保密介质管理制度

保密介质管理制度一、总则（一）目的为加强公司保密介质的管理，确保公司商业秘密和敏感信息的安全，防止信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时工、实习生、外包人员等，以及涉及公司保密介质使用、存储、传输的外部合作伙伴。（三）定义1.保密介质：指存储、处理、传输公司保密信息的各类载体，包括但不限于纸质文件、电子文档、磁盘、光盘、U盘、移动硬盘、服务器存储设备等。2.保密信息：指涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息、财务信息、战略规划等，一旦泄露可能给公司造成经济损失、声誉损害或其他不利影响的信息。二、保密介质的分类与标识（一）分类1.绝密级保密介质：包含公司核心商业秘密、未公开的重大技术方案、顶级客户信息等，一旦泄露将对公司造成极其严重的损害。2.机密级保密介质：涉及公司重要业务数据、关键技术资料、重要财务信息等，泄露后会给公司带来较大损失。3.秘密级保密介质：涵盖一般性的商业信息、内部工作文件等，虽不至于造成灾难性后果，但仍需妥善保护。（二）标识1.所有保密介质应在显著位置标明密级。纸质文件在封面左上角加盖相应密级印章；电子文档在文件名前标注密级标识，如“[绝密]项目方案”。2.对于存储在存储设备上的保密信息，应在设备外壳粘贴密级标签。三、保密介质的采购与发放（一）采购1.如需采购保密介质，应填写《保密介质采购申请表》，注明采购介质的类型、数量、用途等信息，并经部门负责人审核，报公司分管领导批准。2.采购人员应选择具有良好信誉和资质的供应商，确保所采购的保密介质质量可靠、具备安全保密性能。3.采购的保密介质到货后，由专人进行验收，检查介质的外观、数量、质量等是否符合要求，并核对与采购申请的一致性。验收合格后，在《保密介质采购验收单》上签字确认。（二）发放1.根据工作需要，由使用部门填写《保密介质发放申请表》，注明介质类型、数量、用途、接收人等信息，经部门负责人审核后，到公司保密管理部门领取。2.保密管理部门发放保密介质时，应登记发放日期、介质编号、接收人、部门等信息，并要求接收人签字确认。3.对于绝密级保密介质，原则上应实行专人专用，严格控制发放范围。确因工作需要多人使用的，需经公司最高管理层批准，并采取必要的监控措施。四、保密介质的使用与保管（一）使用1.员工应按照所接触保密介质的密级要求，采取相应的保密措施。绝密级保密介质只能在公司内部指定的安全区域使用，确需带出公司的，必须经过严格的审批流程，并采取加密存储、专人护送等安全措施。2.使用保密介质时，应确保环境安全，防止无关人员接触。在使用过程中，不得擅自更改保密介质的存储内容、格式或密码等信息。3.禁止在连接互联网的计算机上使用未进行安全处理的保密介质，严禁将保密介质借给无关人员使用。如因工作需要借用他人保密介质，必须经过介质所有者和部门负责人同意，并办理借用手续，明确归还时间和保密责任。4.员工离职或岗位变动时，应及时将所使用的保密介质归还公司保密管理部门，并办理交接手续。如发现保密介质丢失、损坏或信息泄露，应立即向公司报告，并采取必要的补救措施。（二）保管1.保密介质应存放在安全可靠的场所，如保险柜、文件柜等，并按照密级分类存放。绝密级保密介质应单独存放于专门的保险柜中，实行双人双锁管理。2.对于电子保密介质，应定期进行备份，并分别存储在不同的物理位置。备份介质应与原始介质同等对待，采取相同的保密措施。3.存储保密介质的场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保介质的完整性和安全性。4.定期对保密介质进行清查盘点，核对介质的数量、存储位置、密级等信息，确保账实相符。如发现问题，应及时查明原因并进行处理。五、保密介质的存储与传输（一）存储1.保密介质应按照存储介质的类型和特点，选择合适的存储方式。对于纸质保密文件，应分类装订成册，妥善保管在文件柜中；对于电子保密介质，应存储在公司指定的服务器存储设备或加密存储设备中。2.存储保密介质的设备应设置强密码，并定期更换。密码应妥善保管，不得泄露给他人。3.对存储保密介质的设备应进行定期维护和检查，确保设备正常运行，防止因设备故障导致信息丢失或泄露。（二）传输1.内部传输保密介质时，应采用公司内部规定的安全传输方式，如专人送达、内部网络共享等。如需通过电子邮件传输保密信息，必须对邮件进行加密处理，并确保接收方具备相应的解密能力。2.向公司外部传输保密介质时，必须经过严格的审批流程。审批通过后，应采用加密存储介质、专人携带或通过安全可靠的第三方加密传输服务等方式进行传输，并要求接收方签收确认。3.在传输保密介质过程中，应确保传输渠道的安全性，防止信息被窃取或篡改。如发现传输过程中出现异常情况，应立即停止传输，并采取相应的措施进行处理。六、保密介质的销毁（一）销毁条件1.保密介质不再使用且已超过保存期限；2.保密介质所存储的信息已不再具有保密价值；3.保密介质因损坏、丢失等原因无法正常使用。（二）销毁流程1.使用部门填写《保密介质销毁申请表》，注明销毁介质的类型、数量、密级、销毁原因等信息，经部门负责人审核后，报公司保密管理部门审批。2.公司保密管理部门根据审批结果，组织专人对拟销毁的保密介质进行清点、核对，确保与申请表内容一致。3.对于纸质保密介质，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；对于电子保密介质，应采用数据擦除、格式化、物理销毁等方式进行销毁，确保存储信息无法恢复。4.在销毁保密介质过程中，应安排专人进行监督，并填写《保密介质销毁记录》，记录销毁时间、地点、方式、监督人等信息。销毁记录应保存至少[X]年。七、监督与检查（一）公司保密管理部门负责定期对公司保密介质的管理情况进行监督检查，检查内容包括保密介质的采购、发放、使用、保管、存储、传输、销毁等环节的执行情况。（二）各部门应配合公司保密管理部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。对于检查中发现的问题，应及时整改，并将整改情况报告公司保密管理部门。（三）公司将对保密介质管理工作表现突出的部门和个人给予表彰和奖励；对违反本制度规定，导致保密信息泄露的部门和个人，将依法依规追究其责任，情节严重的将解除劳动合同，并追究法律责任。八、培训与教育（一）公司定期组织员工参加保密介质管理相关的培训和教育活动，提高员工的保密意识和技能。培训内容包括保密法律法规、公司保密制度、保密介质的使用与管理方法等。（二）新员工入职时，应接受保密介质管理方面的入职培训，使其了解公司保密制度和保密介质管理要求。培训合格后方可上岗。（三）各部门应结合本部门实际情况，定期组织内部保密培训和教育