基层电子设备管理制度

基层电子设备管理制度一、总则（一）目的为加强公司基层电子设备的管理，确保电子设备的正常使用，提高工作效率，保障公司业务的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有基层电子设备，包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪、移动存储设备等。（三）管理原则1.统一管理原则：公司对基层电子设备实行统一规划、统一采购、统一调配、统一维护的管理方式。2.合理使用原则：员工应按照规定正确使用电子设备，充分发挥其性能，避免浪费和损坏。3.定期维护原则：定期对电子设备进行维护保养，确保设备的正常运行，延长设备使用寿命。4.安全保密原则：加强电子设备的安全管理，保护公司机密信息，防止信息泄露。二、设备采购与配置（一）需求申请1.各部门根据工作需要，填写《基层电子设备需求申请表》，详细说明设备名称、型号、数量、用途及预计使用时间等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。（二）采购审批1.行政部门对各部门提交的需求申请表进行汇总整理，结合公司实际情况进行审核。2.审核通过后，报公司领导审批。审批通过后，由行政部门负责统一采购。（三）设备配置1.行政部门根据采购结果，按照各部门的实际需求进行设备配置。2.配置完成后，填写《基层电子设备配置清单》，并通知相关部门领取设备。三、设备使用与操作（一）使用规范1.员工应严格按照电子设备的操作规程进行操作，不得擅自更改设备设置。2.禁止在电子设备上安装未经公司许可的软件和程序，以免影响设备正常运行或导致安全问题。3.不得利用电子设备从事与工作无关的活动，如玩游戏、观看视频等。（二）账号管理1.为每位员工分配独立的电子设备账号和密码，员工应妥善保管自己的账号和密码，不得泄露给他人。2.如发现账号被盗用或存在安全隐患，应及时通知行政部门进行处理。（三）数据备份1.员工应定期对重要数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并妥善保管。2.建议采用多种备份方式，如本地硬盘备份、外部存储设备备份、网络备份等，以防止数据丢失。四、设备维护与保养（一）日常维护1.员工在使用电子设备过程中，如发现设备出现故障或异常情况，应及时报告行政部门。2.行政部门定期对电子设备进行巡检，检查设备的运行状况，及时发现并解决潜在问题。（二）定期保养1.行政部门制定电子设备定期保养计划，按照计划对设备进行全面保养，包括清洁、润滑、调试、更换零部件等。2.定期保养记录应详细填写，包括保养时间、设备名称、型号、保养内容、保养人员等信息。（三）故障维修1.对于一般性故障，行政部门维修人员应及时进行维修，确保设备尽快恢复正常使用。2.对于复杂故障或无法现场修复的故障，应及时联系设备供应商或专业维修机构进行维修。维修过程中，应做好维修记录，包括故障现象、维修时间、维修人员、维修费用等信息。五、设备安全与保密（一）安全管理1.加强电子设备的安全防护措施，安装必要的杀毒软件、防火墙等安全软件，并定期更新病毒库和系统补丁。2.禁止随意插拔外部设备，如U盘、移动硬盘等，如需使用，应先进行病毒扫描，确保安全后再接入设备。3.注意电子设备的防火、防潮、防盗等安全事项，确保设备存放环境安全可靠。（二）保密管理1.严格遵守公司的保密制度，妥善保管电子设备中的机密信息，不得泄露给无关人员。2.对于涉及公司机密的电子文件和数据，应进行加密存储，并设置访问权限，防止信息泄露。3.在使用电子设备处理机密信息时，应确保周围环境安全，避免他人窥视或窃取信息。六、设备报废与处置（一）报废鉴定1.行政部门定期对电子设备进行清查，对于已无法正常使用或维修成本过高的设备，组织相关人员进行报废鉴定。2.报废鉴定应根据设备的使用年限、技术状况、维修记录等因素进行综合评估，确定是否符合报废条件。（二）报废审批1.经鉴定符合报废条件的设备，填写《基层电子设备报废申请表》，详细说明设备名称、型号、购置时间、报废原因等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。行政部门审核通过后，报公司领导审批。（三）报废处置1.经公司领导审批同意报废的设备，由行政部门负责统一处置。处置方式包括出售给废品回收公司、捐赠给慈善机构等。2.在报废处置过程中，应做好相关记录，包括报废设备名称、型号、数量、处置方式、处置时间、处置收入等信息。七、监督与考核（一）监督检查1.行政部门定期对各部门电子设备的使用、维护、安全等情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.对于违反本制度的行为，行政部门有权责令其限期改正，并视情节轻重给予相应的处罚。（二）考核评价1.将电子设备管理纳入员工绩效考核体系，对在电子设备管理方面表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励。2.对因管理不善导致电子设备损坏、丢失或信息泄露的部门和个人，进行相应的考核扣分，并追究其责任。八、附则