保管会计管理制度

保管会计管理制度一、总则（一）目的为了加强公司保管会计工作的规范化管理，提高保管会计工作质量和效率，确保公司资产的安全与完整，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及保管会计相关工作的所有部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则保管会计工作应当符合国家法律法规以及公司内部规章制度的要求，确保各项财务活动合法合规。2.准确性原则保证会计信息的真实、准确、完整，如实反映公司财物保管及相关财务状况和经营成果。3.及时性原则及时收集、处理、传递保管会计信息，为公司决策提供及时有效的支持。4.保密性原则严格遵守公司保密制度，对涉及保管会计工作的各类信息予以保密，防止信息泄露。二、保管会计岗位职责（一）保管会计主管岗位职责1.负责保管会计部门的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.审核保管会计凭证、账簿、报表等资料，确保财务数据的准确性和合规性。3.监督公司财物保管情况，定期组织盘点清查，对发现的问题及时提出整改意见并跟踪落实。4.参与公司财务预算编制工作，为预算管理提供财物保管方面的数据支持和分析建议。5.与其他部门沟通协调，提供财务方面的支持和服务，协助解决财物保管中的问题。6.负责保管会计人员的培训、考核和绩效评估工作，提升团队整体素质和业务能力。7.对保管会计工作中的重大事项及时向上级领导汇报，并提出处理建议。（二）保管会计岗位职责1.负责公司各类财物的出入库核算工作，准确记录财物的收发数量、金额和来源去向。2.根据审核无误的原始凭证编制记账凭证，及时登记保管会计账簿，做到账账相符、账实相符。3.定期核对财物库存账目与实际库存情况，发现差异及时查明原因并进行调整。4.协助编制财物盘点计划，参与财物盘点工作，负责盘点数据的记录、整理和分析，对盘盈、盘亏情况提出处理意见。5.负责保管会计档案的整理、归档和保管工作，确保档案资料的完整和安全。6.按时完成月度、季度、年度保管会计报表的编制工作，为公司财务报告提供准确的数据支持。7.负责与供应商、客户等核对往来账目，及时清理债权债务，防范财务风险。8.完成领导交办的其他与保管会计相关的临时性工作任务。三、财物保管核算流程（一）财物采购入库核算1.采购部门在收到采购的财物后，填写一式多联的“入库单”，详细注明财物名称、规格、型号、数量、单价、金额等信息，并经采购经办人、验收人签字确认后，将“入库单”传递给保管会计。2.保管会计根据“入库单”核对实物无误后，在“入库单”上加盖“已入库”章，并据此编制记账凭证，借记相关财物科目，贷记“应付账款”或“银行存款”等科目。3.对于货到票未到的财物，保管会计应在月末进行暂估入账处理，借记相关财物科目，贷记“应付账款——暂估应付款”科目；下月初用红字冲回暂估入账分录，待收到发票后再按正常业务进行处理。（二）财物领用核算1.各部门领用财物时，填写“领用单”，注明领用财物名称、规格、型号、数量、用途等信息，经部门负责人签字批准后，到仓库领取财物。2.仓库保管人员根据“领用单”发放财物，并在“领用单”上签字确认后，将“领用单”传递给保管会计。3.保管会计根据“领用单”编制记账凭证，借记相关成本费用科目，贷记相关财物科目。（三）财物盘存核算1.保管会计定期组织或参与公司的财物盘点工作，制定详细的盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工等。2.盘点人员对财物进行实地盘点，详细记录盘点结果，填写“盘点表”，包括财物名称、规格、型号、数量、实际盘点数、账存数、盘盈盘亏数量及金额等信息。3.保管会计根据“盘点表”编制“财物盘盈盘亏报告表”，分析盘盈盘亏原因，提出处理建议，报经相关领导审批后进行账务处理。对于盘盈的财物，借记相关财物科目，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目；经批准处理后，借记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目，贷记“管理费用”等科目。对于盘亏的财物，借记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目，贷记相关财物科目；属于应由责任人赔偿或保险公司赔偿的部分，借记“其他应收款”科目，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目；属于无法查明原因的部分，经批准后，借记“管理费用”等科目，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目。（四）财物处置核算1.公司因出售、报废、毁损等原因处置财物时，由相关部门提出申请，填写“财物处置申请表”，注明处置财物名称、规格、型号、数量、处置原因、处置方式等信息，经部门负责人、财务负责人、总经理等审批后进行处置。2.保管会计根据批准的“财物处置申请表”及相关处置证明文件，编制记账凭证，进行账务处理。对于出售财物，按实际收到的价款，借记“银行存款”等科目，按已计提的累计折旧，借记“累计折旧”科目，按其账面原价，贷记相关财物科目，按其差额，贷记或借记“资产处置损益”科目。对于报废、毁损的财物，按其账面价值，借记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目，按已计提的累计折旧，借记“累计折旧”科目，按其账面原价，贷记相关财物科目；清理过程中发生的清理费用及残料价值等，借记或贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目，贷记或借记“银行存款”“原材料”等科目；经批准后，借记“营业外支出——非流动资产处置损失”等科目，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目。四、保管会计档案管理（一）档案内容保管会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告、财物盘点资料、财物出入库单据、合同协议、税务资料、银行对账单等与保管会计工作相关的各类文件资料。（二）档案整理1.每月末，保管会计对当月的会计凭证进行整理，按编号顺序排列，检查凭证的完整性和准确性，剔除不合格的凭证。2.将整理好的会计凭证装订成册，在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、起止号码、凭证张数等信息，并由装订人在装订线封签处签名或盖章。3.对会计账簿、财务会计报告等其他会计档案，按照类别和时间顺序进行整理，编写档案目录，注明档案名称、保管期限等信息。（三）档案保管1.设立专门的保管会计档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案存放安全。2.按照档案类别和保管期限对档案进行分类存放，并建立档案索引，便于查找和调阅。3.保管会计档案的期限按照国家有关规定执行，一般分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年和30年。会计凭证、会计账簿等主要会计档案的保管期限为30年，月度、季度、半年度财务会计报告的保管期限为10年，年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册为永久保管。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和核对，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。（四）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅保管会计档案时，应填写“档案查阅申请表”，注明查阅档案的名称、查阅原因、查阅时间等信息，经所在部门负责人和财务负责人审批后，到保管会计档案室查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得在档案上涂改、标记、拆封、抽换等。如需复印档案资料，应经档案管理人员同意并登记。3.外单位人员因特殊原因需要查阅保管会计档案时，应持有单位介绍信，经公司总经理批准后，方可查阅。查阅时，必须由公司财务人员陪同，查阅范围严格按照批准的内容进行。4.公司内部人员因工作需要借阅保管会计档案时，应填写“档案借阅申请表”，注明借阅档案的名称、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人、财务负责人和总经理审批后，到保管会计档案室办理借阅手续。5.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、涂改、污损，确保档案的完整和安全。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应进行核对，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。（五）档案销毁1.保管会计档案保管期满，需要销毁时，由保管会计提出销毁申请，填写“档案销毁申请表”，注明拟销毁档案的名称、类别、数量、起止年度、档案编号等信息，并详细说明销毁原因。2.财务负责人对销毁申请进行审核，签署意见后报公司总经理审批。3.公司总经理批准后，由财务部门、审计部门、档案管理部门等共同组成档案销毁小组，负责档案销毁工作的具体实施。4.档案销毁小组应对拟销毁的档案进行逐一清点核对，确保销毁档案的准确性和完整性。核对无误后，在指定地点进行销毁，并由档案销毁小组成员在“档案销毁清册”上签字确认。5.档案销毁清册应永久保存，作为公司档案管理的重要资料。五、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对保管会计工作进行审计监督，检查保管会计制度的执行情况、财物保管核算的准确性和合规性、会计档案管理的规范性等，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务部门自查保管会计主管应定期组织保管会计人员对保管会计工作进行自查，检查财务数据的准确性、凭证账簿的完整性、财物盘点的及时性等，发现问题及时纠正，并做好自查记录。（三）上级监督检查公司财务负责人及上级领导定期对保管会计工作进行监督检查，通过听取汇报、查阅资料、实地查看等方式，了解保管会计工作情况，对发现的问题提出改进要求，督促相关人员及时整改。六、考核与奖惩（一）考核1.建立保管会计人员考核制度，对保管会计人员的工作表现、业务能力、职业操守等方面进行考核评价。2.考核指标包括工作完成情况、工作质量、工作效率、团队协作、遵守制度等方面。3.考核方式采用定期考核与不定期考核相结合的方式，定期考核每半年进行一次，不定期考核根据公司实际情况随时开展。4.考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。考核结果作为保管会计人员薪酬调整、岗位晋升、奖励惩罚的重要依据。（二）奖惩1.对于在保管会计工作中表现突出、成绩显著的人员，给予以下奖励：通报表扬；给予一定金额的奖金；在岗位晋升、培训学习等方面给予优先考虑。2.对于在保管会计工作中违反公司制度、出现重大失误或造成公司经济损失的人员，给予以下惩罚：批评教育；扣