保税物料管理制度

保税物料管理制度一、总则（一）目的为加强公司保税物料的管理，规范保税物料的采购、存储、使用、核销等流程，确保保税物料的安全、完整，提高物料使用效率，降低公司运营成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及保税物料管理的部门和人员，包括但不限于采购部门、仓储部门、生产部门、财务部门等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关保税物料管理的法律法规和海关监管要求。2.准确性原则：确保保税物料的各项信息准确无误，包括数量、规格、价值等。3.安全性原则：采取有效措施保障保税物料的存储安全，防止物料损坏、丢失、变质等情况发生。4.效益性原则：合理控制保税物料库存，提高物料周转效率，降低库存成本。二、保税物料定义与分类（一）定义保税物料是指经海关批准，未办理纳税手续进境，在境内储存、加工、装配后复运出境的货物。（二）分类1.原材料：用于生产产品的各种基础材料，如钢材、塑料颗粒等。2.零部件：构成产品的各种零部件，如电子元器件、机械零件等。3.包装材料：用于产品包装的材料，如纸箱、包装袋等。4.其他：根据公司业务需要，经海关认定的其他保税物料。三、管理职责（一）采购部门1.负责保税物料的采购计划制定，根据生产需求和库存情况，合理安排采购数量和时间。2.选择合格的供应商，确保所采购的保税物料符合质量要求和海关规定。3.在采购合同中明确保税物料的相关条款，如价格、交货期、质量标准、海关监管要求等，并及时将采购合同副本提交给相关部门备案。（二）仓储部门1.负责保税物料的入库验收，核对物料的数量、规格、质量等与采购订单和送货单是否一致，确保入库物料符合要求。2.按照海关监管要求，对保税物料进行分区存放，设置明显的标识，确保物料存储安全、有序。3.建立保税物料库存台账，详细记录物料的出入库情况，定期与财务部门进行核对，保证账实相符。4.负责保税物料的保管和养护工作，采取必要的防潮、防虫、防火、防盗等措施，确保物料质量不受影响。（三）生产部门1.根据生产计划，合理领用保税物料，填写物料领用单，注明领用物料的名称、规格、数量、用途等信息。2.负责生产过程中保税物料的使用管理，确保物料的合理使用，避免浪费和损失。3.对生产过程中产生的边角料、废料等及时进行清理和回收，并按照规定办理相关手续。（四）财务部门1.负责保税物料的账务核算，按照会计准则和海关规定，准确记录保税物料的采购成本、生产成本、库存价值等。2.定期与采购部门、仓储部门核对保税物料的账目，确保财务数据的准确性。3.根据保税物料的核销情况，及时进行税务处理，确保公司税务合规。（五）海关事务管理部门1.熟悉国家有关保税物料管理的法律法规和海关监管政策，为公司提供相关咨询和指导。2.负责办理公司保税物料的备案、变更、核销等海关手续，确保公司保税业务符合海关要求。3.配合海关对公司保税物料进行监管，及时提供相关资料和信息，协助海关开展核查工作。四、保税物料采购管理（一）采购计划1.生产部门应根据年度生产计划和月度生产排程，提前向采购部门报送保税物料需求计划。需求计划应明确物料的名称、规格、数量、预计到货时间等信息。2.采购部门结合库存情况，对生产部门报送的需求计划进行审核和汇总，制定保税物料采购计划。采购计划应包括采购数量、采购时间、采购预算等内容，并报公司相关领导审批。（二）供应商选择1.采购部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等方面进行评估和审核。只有列入合格供应商名录的供应商才有资格参与公司保税物料的采购。2.在选择供应商时，采购部门应优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、能够满足公司交货期要求的供应商。对于新供应商，采购部门应进行实地考察，确保其具备供应能力和合规经营资质。（三）采购合同签订1.采购部门在确定供应商后，应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物料的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.对于涉及保税物料的采购合同，采购部门应在合同中明确注明“保税货物”字样，并按照海关监管要求，约定相关的报关、运输、存储等事项。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交给仓储部门、财务部门、海关事务管理部门等相关部门备案。（四）采购执行1.采购部门应按照采购合同约定的交货期，及时跟踪供应商的发货情况，确保保税物料按时到货。2.在保税物料到货前，采购部门应通知仓储部门做好收货准备工作，包括安排验收场地、准备验收工具等。3.保税物料到货时，采购部门应要求供应商提供送货单、发票等相关资料，并及时将这些资料转交给仓储部门进行验收。五、保税物料入库管理（一）验收准备1.仓储部门在接到采购部门的收货通知后，应安排专人负责保税物料的验收工作。验收人员应熟悉物料的验收标准和方法，具备相关的业务知识和技能。2.验收人员应根据采购合同和送货单，准备好验收所需的工具和计量器具，如卡尺、磅秤、检验报告等。3.验收人员应提前清理验收场地，确保验收场地干净、整洁、安全。（二）数量验收1.验收人员应按照送货单上注明的数量，对保税物料进行逐件清点或称重计量，确保实际到货数量与送货单一致。2.如发现到货数量与送货单不符，验收人员应及时与供应商沟通核实，并做好记录。对于短缺或溢余的物料，应要求供应商在规定时间内补齐或办理相关手续。（三）质量验收1.验收人员应按照采购合同约定的质量标准，对保税物料的外观、规格、性能等进行检验。对于需要进行理化检验的物料，应及时送公司质量检验部门进行检测。2.如发现物料质量不符合要求，验收人员应拒绝收货，并及时通知采购部门与供应商协商解决。对于不合格物料，应按照公司相关规定进行处理，如退货、换货、降价等。（四）入库手续办理1.经检验合格的保税物料，验收人员应填写入库单，注明物料的名称、规格、数量、入库日期、供应商名称等信息。入库单应一式多联，分别交给仓储部门、采购部门、财务部门等相关部门。2.仓储部门根据入库单，将保税物料按照规定的存储区域和方式进行存放，并在库存台账上登记入库信息。3.采购部门应及时将入库单与采购合同、送货单等资料进行核对，确保各项信息一致。同时，采购部门应将入库情况反馈给财务部门，以便财务部门进行账务处理。六、保税物料存储管理（一）存储区域划分1.仓储部门应根据保税物料的种类、性质、用途等，对保税仓库进行合理的区域划分，设置原材料区、零部件区、包装材料区、成品区等不同的存储区域。2.对于易燃易爆、有毒有害等特殊性质的保税物料，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施，确保物料存储安全。（二）标识管理1.仓储部门应对每一种保税物料设置明显的标识，标识应包括物料名称、规格、型号、批次、入库日期、保质期等信息。2.标识应采用耐久性好、不易褪色的材料制作，并张贴或悬挂在物料的显著位置。对于体积较小的物料，可采用标签粘贴的方式进行标识。（三）库存盘点1.仓储部门应定期对保税物料进行库存盘点，确保账实相符。盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。2.在盘点前，仓储部门应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员、盘点方法等内容。盘点人员应认真核对物料的数量、规格、质量等信息，并做好记录。3.盘点结束后，仓储部门应编制盘点报告，对盘点结果进行分析和总结。如发现账实不符，应及时查明原因，并采取相应的措施进行调整。（四）库存安全管理1.仓储部门应加强对保税物料库存的安全管理，设置必要的安全设施，如消防器材、防盗设备、通风设备等，并确保其正常运行。2.仓库管理人员应严格遵守仓库安全管理制度，严禁无关人员进入仓库区域。在仓库内不得吸烟、明火作业等，确保仓库环境安全。3.对于易受潮、易变质的保税物料，仓储部门应采取必要的防潮、防虫、防腐等措施，确保物料质量不受影响。七、保税物料使用管理（一）领用流程1.生产部门根据生产计划和实际需求，填写物料领用单，注明领用物料的名称、规格、数量、用途等信息。物料领用单应经部门负责人审核签字后，提交给仓储部门。2.仓储部门接到物料领用单后，应核对领用物料的库存情况和领用单的填写内容。如库存充足，应及时办理发料手续；如库存不足，应及时通知采购部门补货。3.仓储部门按照物料领用单上注明的数量，将保税物料发放给生产部门，并在库存台账上登记出库信息。同时，仓储部门应将物料领用单的一联交给财务部门，以便财务部门进行账务处理。（二）使用监督1.生产部门应加强对保税物料使用过程的管理，确保物料的合理使用，避免浪费和损失。生产部门应建立物料使用台账，详细记录物料的领用、消耗、剩余等情况。2.公司应定期对生产部门的物料使用情况进行检查和监督，如发现物料浪费或违规使用等情况，应及时责令生产部门进行整改，并按照公司相关规定进行处理。3.对于生产过程中产生的边角料、废料等，生产部门应及时进行清理和回收，并按照规定办理相关手续。仓储部门应设立专门的边角料、废料存放区域，对其进行妥善保管。八、保税物料核销管理（一）核销期限1.公司应按照海关规定的核销期限，及时办理保税物料的核销手续。一般情况下，保税物料的核销期限为自进口之日起一年。2.对于因特殊原因需要延长核销期限的，公司应提前向海关提出申请，并说明延期理由和预计核销时间。经海关批准后，方可延长核销期限。（二）核销资料准备1.在办理保税物料核销手续前，公司相关部门应准备好以下核销资料：采购合同、发票、报关单、入库单、出库单、库存盘点报告、生产报表、边角料处理记录等。2.核销资料应真实、准确、完整，能够反映保税物料的采购、存储、使用、处置等全过程情况。（三）核销流程1.海关事务管理部门负责收集、整理公司相关部门提交的核销资料，并进行初步审核。审核无误后，将核销资料提交给海关进行核销。2.海关对公司提交的核销资料进行审核，并可能对公司进行实地核查。公司应积极配合海关的核查工作，如实提供相关资料和信息。3.经海关核销通过后，海关事务管理部门应及时将核销结果通知公司相关部门。如核销存在问题，公司应按照海关要求进行整改，并重新提交核销资料进行核销。九、罚则（一）违反本制度规定，有下列情形之一的，由公司责令改正，并对相关责任人给予警告处分：1.未按照规定制定或执行保税物料采购计划的；2.未按照规定对保税物料进行验收、存储、使用、核销等管理的；3.未及时办理保税物料的备案、变更、核销等海关手续的；4.其他违反本制度规定，但情节较轻的行为。（二）违反本制度规定，有下列情形之一的，由公司责令改正，并处以罚款；对相关责任人给予记过处分；情节严重的，给予降职、撤职、开除等处分：1.擅自采购未经海关批准的保税物料的；2.故意虚