做账实操-科技企业研发材料管理方案

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做账实操一科技企业研发材料管理方案

一、总则

1.为加强公司研发材料的管理，保障研发活动顺利开展，提

高研发效率，降低成本，特制定本办法。本办法适用于公司

内所有研发项目涉及的各类材料，包括但不限于实验试剂、

电子元件、原材料等。

2.研发材料管理遵循科学规划、合理采购、安全存储、规范

使用、准确核算的原则，确保材料在研发各环节的有效流转

与合理利用。

二、管理职责

1.研发部门

根据研发项目进度和需求，精确编制研发材料需求计

划，注明材料名称、规格、数量、质量要求以及预计使用时

间区间，提交给采购部门，并对计划的准确性负责。

负责领用研发材料，在使用过程中做好详细记录，包

括使用时间、使用量、用于何种实验或研发环节等信息，定

期向项目负责人汇报材料使用情况，配合财务进行成本核算。

若发现材料存在质量问题或数量不符等情况，及时反

馈给采购部门与仓库管理部门，协同解决问题。

2.采购部门

依据研发部门提交的需求计划，开展市场调研，筛选

优质供应商，建立和维护合格供应商名录，确保所采购材料

符合质量和技术要求。

负责与供应商进行商务洽谈，签订采购合同，明确采

购价格、交货期、付款方式、质量标准、售后服务等关键条

款，跟进采购订单执行情况，确保材料按时到货。

对采购的研发材料进行初步验收，核对到货材料与采

购合同的一致性，协助仓库管理部门完成正式验收工作，收

集并整理采购相关的各类文件资料，存档保管。

3.仓库管理部门

负责研发材料的接收、验收、入库、存储和保管工作。

按照验收标准，对到货材料的数量、外观、质量证明文件等

进行严格检查，验收合格后方可办理入库手续，填写入库单，

记录详细入库信息，并及时更新库存台账。

根据研发部门的领用申请，办理材料出库手续，严格

核对领用材料的名称、规格、数量等信息，确保出库准确无

误，定期对库存进行盘点，保证账实相符，发现异常及时上

报并查明原因。

负责仓库的日常管理，维持适宜的存储环境，做好防

火、防潮、防盗、防虫等安全防护措施，对特殊要求的材料

（如易燃易爆、有毒有害等），按照相关规定进行特殊存储

和管理。

4.财务部门

参与研发材料采购预算的审核，监督采购资金的使用

情况，确保资金安排合理合规。

根据采购发票、入库单、出库单等凭证，进行相应的

账务处理，准确核算研发材料的采购成本、库存价值以及各

研发项目的材料费用，定期与仓库管理部门核对账目，保证

财务数据与实物库存数据的一致性。

为研发项目成本分析提供数据支持，协助研发部门进

行成本控制，对研发材料费用的列支和分摊进行合规性审核。

三、研发材料采购管理

1.需求计划

研发项目组在项目启动初期，结合项目整体规划和技

术方案，预估各阶段所需研发材料，制定详细的年度、季度

和月度需求计划。对于临时增加或变更的材料需求，需提前

［X］个工作日提交书面申请，经研发部门负责人审批后转至采

购部门。

采购部门收到需求计划后，对计划进行合理性审核，

如有疑问及时与研发部门沟通确认，对于常规材料，根据库

存情况和采购周期进行统筹安排；对于特殊或稀缺材料，提

前与供应商协调，确保供应稳定。

2.供应商管理

采购部门定期收集、更新供应商信息，从供应商的资

质信誉、产品质量、价格水平、交货能力、售后服务等方面

进行综合评估，每年至少进行一次全面的供应商评审，对于

不符合要求的供应商及时淘汰。

在选择供应商时，优先考虑与公司长期合作、信誉良

好、产品质量稳定且能提供技术支持的供应商，对于重要材

料的采购，应至少邀请［X］家供应商进行报价和谈判，确保采

购价格合理、质量可靠。

3.采购流程

采购部门根据审核通过的需求计划，向选定的供应商

发出采购订单，采购订单应明确详细的材料规格、数量、价

格、交货期、质量要求等内容，经采购部门负责人审批后正

式下达给供应商。

在采购过程中，采购人员要密切跟踪订单执行情况，

及时与供应商沟通协调，对于可能出现的交货延迟、质量问

题等情况，提前采取应对措施，确保研发材料按时、按质、

按量到货。

材料到货后，采购部门会同仓库管理部门、研发部门

以及质量检验人员（如有需要）按照合同约定的质量标准进

行验收，验收合格的材料办理入库手续，验收不合格的材料,

按照合同约定及时与供应商协商退换货事宜，同时记录相关

情况，作为对供应商评价的依据。

四、研发材料存储管理

1.入库管理

仓库管理人员核对到货材料的送货清单、采购合同、

质量检验报告（如有）等资料，确保信息一致后，对材料的

数量、外观等进行现场清点和检查，对于数量不符、外观损

坏或质量证明文件不全的材料，不予入库，并立即通知采购

部门处理。

验收合格的材料，仓库管理人员应在［规定时间］内完成

入库手续，填写入库单，入库单应包含材料编码（如有\

名称、规格、型号、数量、供应商、入库曰期等详细信息,

同时将入库信息录入库存管理系统，更新库存台账，确保账

物相符。

根据材料的性质、用途、类别等进行分类存放，设置

明显的标识牌，便于查找和管理，对于有特殊存储要求的材

料，如需要低温保存的试剂、对湿度敏感的电子元件等，按

照规定的存储条件进行存放，并配备相应的监测和调控设备,

定期检查设备运行情况，确保存储环境符合要求。

2.库存盘点

仓库管理部门每月末组织对研发材料进行全面盘点，

盘点工作由仓库管理人员、财务人员共同参与，采用实地盘

点法，逐一核对库存材料的实物数量、规格、质量等情况与

库存台账记录是否一致。

在盘点过程中发现的盘盈、盘亏情况，要及时查明原

因，如属于正常损耗、计量误差等原因，填写盘点报告，经

相关部门审批后进行相应的账务调整；如属于人为管理不善、

盗窃等原因造成的，要追究相关责任人的责任，并采取措施

加强管理，防止类似情况再次发生。

每季度末，仓库管理部门应向公司管理层提交库存盘

点分析报告，总结库存管理情况，分析库存周转率、积压材

料情况等，为优化库存管理提供依据。

3.库存保管

仓库管理人员要定期对仓库环境进行清洁、整理，检

查存储设施的完好性，确保仓库通风良好、温湿度适宜、照

明充足、消防设施齐全且有效，做好防火、防潮、防盗、防

虫、防鼠等安全防护工作。

对于长期积压或闲置的研发材料，仓库管理部门应及

时通知研发部门，由研发部门评估是否可用于其他项目或进

行调剂处理，对于确实无法使用的材料，按照公司报废流程

申请报废，经批准后进行相应处理，减少库存积压和浪费。

五、研发材料领用管理

1.领用申请

研发人员根据研发项目实际需求领用材料，需提前填

写《研发材料领用申请单》，详细注明领用项目名称、材料

名称、规格、数量、预计使用时长、领用用途等信息，经项

目负责人审核签字后，提交给仓库管理部门。

项目负责人在审核领用申请时，要对照项目计划和预

算，核实领用材料的必要性和合理性，对于超出预算或领用

数量较大的情况，需说明原因并报研发部门负责人审批，确

保研发材料的领用符合项目要求，避免浪费。

2.出库手续

仓库管理部门收到经审批的领用申请单后，按照申请

单上的信息，核对库存情况，确认有足够库存后，办理材料

出库手续，填写出库单，出库单应与领用申请单信息一致,

由领用人员签字确认后，方可发放材料。

对于贵重、稀缺或管控类的研发材料，仓库管理部门

可采取限量发放、定期回收、专人负责等特殊管理方式，确

保材料的安全使用和合理配置，领用人员需严格按照规定的

使用范围和要求使用材料，并按时归还剩余材料（如有1

六、研发材料核算与成本控制

1.财务核算

财务部门应按照企业会计准则和公司财务制度的规定,

对研发材料的采购、入库、出库、库存等环节进行准确的账

务处理，设立〃研发材料采购〃〃研发材料库存〃〃研发项目

材料费用”等相关会计科目，详细记录研发材料的成本变动

情况。

根据研发项目的成本核算要求，将研发材料费用准确

归集到相应的研发项目中，对于能够直接归属到特定项目的

材料费用，直接计入该项目成本；对于多个项目共用的材料

费用，按照合理的分摊方法（如按项目工作量、材料消耗定

额等）进行分摊，确保各研发项目成本核算的准确性。

定期编制研发材料成本报表，向研发部门、管理层等

相关方提供研发材料采购、使用、库存以及成本构成等方面

的数据信息，为研发项目决策、成本控制和预算管理提供依

据。

2.成本控制

研发部门在项目实施过程中，要建立材料使用监控机

制，定期分析材料消耗情况，对比预算用量，对于超出预算

或异常的材料消耗情况，及时查找原因，采取优化研发方案、

改进实验方法、提高材料利用率等措施进行成本控制。

采购部门应持续关注市场价格动态，定期与供应商进

行价格谈判，争取更优惠的采购价格和付款条件，同时通过

优化采购批量、整合采购需求、集中采购等方式降低采购成

本，提高采购效率，定期向公司汇报采购成本控制情况及成

效。

七、监督与考核

1.公司成立由内部审计部门、财务部门等相关人员组成的监

督小组，定期对研发材料管理的各个环节进行检查和审计,

检查内容包括但不限于采购流程的合规性、供应商管理的有

效性、库存管理的准确性、领用手续的完备性、成本核算的

合理性等方面，发现问题及时下达整改通知书，要求相关部

门限期整改，并跟踪整改落实情况。

2.将研发材料管理工作纳入相关部门和人员的绩效考核体

系，设定明确的考核指标，如采购及时率、库存准确率、材

料利用率、成本控制率等，根据考核结果进行相应的奖惩,

对在研发材料管理工作中表现优秀的部门和个人给予表彰

和奖励，对违反本管理办法、造成材料浪费、损失或管理混

乱的部门和个人，按照公司相关规定进行严肃处理。

八、附则

1.本办法由公司［具体管理部门］负责解释和修订，如有未尽

事宜，可根据实际情况另行制定补充规定。

2.本办法自发布之日起施行。

会计做账流程

一、建账

1.根据企业所属行业、规模以及核算要求，选择适用的会计

准则,如企业会计准则、小企业会计准则等。

2.确定会计科目体系，涵盖资产、负债、所有者权益、成本、

损益等五大类科目，依据企业业务特点，细化设置明细科目，

例如制造业需细分原材料、生产成本等科目，服务业则侧重

于服务收入、服务成本相关科目。

3.建立账簿，包括总账、日记账（现金日记账、银行存款日

记账）、明细账（如往来明细账、存货明细账、固定资产明

细账等），可以选择手工记账或借助财务软件创建电子账簿,

手工记账时需准备规范的账页格式，按序编号登录，财务软

件记账则要完成系统初始化设置，录入企业基本信息、科目

期初余额等。

二、日常账务处理

1.原始凭证审核

业务发生后，获取相关原始凭证，如采购业务的发票、

入库单，销售业务的发货单、销项，费用支出的报销单、发

票等，对原始凭证真实性、合法性、完整性进行审核，检查

凭证内容是否填写规范、签章是否齐全、金额计算是否准确,

不符要求的及时退回更正补充。

对于外来原始凭证，特别留意发票真伪查验，可通过

税务部门官方平台查询，确保凭证有效，避免税务风险。

2.记账凭证编制

依据审核无误的原始凭证，按照复式记账原理，确定

每笔业务应借记、贷记的会计科目及金额，编制记账凭证,

摘要简明扼要反映业务内容，如〃采购办公用品支付现金〃

"收到客户货款存入银行"等，记账凭证编号连续，附件张

数准确填写原始凭证数量。

不同业务类型账务处理示例：

采购原材料，若为一般纳税人，取得增值税专用

发票，价款10,000元，增值税税额1300元，款项已付，

材料入库：

借：原材料10,000

应交税费应交增值税（进项税额）1,300

贷：银行存款11300

销售产品，售价20,000元（含税，税率13%）,

货物已发出，款项未收：

不含税销售额

20z000-(1+13%)*

17,699.12元

增值税销项税额=17,699.12x13%a2,300.88

元

借：应收账款20,000

贷：主营业务收入17,699.12

应交税费应交增值税（销项税额）2,300.88

计提当月职工薪酬，生产工人工资8,000元，管

理人员工资4,000元：

借：生产成本8,000

管理费用4,000

贷：应付职工薪酬12,000

3.记账凭证审核与登录账簿

对编制好的记账凭证，由专人进行审核，重点审核科

目运用是否正确、借贷金额是否相等、摘要是否清晰，审核

无误后签字盖章确认。

根据审核后的记账凭证，将业务记录登录到相应账簿,

按日期顺序逐笔登录总账，依据明细科目分别登录明细账，

做到账账相符，如现金日记账、银行存款日记账每日按业务

发生时序记录收支，确保资金流清晰准确；往来明细账详细

登录客户、供应商的每笔债权债务变动；存货明细账实时反

映原材料、库存商品的收发存情况。登录账簿时，使用蓝黑

墨水钢笔书写，数字规范、摘要完整才安规定方法更正错账，

如划线更正法、红字更正法、补充登录法。

三、期末处理

1.账项调整

期末需对一些应计未计、预提待摊等跨期业务进行调

整，确保会计信息反映当期真实财务状况与经营成果。

常见调整事项：

计提固定资产折旧，若固定资产原值50,000元,

预计使用年限5年,净残值2,500元，采用直线法，每月

折旧额=（50,0002,500）^5^12=791.67元:

借：制造费用（生产用固定资产）或管理费用（管

理用固定资产）791.67

贷：累计折旧791.67

分摊长期待摊费用，如年初支付一年房租12,000

元：

每月分摊房租=12,000-12=1,000元

借：管理费用1,000

贷：长期待摊费用1,000

确认本期应负担但未支付的利息费用，若借款合

同约定年利率6%,本月应计利息500元：

借：财务费用500

贷：应付利息500

2.结账

完成账项调整后，进行结账操作，对各损益类科目进

行结转，将收入类科目余额结转至"本年利润"贷方，成本、

费用类科目余额结转至〃本年利润〃借方，计算出当期净利

润（或净亏损1

示例：

结转主营业务收入50,000元：

借：主营业务收入50,000

贷：本年利润50,000

结转主营业务成本30,000元、管理费用8,000

元、财务费用1,000元：

借：本年利润39,000

贷：主营业务成本30,000

管理费用8,000

财务费用1,000

结账后，损益类科目无余额，〃本年利润〃科目余额反

映当期盈亏，可进一步结转至〃禾I」润分