保密外事管理制度

保密外事管理制度一、总则（一）目的为加强公司保密外事管理，确保公司在对外交往活动中的信息安全，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及外事活动的部门和人员，包括但不限于因公出国（境）人员、接待境外来访人员、参与国际合作项目等。（三）基本原则1.保密原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保公司外事活动中的各类信息不泄露。2.合规原则：外事活动必须符合国家法律法规和相关政策要求，依法依规开展。3.安全原则：保障外事活动人员的人身安全和公司财产安全，防范各类风险。二、保密外事管理职责分工（一）公司高层管理1.负责审批涉及保密外事的重大事项，决策外事活动中的保密工作方针和策略。2.监督检查保密外事管理制度的执行情况，对违规行为进行处理。（二）外事部门1.制定和执行外事活动保密工作方案，明确保密措施和流程。2.负责外事活动的组织协调，对参与外事活动的人员进行保密教育和培训。3.审核外事活动中的各类文件、资料，确保其符合保密要求。（三）保密管理部门1.指导和监督外事部门的保密工作，提供保密技术支持和咨询服务。2.对涉及保密外事的文件、资料进行审查和备案，参与重大外事活动的保密检查。3.负责处理外事活动中的泄密事件，依法追究相关人员的责任。（四）其他部门1.配合外事部门做好本部门参与外事活动的保密工作，提供必要的信息和支持。2.对外事活动中涉及本部门的信息进行保密管理，防止泄露。三、外事活动保密措施（一）出国（境）人员保密要求1.出国（境）人员在出国（境）前必须参加公司组织的保密教育和培训，了解外事活动中的保密规定和要求。2.严格遵守国家有关出入境管理规定，不得携带违禁物品和涉及公司机密的文件、资料、电子设备等出境。如需携带，必须按照规定办理审批手续。3.在境外期间，要妥善保管个人物品和公司提供的文件、资料等，不得随意丢弃或转借他人。未经公司批准，不得擅自与境外机构、人员进行涉及公司机密的交流和合作。4.回国后，要及时将所携带的文件、资料等交回公司，并如实汇报在外事活动中的保密情况。（二）接待境外来访人员保密要求1.接待部门在接待境外来访人员前，要制定详细的接待方案，明确保密措施和注意事项。2.安排专人负责与境外来访人员的沟通和交流，严格控制接触范围，避免无关人员了解公司机密信息。3.对境外来访人员提供的文件、资料等要进行严格审查，不得随意接受和传播。如需使用，必须按照规定办理审批手续。4.在接待过程中，要注意场所的选择和安全保卫工作，防止公司机密信息被窃取或泄露。（三）国际合作项目保密要求1.参与国际合作项目的部门和人员要签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。2.在项目实施过程中，要严格控制项目资料的分发范围，对涉及公司机密的技术、商业秘密等要采取加密存储、专人保管等措施。3.与境外合作方进行交流和合作时，要注意选择可靠的合作伙伴，对合作内容进行严格保密，防止泄露公司机密。4.项目结束后，要及时清理和销毁项目过程中产生的各类文件、资料等，确保公司机密信息不被留存。四、外事文件、资料保密管理（一）文件、资料的起草与审核1.外事文件、资料的起草要严格按照保密要求进行，明确密级和保密期限。2.起草完成后，要经部门负责人审核，确保文件、资料内容准确、完整，符合保密规定。涉及重要机密的文件、资料，还需经保密管理部门审核。（二）文件、资料的印制与分发1.外事文件、资料的印制要在公司内部指定的具有保密资质的印刷场所进行，严格控制印制数量。2.印制过程中要做好登记和管理工作，防止文件、资料丢失或被盗。3.文件、资料分发时，要严格按照规定的范围进行，履行签收手续。严禁擅自扩大分发范围或向无关人员发放。（三）文件、资料的使用与保管1.外事人员要妥善保管所使用的文件、资料，不得擅自复印、摘抄、转借他人。如需复印、摘抄，必须按照规定办理审批手续。2.使用文件、资料时要在规定的场所进行，不得带出办公区域。使用完毕后要及时归还，不得随意丢弃。3.对涉及公司机密的文件、资料要进行分类存放，采取加密存储等措施，防止信息泄露。（四）文件、资料的销毁1.外事文件、资料不再使用或超过保密期限后，要及时进行销毁。2.销毁工作要在保密管理部门的监督下进行，采用粉碎、焚烧等符合保密要求的方式进行处理。3.销毁过程中要做好记录，包括文件、资料的名称、数量、销毁时间、销毁方式等，以备查考。五、外事活动中的通信与信息设备管理（一）通信保密1.外事人员在参与外事活动时，要注意通信安全，不得使用未经公司批准的通信工具。2.在与境外机构、人员通信时，要避免涉及公司机密信息。如需传递机密信息，必须采用加密通信方式，并按照规定办理审批手续。3.不得在公共场合谈论涉及公司机密的通信内容，防止信息泄露。（二）信息设备管理1.外事人员使用的电子设备要安装必要的安全防护软件，设置强密码，并定期更新。2.严禁在连接互联网的电子设备上存储、处理涉及公司机密的文件、资料等。如需处理，必须使用公司内部的专用网络和设备。3.携带电子设备外出时，要妥善保管，防止丢失或被盗。如设备丢失或被盗，要及时报告公司，并采取措施防止信息泄露。六、外事活动中的保密监督与检查（一）定期检查1.公司保密管理部门定期对外事活动中的保密工作进行检查，检查内容包括保密制度的执行情况、文件资料的管理、通信与信息设备的使用等。2.检查方式可采用现场检查、查阅资料、询问相关人员等，对发现的问题要及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）专项检查1.针对重大外事活动、重要国际合作项目等，公司保密管理部门可组织专项保密检查，确保保密工作措施落实到位。2.专项检查要制定详细的检查方案，明确检查重点和方法，检查结束后要形成检查报告，对发现的问题进行分析和总结，提出改进措施和建议。（三）违规处理1.对于违反保密外事管理制度的部门和人员，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等处理。2.对因违反保密规定给公司造成损失的，要依法追究相关人员的赔偿责任；构成犯罪的，移交司法机关依法处理。七、保密外事培训与教育（一）培训计划1.公司外事部门要制定年度保密外事培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。2.培训计划要根据公司外事活动的实际情况和保密工作的需要进行制定，确保培训的针对性和实效性。（二）培训内容1.国家有关保密法律法规和政策文件，增强外事人员的保密法律意识。2.公司保密外事管理制度，使外事人员熟悉保密工作流程和要求。3.外事活动中的保密技巧和方法，提高外事人员的保密防范能力。4.典型泄密案例分析，通过案例教育外事人员吸取教训，引以为戒。（三）培训方式1.集中培训：定期组织外事人员参加集中培训，邀请保密专家或公司内部专业人员进行授课。2.在线学习：利用公司内部网络平台，提供保密外事培训课程，供外事人员自主学习。3.专题讲座：针对外事活动中的特定保密问题，举办专题讲座，