信息物品管理制度

信息物品管理制度一、总则（一）目的为加强公司信息物品的管理，确保信息物品的合理使用、安全存储与有效流转，保障公司信息安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工以及因工作需要使用公司信息物品的外部人员。（三）定义1.信息物品：指公司拥有的各类电子设备（如电脑、笔记本电脑、平板电脑、服务器等）、存储介质（如硬盘、U盘、光盘等）、办公软件、信息系统账号及密码等，以及承载公司重要信息的纸质文件、资料等。2.信息安全：指保护公司信息不受未经授权的访问、使用、披露、破坏、更改或丢失。二、信息物品采购与配置（一）采购需求申请1.员工因工作需要使用新的信息物品，应提前填写《信息物品采购申请表》，详细说明采购物品的名称、规格、型号、用途、预计使用期限等信息。2.部门负责人对员工的采购申请进行审核，确认是否确有必要，并根据部门工作安排和预算情况签署意见。（二）采购审批1.《信息物品采购申请表》经部门负责人审核后，提交至公司行政部门。2.行政部门对采购申请进行汇总，并结合公司整体采购计划和预算进行审批。对于价值较高或涉及重要信息安全的采购项目，需报公司管理层审批。（三）采购执行1.经审批通过的采购申请，由行政部门负责按照公司采购流程进行采购。2.采购人员应选择具有良好信誉和资质的供应商，确保所采购的信息物品符合公司要求和质量标准。3.采购过程中，应严格按照合同约定进行验收，确保信息物品的数量、规格、型号等与采购申请一致，同时检查其质量和性能是否满足使用要求。（四）信息物品配置1.新采购的信息物品到货后，行政部门应及时通知相关使用人员进行验收和领用。2.使用人员在领用信息物品时，需在《信息物品领用登记表》上签字确认，明确其保管责任。3.对于笔记本电脑、平板电脑等移动设备，应根据员工工作岗位和实际需求进行合理配置，并登记设备的资产编号、配置信息等。三、信息物品使用与维护（一）使用规范1.员工应按照公司规定的用途和操作流程使用信息物品，不得擅自更改其配置或安装未经授权的软件。2.严禁利用公司信息物品从事与工作无关的活动，如浏览非法网站、玩游戏、下载盗版软件等。3.在使用信息物品过程中，如发现异常情况（如设备故障、软件问题、网络连接异常等），应及时向公司技术支持部门报告，并配合进行处理。（二）密码管理1.公司为员工分配的信息系统账号及密码，员工应妥善保管，不得泄露给他人。2.密码应具备一定的强度要求，包含字母、数字和特殊字符，且定期更换。3.严禁使用简单易猜的密码，如生日、电话号码等。（三）数据备份1.员工应定期对自己工作中产生的重要数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的位置，如外部硬盘、公司服务器或云存储等。2.对于涉及公司核心业务和机密信息的数据，应按照公司数据备份策略进行备份，并确保备份数据的完整性和可用性。3.数据备份的频率应根据数据的重要性和变更情况进行合理确定，一般重要数据应每周至少备份一次，关键数据应每天备份。（四）设备维护1.公司技术支持部门负责定期对公司信息物品进行维护和保养，确保设备的正常运行。2.使用人员应配合技术支持部门进行设备维护工作，如按时参加设备巡检、软件升级等。3.如信息物品出现故障，使用人员应及时向技术支持部门报修，并提供详细的故障描述和相关信息。技术支持部门应及时进行维修，并记录维修情况。四、信息物品存储与保管（一）存储环境要求1.信息物品应存储在安全、干燥、通风的环境中，避免受到潮湿、高温、灰尘等因素的影响。2.对于电子设备和存储介质，应远离强磁场源和易燃易爆物品。（二）存储地点管理1.公司设立专门的信息物品存储区域，用于存放各类电子设备、存储介质和纸质文件资料等。2.存储区域应配备必要的安全设施，如门禁系统、监控设备、防火防盗设备等，确保信息物品的安全。3.存储区域应划分不同的功能区域，如设备存放区、介质存储区、文件资料存放区等，并进行标识管理。（三）物品保管责任1.信息物品的保管责任人为使用人员，使用人员应妥善保管自己领用的信息物品，确保其安全和完好。2.对于多人共用的信息物品，应指定专人负责保管，并明确保管责任。3.如信息物品发生丢失、损坏或被盗等情况，保管责任人应及时向公司报告，并配合进行调查和处理。五、信息物品流转与交接（一）内部流转1.员工因工作需要在公司内部流转信息物品时，应填写《信息物品内部流转申请表》，说明流转原因、流转时间、流转物品等信息。2.流转申请经转出部门负责人和转入部门负责人审批后，方可进行流转。3.信息物品流转过程中，转出人员应确保物品的完好和数据的安全，并与转入人员进行交接，双方在《信息物品交接登记表》上签字确认。（二）外部借用1.因工作需要将公司信息物品借给外部单位或个人使用时，应填写《信息物品外部借用申请表》，详细说明借用单位或个人的名称、联系方式、借用原因、借用期限等信息。2.借用申请经公司相关部门负责人和管理层审批后，方可办理借用手续。3.借用信息物品时，应与借用单位或个人签订借用协议，明确双方的权利和义务，以及信息物品的保管责任和归还要求。4.借用期限届满，借用单位或个人应按时归还信息物品，并确保物品的完好和数据的安全。归还时，双方应对信息物品进行检查和验收，如发现问题应及时协商解决。（三）离职交接1.员工离职时，应按照公司规定办理信息物品的离职交接手续。2.离职员工应将自己领用的所有信息物品（包括电子设备、存储介质、办公软件账号等）归还公司，并确保设备的完好和数据的删除或备份。3.离职员工所在部门负责人应对离职员工的信息物品交接情况进行审核，并在《信息物品离职交接清单》上签字确认。4.行政部门负责对离职员工的信息物品交接情况进行监督和检查，如发现问题应及时通知相关部门进行处理。六、信息物品报废与处置（一）报废申请1.信息物品因损坏、老化、技术淘汰等原因无法继续使用时，使用人员应填写《信息物品报废申请表》，详细说明报废原因、报废物品的名称、规格、型号、购置时间等信息。2.部门负责人对报废申请进行审核，确认是否确已无法使用，并签署意见。（二）报废审批1.《信息物品报废申请表》经部门负责人审核后，提交至公司行政部门。2.行政部门对报废申请进行汇总，并会同公司财务部门、技术支持部门等相关部门进行审批。对于价值较高或涉及重要信息安全的报废项目，需报公司管理层审批。（三）报废处置1.经审批通过的报废信息物品，由行政部门负责按照公司规定的报废处置流程进行处理。2.对于电子设备和存储介质，应进行数据清除或销毁处理，确保其中存储的公司信息无法恢复。3.报废物品的处置方式可包括出售给废品回收公司、捐赠给慈善机构等，但应确保信息安全和环保要求。4.行政部门应建立报废信息物品处置台账，记录报废物品的名称、规格、型号、购置时间、报废时间、处置方式等信息，以备查阅。七、信息安全管理（一）信息安全意识培训1.公司定期组织员工参加信息安全意识培训，提高员工的信息安全意识和防范能力。2.培训内容包括信息安全法律法规、公司信息安全政策、信息安全操作规范、网络安全知识、数据保护等方面。3.新员工入职时，应接受信息安全基础知识培训，并签署《信息安全承诺书》。（二）信息安全检查与审计1.公司定期对信息物品的使用情况、信息安全状况等进行检查和审计，及时发现和解决存在的问题。2.检查和审计内容包括信息物品的配置管理、密码管理、数据备份、设备维护、网络访问控制等方面。3.对于检查和审计中发现的违规行为，应按照公司规定进行严肃处理，并及时采取措施进行整改，确保信息安全。（三）信息安全事件应急处理1.公司制定信息安全事件应急预案，明确应急处理流程和责任分工。2.如发生信息安全事件（如信息泄露、网络攻击、系统故障等），相关人员应立即向公司报告，并按照应急预案进行应急处理。3.应急处理过程中，应采取有效措施控制事件的影响范围，降低损失，并及时进行调查和分析，总结经验教训，完善信息安全管理措施。八、监督与考核（一）监督检查1.公司行政部门负责对信息物品管理制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期对信息物品的采购、配置、使用、维护、存储、流转、交接、报废等环节进行检查。2.监督检查可采用现场检查、资料查阅、人员访谈等方式进行，确保制度的有效执行。（二）考核评价1.将员工对信息物品管理制度的执行情况纳入绩效考核体系，作为员工绩效评价的重要依据。2.考核内容包括信息物品的使用规范