保密物资管理制度

保密物资管理制度一、总则（一）目的为加强公司保密物资管理，确保公司机密信息安全，防止公司资产流失，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及保密物资的部门、岗位及人员。保密物资包括但不限于：各类文件、资料、档案、图纸、数据、光盘、U盘、存储设备、密码、印章、证照、样品、设备、仪器、工具等。（三）基本原则1.严格保密原则：对保密物资的管理应遵循严格保密的原则，确保公司机密信息不被泄露。2.分级管理原则：根据保密物资的重要性和敏感性，实行分级管理，明确各级管理职责。3.预防为主原则：加强对保密物资管理过程的监控和防范，预防泄密事件的发生。4.依法合规原则：保密物资管理应符合国家法律法规和公司相关规定。二、保密物资的分类与分级（一）分类1.文件资料类：包括公司各类红头文件、合同协议、规章制度、技术资料、财务报表、会议纪要等。2.数据信息类：存储在计算机系统、服务器、数据库等中的公司业务数据、客户信息、技术数据等。3.载体设备类：光盘、U盘、移动硬盘、存储服务器、加密设备等存储介质，以及计算机、打印机、复印机、传真机等办公设备。4.印章证照类：公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章、营业执照、资质证书、许可证等。5.实物样品类：公司研发的新产品样品、技术模型、测试设备等。6.其他类：涉及公司机密的密码、口令、工艺配方、工艺流程、商业秘密等。（二）分级根据保密物资的重要性和敏感性，将其分为绝密、机密、秘密三个等级。1.绝密级：涉及公司核心商业秘密、重大技术机密、战略规划等，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失。2.机密级：涉及公司重要业务信息、客户资料、财务数据等，泄露后可能对公司业务开展产生较大影响。3.秘密级：涉及公司一般性业务信息、内部管理资料等，泄露后可能对公司造成一定影响。三、保密物资管理职责（一）公司管理层职责1.审批保密物资管理制度及相关规定：确保制度符合公司实际情况和法律法规要求。2.提供保密物资管理所需的资源支持：包括人力、物力、财力等方面的保障。3.监督保密物资管理工作的执行情况：对违反制度的行为进行严肃处理。（二）保密管理部门职责1.制定和完善保密物资管理制度：根据公司实际情况和国家法律法规，不断优化制度内容。2.组织开展保密宣传教育活动：提高员工的保密意识和技能。3.负责保密物资的日常管理工作：包括登记、保管、发放、回收、销毁等环节。4.定期对保密物资管理情况进行检查和评估：及时发现问题并提出改进措施。5.对泄密事件进行调查和处理：采取措施降低损失，并追究相关人员责任。（三）各部门职责1.负责本部门保密物资的日常管理：指定专人负责，确保保密物资的安全。2.对本部门员工进行保密教育：提高员工对保密物资管理重要性的认识。3.配合保密管理部门开展保密检查和评估工作：积极整改存在的问题。4.发现保密物资管理异常情况及时报告：协助保密管理部门进行调查处理。（四）员工职责1.遵守保密物资管理制度：严格按照制度要求管理和使用保密物资。2.妥善保管个人使用的保密物资：防止丢失、损坏或泄露。3.不得擅自复制、传播、销毁保密物资：未经授权不得将保密物资带出公司或提供给无关人员。4.发现保密物资管理问题及时报告：积极配合公司进行处理。四、保密物资的采购与验收（一）采购1.需求申请：各部门根据工作需要，填写保密物资采购申请表，注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，并经部门负责人审核后提交至保密管理部门。2.采购审批：保密管理部门对采购申请表进行审核，对于涉及保密等级较高的物资，需报公司管理层审批。审批通过后，由采购部门负责采购。3.采购渠道选择：优先选择具有良好信誉和保密措施的供应商。采购合同中应明确供应商的保密责任和义务。（二）验收1.到货验收：保密物资到货后，采购部门应及时通知保密管理部门和使用部门共同进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等是否符合采购要求。2.保密性能检查：对于涉及保密功能的物资，如加密设备、存储介质等，需进行保密性能检查，确保其符合公司保密要求。3.验收记录：验收合格后，填写保密物资验收单，由验收人员签字确认。验收单应包括物资名称、规格型号、数量、供应商、验收情况等信息，并妥善保存。五、保密物资的存储与保管（一）存储场所1.设立专门的保密物资存储场所：如保密档案室、保密柜等，确保存储环境安全可靠，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等功能。2.对存储场所进行定期检查和维护：确保其设施设备正常运行，发现问题及时处理。（二）分类存放1.按照保密物资的类别和等级进行分类存放：不同等级的保密物资应分开存放，并设置明显的标识。2.对载体设备类保密物资进行标识管理：标明其存储内容、保密等级、使用部门等信息。（三）保管措施1.指定专人负责保密物资的保管：保管人员应具备较强的保密意识和责任心，并经过专门培训。2.建立保密物资保管台账：详细记录保密物资的名称、规格型号、数量、出入库时间、领取人等信息，做到账物相符。3.定期对保密物资进行盘点：确保物资数量准确、状态良好。发现问题及时查明原因并报告处理。4.加强对存储场所的安全防范：安装监控设备、门禁系统等，限制无关人员进入。六、保密物资的使用与发放（一）使用1.严格按照规定的权限和程序使用保密物资：使用人员应填写保密物资使用申请表，经部门负责人审批后，到保密管理部门领取。2.在使用过程中，应妥善保管保密物资：不得随意转借、出租、出售或丢弃。如需带出公司，需经公司管理层批准，并办理相关手续。3.使用完毕后，应及时归还保密管理部门：归还时，需进行检查，确保物资完好无损、无泄密情况。（二）发放1.根据工作需要，由使用部门填写保密物资发放申请表：注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，并经部门负责人审核后提交至保密管理部门。2.保密管理部门对发放申请表进行审核：对于涉及保密等级较高的物资，需报公司管理层审批。审批通过后，按照规定发放保密物资。3.发放时，应做好登记工作：记录发放时间、领取人、物资名称、规格型号、数量等信息，并由领取人签字确认。七、保密物资的借阅与归还（一）借阅1.因工作需要借阅保密物资的，应填写保密物资借阅申请表：注明借阅物资名称、规格型号、数量、借阅原因、预计归还时间等信息，并经部门负责人审核后提交至保密管理部门。2.保密管理部门对借阅申请表进行审核：对于涉及保密等级较高的物资，需报公司管理层审批。审批通过后，办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[具体期限]：如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（二）归还1.借阅人应在规定的归还时间内归还保密物资：归还时，需进行检查，确保物资完好无损、无泄密情况。2.保密管理部门对归还的保密物资进行验收：验收合格后，在借阅申请表上注明归还情况，并将申请表存档。八、保密物资的维修与报废（一）维修1.保密物资出现故障需要维修的，使用部门应及时报告保密管理部门：由保密管理部门联系专业维修人员进行维修。2.维修过程中，应采取必要的保密措施：如对维修现场进行监督、对维修人员进行保密教育等，防止保密物资信息泄露。3.维修完成后，应对维修情况进行记录：包括维修时间、维修内容、维修人员等信息，并由使用部门签字确认。（二）报废1.保密物资达到报废条件的，使用部门应填写保密物资报废申请表：注明报废物资名称、规格型号、数量、报废原因等信息，并经部门负责人审核后提交至保密管理部门。2.保密管理部门对报废申请表进行审核：对于涉及保密等级较高的物资，需报公司管理层审批。审批通过后，按照规定进行报废处理。3.报废处理方式包括销毁、出售等：对于涉及公司机密的物资，应采取安全可靠的销毁方式，确保信息无法恢复。出售报废物资时，应与购买方签订保密协议，明确其保密责任。九、保密物资的监督与检查（一）定期检查1.保密管理部门定期对保密物资管理情况进行检查：检查内容包括存储场所安全、保管台账记录、使用发放情况、维修报废处理等。2.检查人员应填写保密物资检查记录表：详细记录检查时间、检查内容、发现问题及整改情况等信息，并由检查人员和被检查部门负责人签字确认。（二）不定期抽查1.公司管理层或保密管理部门不定期对保密物资管理情况进行抽查：及时发现和解决存在的问题。2.对于抽查中发现的违规行为，应及时进行纠正和处理：情节严重的，追究相关人员责任。十、保密物资管理的培训与教育（一）培训计划1.保密管理部门制定年度保密物资管理培训计划：明确培训内容、培训对象、培训时间、培训方式等。2.培训计划应根据公司业务发展和保密工作需要进行调整和完善：确保培训的针对性和实效性。（二）培训内容1.保密法律法规：学习国家相关保密法律法规，增强员工的法律意识。2.保密物资管理制度：详细讲解保密物资管理的各项规定和流程，确保员工熟悉制度要求。3.保密技能培训：包括文件资料管理、数据信息安全、载体设备使用、印章证照保管等方面的技能培训。（三）培训方式1.集中培训：定期组织全体员工进行集中培训，邀请专家或内部讲师进行授课。2.专题培训：针对不同岗位和业务需求，开展专题培训，提高培训的针对性。3.在线学习：利用公司内部网络平台，提供在线学习资源，方便员工自主学习。十一、保密物资管理的奖惩措施（一）奖励1.对在保密物资管理工作中表现突出的部门和个人：给予表彰和奖励，包括荣誉证书、奖金等。2.奖励标准根据贡献大小确定：