促销用品管理制度

促销用品管理制度总则1.目的本制度旨在规范公司促销用品的管理，确保促销用品的合理采购、有效使用、妥善保管及准确核销，提高促销活动的效果和资源利用效率，保障公司业务的顺利开展。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及促销用品管理的部门和人员，包括但不限于市场营销部门、销售部门、门店运营部门等。3.定义促销用品：指公司为促进产品销售、提升品牌知名度等目的，在各类促销活动中使用的物品，包括但不限于宣传海报、宣传单页、促销赠品、展示道具等。促销用品的采购管理1.需求预测与计划各部门应根据促销活动计划和业务需求，提前[X]周制定促销用品需求预测表，详细列出所需促销用品的种类、规格、数量等信息。市场营销部门负责汇总各部门的需求预测表，结合公司整体促销策略和市场动态，制定年度促销用品采购计划，并提交至采购部门。2.采购审批采购部门依据年度促销用品采购计划进行采购操作。对于单次采购金额在[X]元以下的促销用品，由采购部门负责人审批；超过该金额的采购项目，需提交公司分管领导审批。审批通过后，采购部门应严格按照公司采购流程选择合格的供应商进行采购，确保所采购的促销用品质量符合要求，价格合理。3.采购合同管理采购部门与供应商签订采购合同时，应明确促销用品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式等条款，确保合同条款清晰、准确、完整。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交至财务部门和相关使用部门备案，以便跟踪采购进度和进行后续管理。促销用品的库存管理1.入库管理促销用品到货后，采购部门应及时通知仓库管理人员进行验收。仓库管理人员应依据采购合同和送货清单，对促销用品的数量、规格、质量等进行仔细核对。验收合格的促销用品，仓库管理人员应办理入库手续，填写入库单，注明促销用品的名称、规格、数量、入库日期等信息，并将入库单分别提交至采购部门和财务部门。对于验收不合格的促销用品，仓库管理人员应及时与采购部门沟通，由采购部门负责与供应商协商退换货事宜。2.库存盘点仓库管理人员应定期对促销用品进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月[X]日，盘点结束后，仓库管理人员应编制库存盘点表，详细记录盘点结果。如发现库存差异，仓库管理人员应及时查明原因，并填写库存差异报告，说明差异情况、产生原因及处理建议。库存差异报告经仓库主管审核后，提交至财务部门和相关部门进行处理。3.库存安全管理仓库应具备良好的仓储条件，确保促销用品的存储安全。仓库应设置防火、防潮、防虫、防盗等设施，定期检查维护，确保设施完好有效。仓库管理人员应严格遵守仓库管理制度，严禁无关人员进入仓库。对于易燃易爆、有毒有害等特殊促销用品，应按照相关规定进行单独存放和管理，并采取相应的安全防护措施。促销用品的发放管理1.发放流程各部门因促销活动需要领用促销用品时，应填写促销用品领用申请表，注明领用部门、促销活动名称、促销用品名称、规格、数量等信息，并提交至部门负责人审批。部门负责人审批通过后，领用申请表交至仓库管理人员。仓库管理人员依据申请表发放促销用品，并在领用申请表上签字确认，同时更新库存台账。领用部门应指定专人负责促销用品的领取和保管，确保促销用品的安全和合理使用。2.发放记录仓库管理人员应建立促销用品发放台账，详细记录促销用品的发放日期、领用部门、促销活动名称、促销用品名称、规格、数量、领用人等信息。发放台账应定期与库存台账进行核对，确保账账相符。财务部门应定期对促销用品的发放记录进行检查，核实发放的真实性和合理性，防止出现违规发放的情况。促销用品的使用管理1.使用规范各部门在使用促销用品时，应严格按照公司规定的使用方法和范围进行操作，确保促销用品的使用效果和安全性。促销用品的使用应符合公司品牌形象和宣传策略，不得擅自更改促销用品的内容、形式或用途。对于促销赠品，应建立严格的发放登记制度，确保赠品发放给目标客户，并做好相关记录。2.现场管理在促销活动现场，各部门应安排专人负责促销用品的布置、展示和维护，确保促销用品摆放整齐、美观，展示效果良好。促销活动结束后，现场工作人员应及时清理促销用品，妥善保管剩余的促销用品，并将可回收利用的促销用品交回仓库进行统一处理。3.效果评估市场营销部门应定期对促销用品的使用效果进行评估，收集客户反馈和市场数据，分析促销用品对销售业绩、品牌知名度等方面的影响。根据效果评估结果，市场营销部门应总结经验教训，提出改进建议，为后续促销活动中促销用品的管理和使用提供参考依据。促销用品的核销管理1.核销流程促销活动结束后，各部门应及时对促销用品的使用情况进行统计和汇总，填写促销用品核销申请表，注明促销活动名称、促销用品名称、规格、数量、使用情况等信息，并附上相关证明材料（如活动照片、客户签收记录等）。促销用品核销申请表经部门负责人审核后，提交至财务部门。财务部门依据采购合同、入库单、发放记录等资料，对促销用品的核销申请进行审核。审核通过后，财务部门办理促销用品的核销手续，将核销金额计入相关费用科目，并在财务账目中进行相应处理。2.核销监督审计部门应定期对促销用品的核销情况进行审计监督，检查核销流程是否合规、核销依据是否充分、核销金额是否准确等。如发现核销过程中存在问题，审计部门应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。对于违规行为，应按照公司规定追究相关人员的责任。促销用品的报废管理1.报废条件促销用品出现以下情况之一的，可申请报废：因质量问题无法正常使用，且无法修复或修复成本过高的；因市场变化、促销活动调整等原因，不再需要使用且无其他用途的；超过保质期或使用期限，已失去使用价值的。2.报废申请与审批仓库管理人员发现促销用品符合报废条件时，应填写促销用品报废申请表，注明报废促销用品的名称、规格、数量、报废原因等信息，并提交至部门负责人审批。部门负责人审批通过后，报废申请表交至财务部门和相关部门进行审核。对于价值较高的促销用品报废，还需提交公司分管领导审批。3.报废处理经审批同意报废的促销用品，仓库管理人员应按照公司规定的报废处理方式进行处理。对于可回收利用的促销用品，应联系相关回收单位进行回收处理；对于不可回收的促销用品，应按照环保要求进行妥善处置，确保不对环境造成污染。报废处理完成后，仓库管理人员应在库存台账中核销报废的促销用品，并将报废处理情况及时反馈至财务部门和相关部门。罚则1.对于违反本制度规定，擅自采购、使用、发放、核销促销用品的部门和人员，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处罚。2.因