保管物品管理制度VIP

保管物品管理制度一、总则（一）目的为了加强公司对保管物品的管理，规范保管物品的出入库、存储、盘点等流程，确保公司财产安全，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有保管物品的管理，包括但不限于办公用品、设备工具、原材料、成品等。（三）基本原则1.责任明确原则：明确各部门及人员在保管物品管理中的职责，确保责任落实到人。2.规范操作原则：严格按照规定的流程和标准进行保管物品的各项操作，保证管理工作的规范化。3.安全第一原则：采取有效措施保障保管物品的安全，防止丢失、损坏、变质等情况发生。4.效益优先原则：在保证保管物品安全和完整的前提下，提高保管效率，降低管理成本。二、管理职责（一）行政部门1.负责制定和完善保管物品管理制度，并监督执行。2.统一规划保管物品的存储区域，合理安排存储空间。3.负责办公用品、办公设备等的采购、入库、发放和日常管理。4.定期组织保管物品的盘点工作，编制盘点报告。（二）使用部门1.负责本部门保管物品的领用、使用和保管，指定专人负责物品管理。2.配合行政部门进行物品盘点工作，提供相关信息。3.如有物品损坏、丢失等情况，及时向行政部门报告，并说明原因。（三）财务部门1.负责保管物品的账目核算，确保账物相符。2.对保管物品的采购、报废等费用进行审核和监督。三、保管物品的分类及编号（一）分类1.办公用品：包括文具、纸张、文件夹、办公桌椅、电脑、打印机等。2.设备工具：如生产设备、维修工具、检测仪器等。3.原材料：用于生产产品的各种材料。4.成品：公司生产完成并检验合格的产品。5.其他物品：如礼品、样品、宣传资料等。（二）编号为便于管理和识别，对保管物品进行编号。编号规则如下：[具体编号规则，例如：部门代码（两位）+物品类别代码（两位）+顺序号（四位），如行政部办公用品的编号为01010001]四、采购与入库（一）采购申请1.使用部门根据工作需要，填写《保管物品采购申请表》，注明物品名称、规格、型号、数量、用途等，经部门负责人审核后提交行政部门。2.行政部门根据库存情况和实际需求，对采购申请进行审核。对于库存充足的物品，不予采购；对于确需采购的物品，报公司领导审批。（二）采购实施1.经审批后的采购申请，由行政部门负责组织采购。采购人员应选择合格的供应商，签订采购合同，确保采购物品的质量、价格和交货期。2.采购人员应及时跟踪采购进度，确保物品按时到货。物品到货前，应提前通知仓库管理人员做好验收准备。（三）验收1.物品到货后，仓库管理人员应按照采购合同和相关标准进行验收。验收内容包括物品的数量、规格、型号、质量等。2.对于验收合格的物品，仓库管理人员应在送货单上签字确认，并办理入库手续。入库时，应按照物品类别和编号进行存放，并做好标识。3.对于验收不合格的物品，仓库管理人员应及时通知采购人员与供应商联系，办理退货或换货手续。五、存储与保管（一）存储区域规划1.行政部门应根据保管物品的类别和特点，合理规划存储区域，设置不同的仓库或货位，如办公用品库、设备工具库、原材料库、成品库等。2.存储区域应保持整洁、通风、干燥，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。（二）物品存放1.物品应按照类别、编号、规格、型号等进行分类存放，并做好标识。标识应清晰、准确，便于识别和查找。2.同类物品应集中存放，不同类物品之间应保持一定的间距，避免相互混淆或挤压。3.易燃易爆、有毒有害等危险物品应单独存放，并设置明显的警示标识，按照相关安全规定进行管理。（三）保管措施1.仓库管理人员应定期对保管物品进行检查，查看物品是否完好、有无变质、损坏等情况。如发现问题，应及时报告并采取相应措施。2.对于易损、易变质的物品，应采取特殊的保管措施，如防潮、防晒、防虫等。3.建立库存台账，详细记录保管物品的出入库情况，包括日期、编号、名称、规格、型号、数量、来源、去向等，做到账物相符。4.仓库应配备必要的消防器材和安全设备，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。六、领用与发放（一）领用申请1.使用部门根据工作需要，填写《保管物品领用申请表》，注明物品名称、规格、型号、数量、用途等，经部门负责人审核后提交行政部门。2.行政部门根据库存情况和领用申请，进行审批。对于库存充足的物品，予以批准；对于库存不足的物品，应与使用部门协商解决。（二）发放1.经审批后的领用申请，仓库管理人员根据申请表进行物品发放。发放时，应核对物品的名称、规格、型号、数量等，确保准确无误。2.发放的物品应交付给领用人员，并由领用人员在《保管物品领用登记表》上签字确认。3.对于贵重物品或限量发放的物品，应实行领用审批制度，严格控制领用数量。七、借用与归还（一）借用申请1.因工作需要借用保管物品的，借用部门应填写《保管物品借用申请表》，注明借用物品名称、规格、型号、数量、借用期限、用途等，经部门负责人审核后提交行政部门。2.行政部门根据库存情况和借用申请，进行审批。对于库存充足且借用理由合理的，予以批准；对于不符合借用条件的，应拒绝借用。（二）借用1.经审批后的借用申请，仓库管理人员根据申请表进行物品借用。借用时，应向借用人员说明借用物品的保管要求和归还期限，并要求借用人员在《保管物品借用登记表》上签字确认。2.借用人员应妥善保管借用物品，不得擅自转借、挪用、损坏或丢失。如因保管不善造成物品损坏或丢失的，借用人员应照价赔偿。（三）归还1.借用期限届满，借用人员应及时归还借用物品。归还时，仓库管理人员应对借用物品进行检查，如发现物品损坏或丢失，应要求借用人员说明原因，并按照规定进行处理。2.借用人员归还物品后，仓库管理人员应在《保管物品借用登记表》上注明归还日期，并签字确认。八、盘点与清查（一）盘点计划1.行政部门应定期组织保管物品的盘点工作，制定详细的盘点计划，明确盘点范围、时间、人员、方法等。2.盘点计划应提前通知各部门，要求各部门做好相关准备工作。（二）盘点实施1.盘点人员应按照盘点计划，对保管物品进行逐一清点。盘点时，应认真核对物品的编号、名称、规格、型号、数量等，确保账物相符。2.对于盘点中发现的账物不符情况，应详细记录，并查明原因。属于记账错误的，应及时调整账目；属于物品丢失、损坏等原因的，应按照规定进行处理。（三）盘点报告1.盘点结束后，盘点人员应编制《保管物品盘点报告》，详细说明盘点情况，包括盘点范围、时间、人员、方法、账物相符情况、差异原因及处理建议等。2.《保管物品盘点报告》经盘点人员签字后，提交行政部门审核。行政部门审核后，报公司领导审批。（四）清查1.公司应不定期对保管物品进行清查，以确保保管物品的安全和完整。清查内容包括物品的数量、质量、存储状况等。2.清查发现问题的，应及时采取措施进行整改，并追究相关人员的责任。九、报废与处理（一）报废申请1.对于已损坏、无法使用或已超过使用期限的保管物品，使用部门应填写《保管物品报废申请表》，注明物品名称、规格、型号、数量、购置日期、报废原因等，经部门负责人审核后提交行政部门。2.行政部门会同财务部门等相关部门对报废申请进行审核。审核内容包括物品的实际状况、报废理由、是否符合报废条件等。（二）报废审批1.经审核通过的报废申请，报公司领导审批。公司领导根据实际情况进行审批，批准后的报废申请方可生效。2.对于价值较高的保管物品报废，应按照公司规定的审批流程进行，必要时需经过相关部门或专业机构的评估。（三）报废处理1.批准报废的保管物品，由行政部门负责组织处理。处理方式包括变卖、捐赠、报废销毁等。2.对于有利用价值的报废物品，应进行变卖处理，变卖收入应及时上缴公司财务部门。3.对于无利用价值的报废物品，应进行报废销毁处理，并做好记录。记录内容包括报废物品名称、规格、型号、数量、处理方式、处理时间、处理人员等。十、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对保管物品管理情况进行审计，检查制度执行情况、账目核算情况、物品保管情况等。2.审计发现问题的，应及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。（二）日常检查1.行政部门应定期对保管物品管理情况进行日常检查，检查内容包括仓库环境、物品存放、标识情况、出入库记录等。2.检查发现问题的，应及时通知相关部门进行整改，并跟踪整改情况