保单配送管理制度

保单配送管理制度一、总则（一）目的为规范公司保单配送管理工作，确保保单能够准确、及时、安全地送达客户手中，提高客户满意度，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有保单的配送管理工作，包括但不限于人寿保险、财产保险等各类保险产品的保单配送。（三）基本原则1.准确及时原则：确保保单信息准确无误，按照规定的时间和流程及时配送，不得延误。2.安全保密原则：在保单配送过程中，严格保护客户信息安全，防止信息泄露。3.客户至上原则：以客户需求为导向，提供优质、高效的配送服务，提高客户满意度。二、职责分工（一）业务部门1.负责保单的制作和审核，确保保单内容准确、完整。2.及时将审核通过的保单交接给配送部门，并提供客户详细信息，包括姓名、地址、联系方式等。3.跟踪保单配送进度，及时与配送部门沟通解决配送过程中出现的问题。（二）配送部门1.根据业务部门提供的保单信息和客户地址，制定合理的配送计划，选择合适的配送方式和配送人员。2.负责保单的包装、标识和运输，确保保单在配送过程中不受损坏、丢失。3.按照规定的时间和流程将保单送达客户手中，并做好签收记录。4.定期对配送人员进行培训和考核，提高配送人员的业务素质和服务水平。（三）客服部门1.负责解答客户关于保单配送的疑问，提供相关咨询服务。2.跟踪客户对保单配送服务的满意度，及时收集客户反馈信息，并反馈给相关部门。（四）信息技术部门1.负责保单配送管理系统的维护和升级，确保系统的稳定运行。2.提供技术支持，保障保单信息在配送过程中的安全传输。三、保单制作与审核（一）保单制作1.业务部门根据保险合同内容和客户信息，使用公司统一的保单制作模板进行保单制作。2.保单内容应包括保险合同条款、客户信息、保险金额、保险期限、缴费方式等重要信息，确保准确无误。（二）保单审核1.业务部门完成保单制作后，应提交给部门负责人进行初审。初审内容包括保单信息的准确性、完整性、合规性等。2.初审通过后，保单提交给公司合规部门进行终审。合规部门应根据相关法律法规和公司规定，对保单进行全面审核，确保保单符合要求。3.审核过程中如发现问题，应及时反馈给业务部门进行修改，直至审核通过。四、保单交接（一）交接流程1.业务部门在保单审核通过后，应及时填写《保单交接清单》，详细记录保单编号、客户信息、保单份数等内容。2.将保单及《保单交接清单》一并提交给配送部门，并与配送部门办理交接手续。3.配送部门在接收保单时，应仔细核对保单数量、内容和《保单交接清单》信息，确保无误后签字确认。（二）交接记录1.双方应在《保单交接清单》上签字确认，注明交接时间和交接人姓名。2.《保单交接清单》应一式两份，业务部门和配送部门各留存一份，作为保单交接的凭证。五、配送计划制定（一）配送方式选择1.根据客户地址、保单数量、配送时间要求等因素，综合考虑选择合适的配送方式，包括但不限于快递、专人送达等。2.对于重要客户或紧急保单，应优先选择专人送达或特快专递等快速、安全的配送方式。（二）配送人员安排1.配送部门应根据配送任务的工作量和难度，合理安排配送人员。配送人员应具备良好的服务意识、责任心和沟通能力。2.对配送人员进行定期培训，使其熟悉保单配送流程、客户信息保密要求等相关知识。（三）配送计划制定1.配送部门根据业务部门提供的保单信息和客户地址，结合选择的配送方式和配送人员，制定详细的配送计划。2.配送计划应包括配送时间、配送路线、预计送达时间等内容，并确保配送计划合理、可行。3.将配送计划及时通知业务部门和客服部门，以便各方做好相关准备工作。六、保单包装与标识（一）保单包装1.配送部门应对保单进行妥善包装，防止保单在运输过程中受损。2.保单应使用专用的保单袋或信封进行包装，确保保单密封完好。3.在保单袋或信封上应注明保单编号、客户姓名等信息，以便识别和查询。（二）保单标识1.在保单包装上应粘贴明显的标识，注明“重要文件，请勿折叠、挤压”等字样，提醒收件人注意保护保单。2.对于需要加急处理的保单，应在包装上贴上“加急”标识，确保配送人员优先处理。七、保单配送（一）配送流程1.配送人员按照配送计划领取保单，并核对保单数量和信息。2.根据配送路线和客户地址，按时出发进行保单配送。3.在送达客户手中时，应礼貌地向客户介绍保单内容和相关注意事项，并请客户在《保单签收单》上签字确认。4.如客户不在指定地址，配送人员应与客户联系，约定再次配送时间或采取其他合适的送达方式。5.对于无法送达的保单，配送人员应及时将保单带回公司，并向配送部门说明情况。配送部门应与业务部门沟通，共同协商解决办法。（二）配送记录1.配送人员应在每次配送完成后，及时填写《保单配送记录》，详细记录配送时间、客户姓名、地址、联系方式、送达情况等信息。2.将《保单配送记录》提交给配送部门，配送部门应定期对配送记录进行整理和归档，以便查询和统计分析。八、签收管理（一）签收方式1.保单送达客户后，客户应在《保单签收单》上签字确认。《保单签收单》应包括保单编号、客户姓名、签收日期等内容。2.如客户本人无法签收，可委托他人代为签收，但应提供客户授权委托书和代签人的身份证明。（二）签收记录保存1.《保单签收单》由配送部门负责收集和保存，保存期限按照公司档案管理规定执行。2.定期对签收记录进行整理和归档，以便查询和核对保单配送情况。九、异常情况处理（一）保单丢失或损坏1.在保单配送过程中，如发生保单丢失或损坏的情况，配送人员应立即向配送部门报告。2.配送部门应及时与业务部门沟通，核实保单信息，并重新制作保单进行配送。3.对丢失或损坏保单的原因进行调查，如因配送人员责任导致的，应按照公司规定进行相应处理。（二）客户拒收1.如客户拒收保单，配送人员应了解客户拒收原因，并及时向配送部门和业务部门反馈。2.业务部门应与客户沟通，了解客户需求，解决客户问题，争取客户签收保单。3.如客户坚持拒收，配送部门应将保单带回公司，并按照公司规定进行后续处理。（三）配送延误1.如因不可抗力等原因导致保单配送延误，配送部门应及时通知业务部门和客服部门，并向客户说明情况，争取客户理解。2.采取措施尽快恢复正常配送，确保保单尽快送达客户手中。3.对配送延误的原因进行分析总结，采取相应措施避免类似情况再次发生。十、信息安全管理（一）客户信息保护1.在保单配送过程中，所有涉及客户信息的人员应严格遵守公司信息安全管理制度，保护客户信息安全。2.严禁泄露客户姓名、地址、联系方式、保险金额等敏感信息，防止客户信息被非法获取或利用。（二）系统安全1.信息技术部门应加强保单配送管理系统的安全防护，定期进行系统维护和升级，防止系统遭受网络攻击或数据泄露。2.对系统操作权限进行严格管理，确保只有授权人员能够访问和操作相关信息。十一、监督与考核（一）监督机制1.公司建立保单配送监督机制，定期对保单配送工作进行检查和评估。2.业务部门、配送部门、客服部门等相关部门应相互配合，共同做好保单配送监督工作。3.对发现的问题及时进行整改，确保保单配送工作规范、有序进行。（二）考核指标1.保单配送及时率：考核保单是否按照规定时间送达客户手中。2.保单签收成功率：考核客户签收保单的比例。3.客户满意度：通过客户反馈调查等方式，考核客户对保单配送服务的满意程度。（三）考核结果应用1.将考核结果与员工绩效挂钩，对表现优秀的员工给予奖励，对未达标的员工进行相应处罚。2.根据考核结果分析总结保单配送工作中存在的问题，采取针对性措施进行改进，不断提高保单配送服务质量。十二、培训与宣传（一）培训1.定期组织保单配送相关人员进行培训，包括业务知识、服务规范、信息安全等方面的培训。2.培训内容应根据实际工作需求和公司发展要求进行更新和完善，确保培训效果。3.通过培训提高配送人员的业务素质和服务水平，增强员工的责任意识和团队协作能力。（二）