公司的通讯费用进行核对和结算。（2）员工应按照公司规定的报销流程，及时提交通讯费用报销申请。报销申请应注明通讯费用所属期间、费用明细、报销金额等信息，并附上正规的发票。（3）财务部门对员工提交的报销申请进行审核，审核通过后予以报销。对于不符合报销规定的费用，财务部门有权拒绝报销。3.费用分析与控制（1）公司行政部门应定期对通讯费用支出情况进行分析，统计各项通讯费用的使用情况，找出费用支出的异常点和原因。（2）根据费用分析结果，行政部门应采取相应的措施进行费用控制，如优化通讯套餐、加强通讯设备管理、规范员工通讯行为等，确保通讯费用支出合理、合规。（3）对于通讯费用超支的部门或个人，行政部门应及时进行预警和提醒，并要求其说明原因和提出改进措施。如因工作需要确实需要增加通讯费用支出的，应按照公司规定的审批流程进行申请。五、违规处理1.员工如有下列违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚：（1）利用公司固话或手机拨打声讯台、信息台等收费电话的，每次处以[X]元罚款，并责令退还所产生的费用。（2）擅自将工作手机转借他人或挪作他用的，每次处以[X]元罚款，并收回工作手机。（3）因个人原因导致工作手机丢失、被盗或损坏，未及时报告并采取相应措施，造成公司信息泄露或损失的，视情节轻重给予警告、记过、降职等处分，并要求员工承担相应的赔偿责任。（4）虚报、多报通讯费用的，除责令退还虚报、多报的费用外，并处以虚报、多报金额[X]倍的罚款，同时视情节轻重给予警告、记过、降职等处分。（5）违反安全保密规定，擅自删除、修改或泄露工作手机内公司机密信息的，给予开除处分，并依法追究其法律责任。2.对于违反