保洁合同管理制度

保洁合同管理制度一、总则（一）目的为规范公司保洁合同的管理，确保保洁服务质量，明确双方权利义务，保障公司办公环境的整洁与卫生，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司与保洁服务供应商签订的所有保洁合同，包括但不限于办公区域、公共区域、附属设施等的保洁服务。（三）基本原则1.合法合规原则：保洁合同的签订、履行应符合国家法律法规及相关政策的要求。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订保洁合同，明确各自的权利和义务。3.诚实守信原则：双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，确保保洁服务的质量和效果。4.监督考核原则：建立有效的监督考核机制，对保洁服务供应商的服务质量进行定期评估和考核，确保保洁工作达到合同要求。二、合同签订（一）供应商选择1.供应商筛选人力资源部负责对保洁服务供应商进行筛选，收集相关供应商信息，包括公司资质、业绩、信誉等。通过实地考察、参考其他客户评价等方式，对候选供应商进行综合评估，确定符合公司要求的供应商名单。2.招标采购根据公司保洁服务需求，对于金额较大或服务期限较长的保洁项目，采用招标方式进行采购。编制招标文件，明确保洁服务的范围、标准、期限、费用支付方式等要求。组织开标、评标会议，按照评标标准确定中标供应商。3.合同谈判与中标供应商进行合同谈判，进一步明确双方权利义务、服务细节、违约责任等条款。谈判过程中，应充分沟通，确保合同条款清晰、合理、公平，符合公司利益。（二）合同条款1.服务内容详细描述保洁服务的具体范围，包括办公区域的地面清洁、桌面擦拭、垃圾清运，公共区域的楼梯、电梯、走廊清洁，卫生间的日常保洁等。明确各项保洁工作的频次和标准，如地面每日清扫[X]次，达到无明显污渍、水渍；卫生间每[X]小时巡查并清洁一次，保持无异味、设施完好等。2.服务期限明确保洁合同的起始日期和终止日期，合同期限一般为[X]年，期满后根据双方合作情况决定是否续签。3.费用支付约定保洁服务费用的计算方式，通常按照每月[X]元或每平方米[X]元计算。明确费用支付周期，如每月[X]日前支付上月保洁服务费用。规定费用支付方式，如银行转账等，并要求供应商提供正规发票。4.双方权利义务公司权利义务有权对保洁服务质量进行监督检查，提出整改意见和要求。按照合同约定及时支付服务费用。为保洁工作提供必要的协助和支持，如提供清洁工具存放空间、告知特殊区域清洁要求等。供应商权利义务按照合同约定提供优质的保洁服务，配备足够的保洁人员，并确保人员稳定。遵守公司的规章制度，不得在工作期间从事与保洁工作无关的事情。定期对保洁人员进行培训，提高服务水平和质量。负责保洁工具和清洁用品的采购和更换，但应符合公司环保要求。5.违约责任明确双方若未履行合同约定的义务应承担的违约责任。例如，供应商若未达到保洁服务标准，公司有权扣除相应的服务费用，并要求供应商限期整改；若整改后仍不符合要求，公司有权解除合同。公司若未按时支付服务费用，每逾期一日应按照未支付金额的[X%]向供应商支付违约金。6.保密条款双方应对在合同履行过程中知悉的对方商业秘密、公司内部信息等予以保密。未经对方书面同意，任何一方不得向第三方披露或使用对方的保密信息。（三）合同签订流程1.合同起草：人力资源部根据谈判结果起草保洁合同文本，确保合同条款完整、准确、合法。2.审核会签合同文本起草完成后，提交公司法务部门进行法律审核，确保合同不存在法律风险。同时，送相关部门如行政部门、财务部门等进行会签，各部门根据职责对合同条款进行审核，提出意见和建议。3.领导审批：经法务审核和各部门会签后的合同文本，提交公司领导审批。领导根据公司整体利益和合同内容进行审批，决定是否签订合同。4.合同签订：合同经领导审批通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订保洁合同，并加盖双方公章。三、合同执行（一）服务监督1.日常检查行政部门负责对保洁服务进行日常检查，安排专人定期对办公区域、公共区域等的清洁情况进行巡查。检查内容包括保洁工作是否按照合同约定的频次和标准执行，如地面是否干净、卫生间是否无异味等。对于发现的问题，及时记录并拍照留存，当场反馈给保洁服务供应商，要求其限期整改。2.定期评估每月末由行政部门组织相关人员对保洁服务供应商的服务质量进行全面评估。评估方式包括查看现场清洁效果、查阅保洁工作记录、收集员工反馈意见等。根据评估结果，填写《保洁服务质量评估表》，对供应商的服务质量进行打分，并提出改进建议。（二）沟通协调1.建立沟通机制公司与保洁服务供应商建立定期沟通机制，每周召开一次保洁工作协调会议。会议由行政部门主持，双方就保洁工作中存在的问题、改进措施、下周工作计划等进行沟通和交流。2.及时反馈问题行政部门或公司员工在日常工作中发现保洁服务问题时，应及时向保洁服务供应商反馈。反馈方式可包括口头通知、书面通知或通过工作群等方式告知供应商具体问题及整改要求。3.供应商反馈保洁服务供应商应及时响应公司提出的问题和要求，对于需要协调解决的事项，应在规定时间内给予回复。如因特殊情况无法按时完成整改或需要变更服务安排，应提前向公司说明原因，并提出解决方案。（三）费用支付1.费用核算财务部门每月根据行政部门提供的保洁服务质量评估表及相关工作记录，对保洁服务费用进行核算。核实本月保洁服务是否达到合同约定标准，按照费用计算方式准确计算应支付的服务费用。2.支付申请财务部门在完成费用核算后，填写《保洁服务费用支付申请表》，附上相关证明材料，如评估表、发票等。将申请表提交给财务负责人审核，审核通过后提交公司领导审批。3.费用支付经公司领导审批同意后，财务部门按照合同约定的支付方式和时间，将保洁服务费用支付给供应商。四、合同变更与终止（一）合同变更1.变更情形在保洁合同履行过程中，如因公司需求变化、法律法规调整、不可抗力等原因需要变更合同条款，双方可协商一致进行变更。例如，公司新增办公区域需要纳入保洁服务范围，或因环保要求需更换清洁用品等情况。2.变更流程任何一方提出合同变更申请，应填写《保洁合同变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容等。提交申请后，由双方进行协商，达成一致意见后签订《保洁合同变更协议》，作为原合同的补充文件。《保洁合同变更协议》签订后，按照合同签订流程进行审核、会签和领导审批。（二）合同终止1.终止情形保洁合同期满，双方未续签合同的，合同自动终止。在合同履行期间，若一方严重违反合同约定，另一方有权解除合同。例如，供应商连续多次未达到保洁服务标准且拒不整改，公司有权解除合同；或公司未按时支付服务费用，经催告后仍未支付，供应商有权解除合同。因不可抗力等原因导致合同无法继续履行的，合同可以终止。2.终止流程合同终止前，双方应进行工作交接。行政部门负责监督保洁服务供应商清理现场、归还公司提供的工具和设备等。供应商完成工作交接后，提交《保洁合同终止申请》，说明合同终止原因及工作交接情况。公司相关部门对合同终止事项进行审核，确认无误后办理合同终止手续，并按照合同约定处理相关费用结算、违约责任等事宜。五、档案管理（一）合同档案建立1.人力资源部负责建立保洁合同档案，对每份保洁合同进行编号管理，确保档案的完整性和可追溯性。2.合同档案应包括合同文本、招标文件、投标文件、谈判记录、变更协议、终止申请等相关资料。（二）档案保管1.保洁合同档案由专人负责保管，存放于安全、保密的档案柜中。2.定期对合同档案进行整理和归档，确保档案资料的整齐、有序。（三）档案查阅1.因工作需要查阅保洁合同档案的，需填写《保洁合同档案查阅申请表》，注明查阅原因和查阅内容。2.