信函催收管理制度

信函催收管理制度一、总则1.目的为规范公司信函催收工作流程，加强应收账款管理，降低坏账风险，保障公司资金安全，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及应收账款信函催收的业务活动，包括但不限于销售部门与客户签订的各类销售合同所产生的应收账款。3.职责分工销售部门：负责应收账款的前期管理，包括客户信用评估、合同签订、发货跟踪等工作，并及时将应收账款信息反馈给财务部门。同时，负责对逾期应收账款进行初步分析，确定信函催收的对象、金额及期限，并撰写催收信函初稿。财务部门：负责应收账款的日常监控与统计分析，定期向销售部门提供应收账款账龄分析表等相关数据，协助销售部门制定催收策略。负责审核催收信函内容，确保信函的准确性和合规性，并根据催收结果进行账务处理。法务部门：为信函催收工作提供法律支持，审查催收信函的法律风险，对重大或复杂的应收账款催收事项提供法律意见和建议，协助处理可能涉及的法律纠纷。行政部门：负责催收信函的打印、封装、邮寄等工作，确保信函能够准确、及时地送达客户手中。同时，负责对信函催收过程中涉及的各类文件、资料进行归档管理。二、信函催收流程1.逾期账款确认财务部门应定期（至少每月一次）对公司的应收账款进行清查核对，编制应收账款账龄分析表，及时发现逾期账款。对于逾期超过[X]天的账款，应立即通知销售部门。销售部门收到财务部门通知后，对逾期账款进行详细调查，了解客户逾期原因，评估客户还款能力和还款意愿，并填写《逾期账款情况调查表》。2.催收信函起草根据《逾期账款情况调查表》的结果，销售部门负责起草催收信函。催收信函应明确表达公司对应收账款的立场和要求，包括账款金额、逾期期限、逾期利息计算方式等，并告知客户如不及时还款可能面临的后果。催收信函内容应语言简洁、措辞恰当、逻辑清晰，避免使用威胁性或侮辱性语言。信函中应注明公司的联系方式，以便客户能够及时与公司沟通。销售部门起草完成后，将催收信函初稿提交给财务部门和法务部门审核。3.审核与修改财务部门负责审核催收信函中的账款金额、逾期利息计算等财务数据的准确性，确保信函内容与公司财务记录一致。同时，审核信函中提及的收款要求是否符合公司相关政策和法律法规。法务部门负责审查催收信函的法律风险，重点关注信函内容是否存在法律瑕疵，是否可能引发法律纠纷。对于涉及重大法律问题的催收信函，法务部门应出具书面法律意见。根据财务部门和法务部门的审核意见，销售部门对催收信函进行修改完善，确保信函内容准确无误、合法合规。4.信函发送经审核通过的催收信函由行政部门负责打印、封装，并按照客户提供的地址或公司留存的有效联系方式进行邮寄。邮寄方式应选择具有可查询记录的快递服务，如EMS、顺丰等，并妥善保存快递单号。行政部门在信函寄出后，应及时将快递单号反馈给销售部门和财务部门，以便跟踪信函送达情况。5.跟踪与反馈销售部门负责跟踪催收信函的送达情况，如发现信函被退回或客户未收到，应及时与行政部门沟通，重新安排邮寄或采取其他送达方式。在信函发出后的[X]个工作日内，销售部门应与客户取得联系，了解客户对催收信函的反馈意见和还款计划。对于客户提出的合理疑问或困难，销售部门应及时给予解答和协助，并将沟通情况记录在《催收信函跟踪记录表》中。根据与客户的沟通情况，销售部门判断客户还款意愿和还款能力是否发生变化。如客户表示有还款意愿但暂时无法全额还款，销售部门应与客户协商制定分期还款计划，并将相关情况及时反馈给财务部门。如客户还款意愿不强或拒绝还款，销售部门应及时调整催收策略，并向财务部门和法务部门汇报。6.升级催收措施对于经过首次信函催收后仍未还款的客户，销售部门应在逾期账款逾期超过[X]天再次起草催收信函，加强催收力度。此次催收信函应强调逾期账款对客户信用记录的影响以及公司将采取进一步措施的决心。如客户在第二次信函催收后仍未还款，销售部门应与法务部门沟通，考虑采取法律诉讼等更严厉的催收措施。在决定采取法律行动前，法务部门应对案件进行全面评估，确保诉讼的可行性和胜诉几率。在整个催收过程中，销售部门应保持与财务部门的密切沟通，及时了解应收账款的回收情况，并根据实际情况调整催收策略。财务部门应根据催收结果及时进行账务处理，准确反映应收账款的变动情况。三、信函催收记录与档案管理1.记录要求销售部门应建立完善的信函催收记录档案，对每一笔逾期账款的催收过程进行详细记录。记录内容应包括客户基本信息、应收账款金额、逾期期限、催收信函内容、发送时间、送达情况、客户反馈意见、还款计划以及采取的催收措施等。催收信函的往来文件、快递单据、客户回复函件等相关资料也应一并纳入记录档案，确保记录的完整性和真实性。记录档案应按照时间顺序进行编号管理，便于查询和追溯。2.档案管理行政部门负责信函催收记录档案的集中管理，定期对档案进行整理、归档和保管。档案应存放于安全、保密的场所，防止档案丢失、损坏或泄露。档案管理人员应定期对档案进行清查核对，确保档案的准确性和完整性。如发现档案存在问题或缺失，应及时查明原因并进行补充或更正。信函催收记录档案的保存期限为自应收账款结清之日起[X]年。保存期满后，经公司相关领导批准，可按照公司档案管理制度进行销毁。四、绩效考核与奖惩1.绩效考核指标为激励销售部门积极开展信函催收工作，提高应收账款回收率，公司将信函催收工作纳入销售部门绩效考核体系。绩效考核指标主要包括应收账款回收率、逾期账款占比、坏账率等。应收账款回收率=（本期实际收回的逾期账款金额÷本期逾期账款总额）×100%逾期账款占比=（期末逾期账款余额÷期末应收账款总额）×100%坏账率=（本期实际发生的坏账金额÷本期应收账款总额）×100%2.奖励措施对于在信函催收工作中表现突出的销售团队或个人，公司将给予相应的奖励。奖励方式包括但不限于奖金、荣誉证书、晋升机会等。如销售团队在一个考核周期内应收账款回收率达到[X]%以上，且逾期账款占比控制在[X]%以内，公司将给予该团队[X]元的奖金，并在全公司范围内进行通报表扬。对于个人，如通过积极有效的信函催收工作成功收回大额逾期账款，为公司挽回重大损失，公司将根据其贡献大小给予[X]元至[X]元不等的奖金，并优先考虑晋升等职业发展机会。3.惩罚措施如销售部门在信函催收工作中未达到绩效考核指标要求，公司将视情节轻重给予相应的惩罚。惩罚方式包括但不限于扣减绩效奖金、警告、降职等。如销售团队在一个考核周期内逾期账款占比超过[X]%，且应收账款回收率低于[X]%，公司将扣减该团队当月绩效奖金的[X]%，并对团队负责人进行警告谈话。对于因个人工作失误或催收不力导致逾期账款未能及时收回，给公司造成经济损失的员工，公司将根据损失金额大小给予相应的经济处罚，并视情节严重程度给予降职、辞退等处理。五、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对应收账款信函催收工作进行审计监督，检查催收流程是否合规、催收记录是否完整、催收措施是否有效等。对于审计过程中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.定期检查与评估财务部门和销售部门应定期（至少每季度一次）对信函催收工作进行总结分析，评估催收效果，查找存在的问题和不足，并制定改进措施。同时，应将信函催收工作情况向公司管理层汇报，为公司决策提供参考依据。3.客户反馈监督公司设立客户反馈渠道，鼓励客户对信函催收工作提出意