信封外协管理制度

信封外协管理制度一、总则（一）目的为加强公司信封外协管理，规范信封外协工作流程，确保信封供应的质量、及时性和成本效益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有信封外协业务，包括但不限于信封的设计、印刷、采购、验收等环节。（三）基本原则1.质量第一原则：确保外协信封符合公司业务需求和相关质量标准。2.成本控制原则：在保证质量的前提下，合理控制信封外协成本。3.合作共赢原则：与外协供应商建立长期稳定、互利共赢的合作关系。4.规范流程原则：明确各环节工作流程和职责，确保工作有序进行。二、职责分工（一）采购部门1.负责寻找、筛选和评估信封外协供应商，建立供应商档案。2.与选定的供应商签订采购合同，明确双方权利义务。3.根据公司需求下达采购订单，跟踪订单执行情况，确保按时交货。4.负责与供应商沟通协调，处理采购过程中的问题和纠纷。（二）行政部门1.提出信封的规格、样式、数量等需求，并与采购部门沟通确认。2.协助采购部门进行供应商评估和选择。3.参与信封的验收工作，确保符合公司使用要求。（三）质量控制部门1.制定信封质量检验标准和验收流程。2.对到货信封进行抽检或全检，确保质量合格。3.对不合格信封提出处理意见，跟踪整改情况。（四）财务部门1.审核采购合同和付款申请，确保资金支付合规。2.负责核算信封采购成本，进行成本分析和控制。三、供应商管理（一）供应商选择1.供应商筛选标准具有合法经营资质，信誉良好，无不良记录。具备生产信封所需的设备、技术和人员，生产能力满足公司需求。产品质量符合国家相关标准和公司要求，能提供质量合格证明文件。价格合理，具有成本优势，能提供详细的报价清单。售后服务良好，能及时响应公司需求，处理质量问题和退换货等事宜。2.供应商选择流程采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商进行初步筛选，确定潜在供应商名单。向潜在供应商发送询价函，要求其提供公司简介、产品目录、报价单等资料。采购部门会同行政、质量控制等部门对潜在供应商进行实地考察或样品评估。根据考察和评估结果，综合考虑各方面因素，选定合格供应商，并报公司领导审批。（二）供应商评估与考核1.定期评估采购部门每年对供应商进行一次全面评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。质量控制部门提供产品质量评估报告，行政部门反馈交货期和服务情况，财务部门提供成本分析数据。根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.动态考核在日常合作过程中，采购部门对供应商的表现进行动态考核，如出现质量问题、交货延迟、服务不到位等情况，及时记录并反馈给供应商。对于考核不合格的供应商，采购部门发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采购部门有权暂停或终止合作。（三）供应商激励与约束1.激励措施对于优秀供应商，公司给予一定的奖励，如增加订单份额、提供优先付款等优惠政策。定期组织供应商交流活动，分享合作经验，增进双方了解和信任。2.约束措施在采购合同中明确违约责任，对供应商的违约行为进行约束。建立供应商黑名单制度，对于严重违约的供应商，禁止其再次参与公司外协业务。四、采购管理（一）采购计划制定1.行政部门根据公司业务发展和实际需求，定期（每月/每季度）制定信封需求计划，明确信封的规格、样式、数量等信息，并提交给采购部门。2.采购部门结合库存情况和供应商生产周期，对行政部门提交的需求计划进行审核和调整，制定采购计划。（二）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、付款方式等条款进行谈判，达成一致后签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等内容，确保合同合法有效。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给行政、质量控制、财务等相关部门。（三）采购订单下达1.采购部门根据采购合同和采购计划，向供应商下达采购订单，明确订单编号、产品规格、数量、交货日期、交货地点等信息。2.采购订单下达后，采购部门应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。（四）采购成本控制1.采购部门在采购过程中应充分进行市场调研，与供应商进行价格谈判，争取最优采购价格。2.财务部门协助采购部门进行成本核算和分析，定期对采购成本进行监控和评估，提出成本控制建议。3.在保证质量的前提下，鼓励采购部门通过优化采购批量、选择合适的运输方式等措施降低采购成本。五、质量控制（一）质量标准制定1.质量控制部门根据国家相关标准和公司实际需求，制定信封质量检验标准，明确外观、尺寸、材质、印刷质量等方面的要求。2.质量检验标准应书面化，并及时传达给采购部门、供应商和验收人员。（二）进货检验1.信封到货后，采购部门应及时通知质量控制部门进行验收。2.质量控制部门按照制定的质量检验标准对到货信封进行抽检或全检，填写检验记录。3.对于检验合格的信封，质量控制部门出具检验合格报告，采购部门办理入库手续；对于检验不合格的信封，质量控制部门出具不合格报告，采购部门负责与供应商沟通协商处理，如退货、换货、补货等。（三）过程质量监控1.在信封生产过程中，质量控制部门可根据需要对供应商进行不定期的现场检查，监督其生产过程是否符合质量要求。2.要求供应商提供生产过程中的质量控制记录，如原材料检验报告、生产工序检验记录等，以便质量控制部门进行审核和追溯。（四）质量问题处理1.对于验收过程中发现的质量问题，采购部门应及时与供应商沟通，要求其在规定时间内采取整改措施。2.供应商整改完成后，质量控制部门对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。3.对于因质量问题给公司造成损失的，公司有权按照采购合同的约定要求供应商承担相应的赔偿责任。六、交货管理（一）交货期确认1.采购部门在与供应商签订采购合同时，应明确交货日期，并要求供应商提供详细的生产计划和进度安排。2.采购部门根据供应商提供的信息，定期跟踪订单执行进度，及时掌握交货动态。如发现可能影响交货期的问题，应提前与供应商沟通协调，采取措施确保按时交货。（二）交货验收1.信封到货前，采购部门应提前通知行政部门和质量控制部门做好验收准备。2.交货时，供应商应提供送货清单，注明产品规格、数量、交货日期等信息。3.验收人员按照质量检验标准和送货清单对到货信封进行验收，检查外观、数量、规格等是否符合要求。验收合格后，办理签收手续；验收不合格的，按照质量问题处理流程进行处理。（三）交货延迟处理1.如供应商未能按时交货，采购部门应及时与供应商沟通，了解延迟原因，并要求其给出预计交货时间。2.对于因供应商原因导致的交货延迟，采购部门应根据合同约定追究其违约责任。如延迟交货对公司业务造成重大影响的，采购部门有权暂停或终止合作，并要求供应商赔偿相应损失。3.采购部门应及时将交货延迟情况反馈给行政部门，以便行政部门调整工作安排，减少对公司业务的影响。七、付款管理（一）付款申请1.采购部门在收到供应商提供的发票和送货清单后，核对无误后填写付款申请单，注明采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式等信息。2.付款申请单应附上采购合同副本、验收合格报告、发票等相关资料，提交给财务部门审核。（二）付款审核1.财务部门收到付款申请单后，按照公司财务制度和采购合同约定对申请资料进行审核。2.审核内容包括发票真实性、金额准确性、付款条款合规性等。如发现问题，财务部门应及时与采购部门沟通核实，并要求供应商进行整改。3.财务部门审核通过后，将付款申请单提交给公司领导审批。（三）付款执行1.公司领导审批通过后，财务部门按照审批意见安排付款。2.付款方式可根据采购合同约定选择银行转账、支票等方式进行支付。3.财务部门在付款后，应及时登记付款台账，记录付款日期、金额、供应商等信息，以便进行财务核算和跟踪管理。八、档案管理（一）供应商档案1.采购部门负责建立供应商档案，档案内容包括供应商基本信息、营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件、产品目录、报价单、采购合同、质量评估报告、考核记录等。2.供应商档案应定期更新，确保档案信息的准确性和完整性。（二）采购合同档案1.采购部门负责保管采购合同档案，合同档案应包括采购合同正本、副本、补充协议、变更记录等。2.采购合同档案应按照合同编号进行分类存放，便于查询和管理。（三）质量检验档案1.质量控制部门负责建立质量检验档案，档案内容包括质量检验标准、检验记录、检验报告、不合格处理记录等。2.质量检验档案应按照时间顺序进行整理归档，保存期限应符合公司档案管理规定。（四）付款