保密样品管理制度

保密样品管理制度一、总则（一）目的为了加强公司保密样品的管理，确保公司技术秘密和商业秘密的安全，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及保密样品的部门、人员以及与公司有业务往来的外部单位和个人。（三）定义1.保密样品：指公司在研发、生产、销售等过程中涉及的具有商业价值、技术秘密或其他需要保密的样品，包括但不限于产品原型、技术方案、实验数据、设计图纸等。2.密级划分：根据保密样品的重要性和敏感程度，将其划分为绝密、机密、秘密三个等级。绝密级为最重要、最核心的保密信息，一旦泄露将给公司带来极其严重的损失；机密级为重要的保密信息，泄露后可能对公司造成较大损失；秘密级为一般的保密信息，泄露后可能对公司造成一定影响。二、保密样品的管理职责（一）公司管理层1.负责审批保密样品管理的相关制度和流程。2.监督保密样品管理工作的执行情况，对重大泄密事件进行决策处理。（二）保密委员会1.制定和修订保密样品管理制度。2.审查保密样品的密级划分和保密期限。3.对保密样品管理工作进行指导和监督，协调解决保密工作中的重大问题。（三）各部门负责人1.负责本部门保密样品管理工作的组织实施，确保本部门人员严格遵守保密制度。2.对本部门涉及的保密样品进行定期清查和核对，及时发现和处理存在的问题。3.配合公司保密管理部门对保密样品管理工作进行检查和监督。（四）保密样品管理人员1.负责保密样品的接收、登记、存储、保管、发放、回收、销毁等具体管理工作。2.对保密样品的流转过程进行跟踪和记录，确保保密样品的安全和完整。3.协助公司保密管理部门开展保密培训和宣传工作，提高员工的保密意识。（五）涉及保密样品的员工1.严格遵守公司保密样品管理制度，对所接触到的保密样品承担保密责任。2.妥善保管自己使用的保密样品，不得私自复制、传播、泄露或转让给他人。3.在工作结束后，及时将保密样品归还指定的保管人员。三、保密样品的密级划分与确定（一）密级划分原则1.根据保密样品的商业价值、技术难度、影响范围等因素进行综合评估，确定密级。2.对于涉及公司核心技术、重大商业利益或可能对公司造成重大影响的保密样品，应划定为较高密级。（二）密级确定流程1.项目负责人或相关部门在保密样品产生后，填写《保密样品密级申请表》，详细说明保密样品的名称、内容、来源、用途、预计保密期限等信息，并提出初步的密级建议。2.部门负责人对《保密样品密级申请表》进行审核，签署意见后报保密委员会审批。3.保密委员会根据保密样品的实际情况，按照密级划分原则进行审批，确定其密级和保密期限，并在《保密样品密级申请表》上签署审批意见。4.保密样品管理人员根据审批后的《保密样品密级申请表》，对保密样品进行相应的标识和管理。（三）保密期限调整1.在保密样品的保密期限内，如因情况变化需要调整密级或保密期限的，项目负责人或相关部门应填写《保密样品密级及保密期限调整申请表》，说明调整的原因和依据。2.按照密级确定流程，报部门负责人审核、保密委员会审批。3.保密样品管理人员根据审批结果，及时对保密样品的标识和管理进行相应调整。四、保密样品的采购与接收（一）采购环节1.采购部门在采购涉及保密样品的物资或服务时，应与供应商签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。2.保密协议应包括保密信息的范围、保密期限、保密措施、违约责任等内容，确保供应商对采购过程中知悉的保密样品信息承担保密责任。（二）接收环节1.保密样品到货后，采购部门应及时通知保密样品管理人员进行验收。2.保密样品管理人员在验收时，应核对保密样品的名称、数量、规格、型号等信息是否与采购合同一致，并检查保密样品的包装、标识是否完好。3.对于验收合格的保密样品，保密样品管理人员应进行登记，填写《保密样品接收登记表》，记录保密样品的名称、密级、数量、来源、接收日期等信息，并将保密样品妥善存储。4.对于验收不合格的保密样品，保密样品管理人员应及时与采购部门沟通，要求供应商进行更换或处理。五、保密样品的存储与保管（一）存储场所1.公司应设立专门的保密样品存储场所，如保密仓库、保险柜等，确保存储场所安全可靠，具备防火、防盗、防潮、防虫等功能。2.保密样品存储场所应安装监控设备，对出入人员和存储情况进行实时监控。（二）存储方式1.保密样品应按照密级、类别、项目等进行分类存放，并有明显的标识。2.对于不同密级的保密样品，应分开存储，绝密级保密样品应采取更为严格的存储措施，如单独存放于保险柜中，并设置专人保管。3.存储场所应保持整洁、干燥，定期对保密样品进行检查和盘点，确保保密样品的安全和完整。（三）保管责任1.保密样品管理人员负责保密样品的日常保管工作，严格遵守保密制度，确保保密样品不被泄露、损坏或丢失。2.未经授权，任何人不得进入保密样品存储场所。因工作需要进入的，必须经过相关部门负责人批准，并在保密样品管理人员的陪同下进行。3.保密样品管理人员应定期对保密样品的存储情况进行检查，发现问题及时报告并处理。如发生保密样品丢失、被盗、损坏等情况，应立即采取措施进行补救，并及时向公司保密管理部门报告。六、保密样品的使用与发放（一）使用审批1.公司内部人员因工作需要使用保密样品的，应填写《保密样品使用申请表》，详细说明使用目的、使用期限、使用范围、归还时间等信息，并经部门负责人审批。2.对于涉及绝密级保密样品的使用申请，还需经保密委员会审批。3.保密样品管理人员根据审批后的《保密样品使用申请表》，为使用人员发放保密样品，并做好发放记录，填写《保密样品发放登记表》。（二）使用要求1.使用人员应严格按照审批的用途和范围使用保密样品，不得擅自扩大使用范围或挪作他用。2.在使用保密样品过程中，使用人员应采取必要的保密措施，确保保密样品的安全。如因工作需要对保密样品进行复制的，应填写《保密样品复制申请表》，经原审批部门同意后，由保密样品管理人员进行复制，并做好复制记录。3.使用人员在工作结束后，应及时将保密样品归还保密样品管理人员，并在《保密样品归还登记表》上签字确认。（三）发放与回收记录1.保密样品管理人员应建立完善的发放与回收记录档案，详细记录保密样品的发放时间、使用人员、使用期限、归还时间等信息。2.发放与回收记录档案应妥善保管，保存期限不少于保密样品的保密期限。七、保密样品的流转与借阅（一）流转审批1.保密样品在公司内部不同部门或项目之间流转时，应填写《保密样品流转申请表》，说明流转的原因、流转时间、接收部门等信息，并经转出部门和转入部门负责人审批。2.对于涉及绝密级保密样品的流转申请，还需经保密委员会审批。3.保密样品管理人员根据审批后的《保密样品流转申请表》，办理保密样品的交接手续，并做好流转记录，填写《保密样品流转登记表》。（二）借阅管理1.公司外部单位或个人因工作需要借阅保密样品的，应填写《保密样品借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限、归还时间等信息，并提供有效的身份证明和相关证明文件。2.借阅申请经公司保密管理部门审核、公司管理层批准后，方可办理借阅手续。3.保密样品管理人员在借阅时，应对借阅人进行保密提醒，并要求借阅人签订《保密样品借阅承诺书》，承诺遵守公司保密制度，妥善保管和使用保密样品。4.借阅期限届满，借阅人应按时归还保密样品。如需延期借阅的，应重新办理借阅申请手续。（三）流转与借阅记录1.保密样品管理人员应建立流转与借阅记录档案，详细记录保密样品的流转和借阅情况，包括流转或借阅时间、流转或借阅部门或人员、流转或借阅原因、归还时间等信息。2.流转与借阅记录档案应妥善保管，保存期限不少于保密样品的保密期限。八、保密样品的销毁（一）销毁审批1.保密样品在超过保密期限或因其他原因不再需要保存时，由项目负责人或相关部门填写《保密样品销毁申请表》，说明销毁的原因、保密样品的名称、数量、密级等信息，并经部门负责人审核。2.对于涉及绝密级和机密级保密样品的销毁申请，还需经保密委员会审批。3.保密样品管理人员根据审批后的《保密样品销毁申请表》，组织实施保密样品的销毁工作。（二）销毁方式1.保密样品的销毁方式应根据保密样品的性质和特点选择合适的方法，如粉碎、焚烧、溶解等，确保保密样品的信息无法恢复。2.对于重要的保密样品，应在保密委员会指定的地点进行销毁，并由专人负责监督销毁过程，确保销毁彻底。（三）销毁记录1.保密样品管理人员应填写《保密样品销毁登记表》，详细记录保密样品的销毁时间、销毁方式、销毁地点、监督人员等信息。2.销毁记录应妥善保管，保存期限不少于保密样品的保密期限。九、保密培训与教育（一）培训计划1.公司保密管理部门应制定年度保密培训计划，明确培训的对象、内容、时间、方式等。2.培训计划应涵盖保密法律法规、公司保密制度、保密技术等方面的内容，确保员工具备必要的保密知识和技能。（二）培训实施1.根据培训计划，组织开展保密培训工作。培训方式可采用集中培训、在线培训、专题讲座等多种形式。2.对于涉及保密样品管理的人员，应进行专门的保密培训，使其熟悉保密样品管理的流程和要求，掌握保密技能。（三）培训记录1.建立保密培训记录档案，详细记录培训的时间、地点、内容、参加人员等信息。2.培训记录档案应妥善保管，作为员工保密教育的重要依据。十、保密监督与检查（一）监督检查机制1.公司保密管理部门定期对保密样品管理工作进行监督检查，检查内容包括保密制度的执行情况、保密样品的存储与保管情况、使用与发放情况、流转与借阅情况、销毁情况等。2.各部门应定期开展自查自纠工作，及时发现和整改存在的问题。（二）检查方式1.监督检查可采用现场检查、查阅资料、询问相关人员等方式进行。2.对于发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责