保密邮件管理制度

保密邮件管理制度一、总则（一）目的为加强公司保密邮件的管理，确保公司机密信息的安全，防止公司机密信息的泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在使用公司邮件系统过程中涉及保密邮件的管理。（三）基本原则1.严格保密原则：所有涉及公司机密的邮件必须严格保密，未经授权不得向任何第三方披露。2.分级管理原则：根据邮件内容的敏感程度，对保密邮件进行分级管理，采取相应的保密措施。3.规范操作原则：员工在处理保密邮件时，必须严格按照本制度规定的流程和操作规范进行，确保邮件的安全传递和存储。二、保密邮件的定义与分级（一）保密邮件的定义保密邮件是指涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息、人事信息等机密内容的邮件。（二）保密邮件的分级1.绝密级：涉及公司核心商业秘密、重大技术突破、关键财务数据等极其重要且一旦泄露将给公司带来巨大损失的信息。2.机密级：涉及公司重要业务信息、客户关键信息、内部管理策略等，泄露后可能对公司业务产生较大影响的信息。3.秘密级：涉及公司一般业务信息、普通客户资料等，泄露后可能对公司正常运营造成一定影响的信息。三、保密邮件的发送与接收（一）发送保密邮件的要求1.明确收件人：发送保密邮件前，必须明确收件人，确保邮件仅发送给需要知晓该机密信息的人员。严禁将保密邮件发送给无关人员。2.正确标注密级：在邮件主题前显著标注邮件的密级，如“[绝密级]关于新产品研发计划”。3.加密处理：对于绝密级和机密级保密邮件，必须进行加密处理。可使用公司指定的加密软件或工具对邮件内容进行加密，确保邮件在传输过程中的安全性。4.审批流程：发送绝密级保密邮件，须经部门负责人、分管领导审核，并报总经理批准。发送机密级保密邮件，须经部门负责人审核，分管领导批准。发送秘密级保密邮件，须经部门负责人批准。审批通过后，方可发送保密邮件。发送人应留存审批记录，以备查阅。（二）接收保密邮件的要求1.及时查收：员工应定期查收邮件，确保及时接收保密邮件。对于涉及重要事项的保密邮件，应优先处理。2.确认密级：接收保密邮件时，首先查看邮件主题前的密级标注，确认邮件的敏感程度。3.妥善保存：将接收的保密邮件妥善保存于公司指定的存储位置或个人加密文件夹中，不得随意转发、复制或删除。四、保密邮件的阅读与处理（一）阅读保密邮件的要求1.在指定环境阅读：员工应在公司内部办公区域或经授权的安全环境下阅读保密邮件，不得在公共场所或不安全的网络环境中阅读。2.严格限制知悉范围：阅读保密邮件时，应确保只有需要知晓该信息的人员在场，严格限制知悉范围。不得将保密邮件内容告知无关人员。3.不得私自留存副本：未经授权，不得私自留存保密邮件的副本。阅读完毕后，应按照规定进行处理。（二）处理保密邮件的要求1.及时回复：对于需要回复的保密邮件，应在规定时间内进行回复，并确保回复内容的准确性和保密性。回复邮件时，同样要按照发送保密邮件的要求进行标注密级、加密处理和审批流程。2.妥善归档：处理完毕的保密邮件，应按照公司档案管理规定进行妥善归档。归档时，应确保邮件的完整性和可追溯性。3.销毁处理：对于不再需要保存的保密邮件，应按照公司规定的销毁流程进行销毁。销毁方式可采用粉碎、删除等方式，确保邮件内容无法恢复。五、保密邮件的存储与保管（一）存储方式1.公司邮件服务器存储：公司保密邮件应存储于公司邮件服务器的加密存储区域，由公司信息技术部门负责维护和管理。2.个人加密文件夹存储：员工可在个人电脑中设置加密文件夹，用于存储个人接收和处理的保密邮件。加密文件夹应使用公司指定的加密软件进行加密，并设置强密码。（二）保管责任1.信息技术部门：负责公司邮件服务器存储的保密邮件的日常维护、备份和安全管理，确保邮件数据的完整性和安全性。定期对邮件服务器进行安全检查和漏洞修复，防止数据泄露。2.员工个人：负责个人加密文件夹中保密邮件的保管，确保密码安全。不得将个人加密文件夹的密码告知他人。如发现密码泄露或存在安全风险，应及时更换密码。（三）存储期限1.绝密级保密邮件：存储期限为[X]年，自邮件生成之日起计算。2.机密级保密邮件：存储期限为[X]年，自邮件生成之日起计算。3.秘密级保密邮件：存储期限为[X]年，自邮件生成之日起计算。存储期限届满后，由信息技术部门或员工个人按照规定进行销毁处理。六、保密邮件的安全审计与监督（一）安全审计1.信息技术部门：公司信息技术部门应建立邮件系统安全审计机制，对保密邮件的发送、接收、阅读、处理、存储等操作进行实时监测和记录。审计记录应至少保存[X]年，以备查阅。2.审计内容：审计内容包括邮件的发送时间、发件人、收件人、主题、密级、内容摘要、操作时间等信息。通过审计，及时发现和处理异常操作行为，防止保密邮件泄露。（二）监督检查1.内部监督：公司人力资源部门和各部门负责人应定期对员工处理保密邮件的情况进行监督检查，确保员工严格遵守本制度规定。对于发现的问题，及时督促整改。2.外部审计：公司可定期聘请外部专业审计机构对公司保密邮件管理制度的执行情况进行审计，评估制度的有效性和合规性，发现潜在风险并提出改进建议。七、保密培训与教育（一）培训计划1.定期培训：公司人力资源部门应制定保密邮件管理培训计划，定期组织员工进行培训。培训内容包括保密邮件的定义、分级、发送与接收要求、阅读与处理规范、存储与保管责任、安全审计与监督等方面。2.新员工培训：对于新入职员工，应在入职培训中增加保密邮件管理相关内容的培训，使其了解公司保密邮件管理制度的基本要求和操作流程。（二）培训方式1.集中授课：采用集中授课的方式，由公司内部专家或外部专业讲师对员工进行保密邮件管理知识的讲解和培训。2.案例分析：通过实际案例分析，让员工了解保密邮件泄露可能带来的后果，增强员工的保密意识。3.在线学习：提供在线学习平台，员工可自主学习保密邮件管理相关知识和技能，方便员工随时进行学习和复习。八、保密责任与处罚（一）保密责任1.员工责任：公司全体员工有责任遵守本制度规定，妥善处理保密邮件，确保公司机密信息的安全。如因个人疏忽或故意行为导致保密邮件泄露，将依法追究其责任。2.部门负责人责任：各部门负责人应加强对本部门员工保密邮件管理工作的监督和指导，确保本部门员工严格遵守制度规定。如因部门管理不善导致保密邮件泄露，部门负责人应承担相应的管理责任。（二）处罚措施1.警告：对于初次违反保密邮件管理制度，情节较轻的员工，给予警告处分，并责令其立即整改。2.罚款：对于违反保密邮件管理制度，情节较重的员工，给予罚款处理，罚款金额根据情节严重程度确定。3.解除劳动合同：对于故意泄露保密邮件，给公司造成重大损失的员工，公司将依法解除劳动合同，并追究其法律责任。4.其他处罚：对于因违反保密邮件管理制度给公司造成经济损失的，公司有权要求其赔偿相应的经济损失。同时，公司将视情节严重程度，对相关责任人采取其他相应的处罚措施，如限制晋升、取消评优资格等。九、附则（一）解释权本制度由公司人力