保利费用管理制度

保利费用管理制度总则制度目的本制度旨在规范保利公司各项费用的管理，确保费用支出的合理性、合规性和效益性，加强成本控制，提高公司整体运营效率，保障公司各项业务的顺利开展。适用范围本制度适用于保利公司总部及各下属分公司、子公司，涵盖公司运营过程中发生的各类费用，包括但不限于办公费用、差旅费、业务招待费、会议费、培训费、通讯费、车辆使用费等。基本原则1.预算控制原则：各项费用支出应严格纳入年度预算管理，遵循“先预算、后支出”的原则，确保费用支出在预算范围内。2.合规性原则：费用支出必须符合国家法律法规、公司内部规章制度以及相关财务会计准则的要求。3.效益性原则：在保证业务正常开展的前提下，优化费用支出结构，提高资金使用效益，杜绝浪费。4.权责对等原则：费用支出的审批、使用与相应的责任相匹配，明确各部门和人员在费用管理中的职责。费用预算管理预算编制1.年度预算编制每年第四季度，各部门应根据公司战略规划、业务发展目标以及上一年度费用支出情况，编制本部门下一年度费用预算草案。费用预算草案应详细列出各项费用的明细项目、预计金额、支出时间等，并说明预算编制的依据和理由。财务部负责汇总各部门的预算草案，结合公司整体财务状况和资金安排，进行综合平衡和审核，形成公司年度费用预算草案，提交公司管理层审议。2.预算调整在预算执行过程中，如因公司战略调整、业务拓展、市场环境变化等原因，需要对预算进行调整的，应由相关部门提出预算调整申请。预算调整申请应包括调整的原因、调整的具体项目及金额、对公司整体预算的影响等内容。财务部对预算调整申请进行审核，并提交公司管理层审批。经审批后的预算调整申请作为预算执行的依据。预算执行与监控1.预算执行各部门应严格按照批准的预算执行费用支出，不得擅自超预算支出。财务部负责对预算执行情况进行监控，定期（每月/每季度）向各部门通报预算执行进度，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。2.预算差异分析每月末，财务部应对实际费用支出与预算之间的差异进行分析，找出差异产生的原因。对于预算执行偏差较大的项目，相关部门应提交书面报告，说明原因及改进措施。预算差异分析结果作为公司绩效考核、预算调整以及费用管理改进的重要依据。费用审批流程审批权限划分1.费用金额分类小额费用：指单次费用支出金额在[X]元以下的费用项目。中等额度费用：指单次费用支出金额在[X]元（含）至[X]元之间的费用项目。大额费用：指单次费用支出金额在[X]元（含）以上的费用项目。2.审批层级设定小额费用：由部门负责人审批。中等额度费用：经部门负责人审核后，报分管领导审批。大额费用：经部门负责人、分管领导审核后，提交公司总经理审批。审批流程具体规定1.费用报销审批流程费用报销人应按照公司规定填写费用报销单，详细注明费用发生的日期、事由、金额、附件张数等信息，并附上相关的发票、收据等原始凭证。费用报销单首先提交给部门负责人，部门负责人对费用的真实性、合理性进行审核，确认无误后签字批准。对于中等额度费用，部门负责人审核通过后，将费用报销单提交给分管领导，分管领导进行审批。对于大额费用，在部门负责人和分管领导审核通过后，由费用报销人将费用报销单提交给公司总经理审批。审批通过后的费用报销单交至财务部，财务部按照公司财务制度进行报销支付。2.费用申请审批流程因业务需要提前申请费用的，申请人应填写费用申请表，说明费用申请的用途、金额、预计支付时间等内容，并附上相关的申请依据。费用申请表按照费用报销审批流程进行审批，审批通过后，申请人方可按照申请金额进行费用支出。各项费用管理规定办公费用1.定义与范围办公费用是指公司为满足日常办公需要而发生的各项费用，包括办公用品、办公设备购置及维修、水电费、物业费等。2.管理规定办公用品实行集中采购与领用制度。各部门应定期提交办公用品需求计划，由行政部门统一采购。采购过程中应遵循性价比原则，选择质量可靠、价格合理的供应商。办公用品领用应建立台账，领用人需签字确认。行政部门应定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。办公设备的购置应按照公司固定资产管理规定进行审批和采购。设备维修应提前提交申请，经审批后由指定的维修服务商进行维修。水电费、物业费等应按照相关合同约定及时支付，确保公司正常办公秩序不受影响。差旅费1.定义与范围差旅费是指员工因公务需要出差而发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.管理规定员工出差应提前填写出差申请表，经部门负责人和分管领导审批后，方可安排出差。差旅费标准应按照公司制定的相关标准执行，包括交通工具乘坐标准、住宿标准、餐饮补贴标准等。具体标准如下：交通工具乘坐标准：[详细列出不同级别员工可乘坐的交通工具类型及标准]住宿标准：[分地区列出不同级别员工的住宿费用上限标准]餐饮补贴标准：[根据出差地区不同，制定相应的餐饮补贴标准]员工应在出差结束后及时办理差旅费报销手续，报销时应提供真实、有效的发票及相关凭证。财务部应对差旅费报销进行严格审核，对于超出标准的费用不予报销。业务招待费1.定义与范围业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品赠送、娱乐等费用。2.管理规定业务招待应遵循必要性、合理性和适度性原则，严格控制业务招待费用支出。业务招待前应填写业务招待申请表，详细说明招待对象、事由、预计金额等内容，经部门负责人和分管领导审批后，方可进行招待。业务招待费用报销时，应提供正规发票，并注明招待对象、事由、时间等信息。公司严禁以业务招待为名进行高消费娱乐活动或变相发放福利。财务部应加强对业务招待费的审核，对不符合规定的费用不予报销。会议费1.定义与范围会议费是指公司召开各类会议所发生的场地租赁、会议设备租赁、资料印刷、餐饮、住宿等费用。2.管理规定会议主办部门应提前制定会议预算，明确会议各项费用支出标准，并按照费用审批流程进行审批。会议场地租赁应选择经济实惠、设施齐全的场所，并签订租赁合同。会议设备租赁应提前与供应商沟通，确保设备正常使用。会议资料印刷应根据会议实际需要进行，严格控制印刷数量和费用。会议期间的餐饮、住宿应按照公司规定的标准执行，严禁铺张浪费。会议结束后，会议主办部门应及时办理会议费报销手续，提供相关发票及明细清单。财务部对会议费报销进行审核，确保费用支出合理合规。培训费1.定义与范围培训费是指公司为提升员工业务素质和能力而开展的各类培训活动所发生的费用，包括培训课程费用、培训师资费用、培训场地租赁费用、培训教材资料费用等。2.管理规定各部门应根据员工培训需求和公司发展战略，制定年度培训计划，并提交人力资源部门汇总。人力资源部门对年度培训计划进行审核和统筹安排，确定培训项目、培训时间、培训地点等，并按照费用审批流程申请培训费用。培训项目实施过程中，应严格按照培训计划进行，确保培训质量。培训结束后，员工应提交培训总结报告，作为培训效果评估的依据。培训费用报销时，应提供培训合同、发票、培训签到表、培训总结报告等相关凭证。财务部对培训费用进行审核，确保费用支出与培训计划相符，且培训效果达到预期目标。通讯费1.定义与范围通讯费是指公司为员工配备通讯工具或给予通讯补贴所发生的费用。2.管理规定公司根据员工岗位性质和工作需要，制定通讯费补贴标准或统一配备通讯工具。通讯费补贴标准应明确不同岗位级别的补贴金额，员工凭通讯费用发票按照补贴标准进行报销。对于统一配备通讯工具的员工，公司应建立使用管理制度，明确通讯工具的使用范围、维护责任等。通讯工具的购置费用按照公司固定资产管理规定进行审批和核算。车辆使用费1.定义与范围车辆使用费是指公司车辆在使用过程中发生的燃油费、过路费、停车费、车辆保险费、车辆维修保养费等费用。2.管理规定公司车辆实行集中管理，由行政部门负责车辆调度、维修保养、保险办理等工作。车辆燃油费应实行定点加油制度，凭加油卡加油记录进行报销。过路费、停车费等应保留有效票据，按照实际发生金额报销。车辆维修保养应提前提交申请，经审批后到指定的维修厂进行维修保养。车辆保险费应按照公司规定的保险方案进行投保，并及时办理续保手续。行政部门应建立车辆使用台账，记录车辆行驶里程、油耗、维修保养情况等信息，定期对车辆使用情况进行统计分析，合理控制车辆使用成本。费用报销与支付报销凭证要求1.费用报销必须提供真实、合法、有效的发票及相关凭证。发票应具备发票联、发票专用章等必要要素，且发票内容应与费用支出实际情况相符。2.对于无法取得发票的费用支出，如小额办公用品购置、市内交通费等，应提供有效的收据或其他证明材料，并注明支出事由、金额、日期等信息。3.报销凭证应按照公司规定的格式粘贴整齐，不得随意涂改、粘贴不规范。报销期限规定1.员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续，特殊情况需提前向部门负责人说明原因。2.对于跨年度的费用报销，应在次年[X]月[X]日前办理完毕，逾期不予报销（因公司财务决算等特殊原因除外）。支付方式1.财务部根据审批通过的费用报销单，按照公司财务制度和资金安排，选择合适的支付方式进行支付。支付方式包括银行转账、支票、现金等。2.对于金额较大的费用支出，原则上采用银行转账方式支付；对于符合现金支付规定的小额费用，可以采用现金支付。费用监督与检查内部审计监督1.公司内部审计部门定期对公司费用管理情况进行审计，检查费用支出的合规性、合理性以及预算执行情况。2.审计过程中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。财务检查1.财务部定期对各部门费用报销情况进行检查，重点检查报销凭证的真实性、合法性、完整性以及报销审批流程的执行情况。2.对于检查中发现的不符合规定的费用报销，财务部应及时通知相关部门进行整改，并按照公司规定进行处理。违规处理1.对于违反本制度规定的费用支出行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于责令退回违规报销的费用、扣减绩效奖金、给予纪律处分等。