供应物资管理制度

供应物资管理制度总则目的为加强公司供应物资管理，规范物资采购、验收、存储、发放等流程，确保物资供应的及时性、准确性和合理性，降低公司运营成本，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内所有供应物资的管理活动，包括但不限于原材料、零部件、办公用品、设备及耗材等。基本原则1.按需采购原则：根据公司生产经营计划和实际需求，合理安排物资采购，避免盲目采购和积压浪费。2.质量第一原则：确保所采购物资的质量符合国家标准、行业标准及公司要求，优先选择优质供应商。3.成本控制原则：在保证物资质量的前提下，通过优化采购流程、谈判议价等方式，降低采购成本。4.规范管理原则：建立健全物资管理制度和流程，明确各部门职责，加强监督和考核，确保物资管理工作规范有序。职责分工采购部门1.负责制定物资采购计划，根据各部门需求和库存情况，合理安排采购任务。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，维护良好的供应商关系。3.组织物资采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益。4.跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保物资按时、按质、按量供应。仓库管理部门1.负责物资的验收入库工作，核对物资的数量、规格、质量等，确保入库物资符合要求。2.对入库物资进行分类存放，建立物资台账，记录物资的出入库情况。3.定期盘点库存物资，确保账实相符，及时发现和处理库存积压、损坏等问题。4.根据审批后的领料单发放物资，做好发放记录，确保物资发放准确无误。使用部门1.根据生产经营需要，提前向采购部门提交物资需求计划，明确物资的规格、型号、数量等要求。2.参与物资供应商的评估和选择，提供相关意见和建议。3.负责对领用物资的使用情况进行跟踪和反馈，合理使用物资，避免浪费。质量管理部门1.参与物资采购合同中质量条款的审核，确保采购物资的质量标准明确、可操作。2.对采购物资进行质量检验和抽检，对不合格物资提出处理意见。3.协助处理因物资质量问题引起的纠纷和投诉。财务部门1.负责审核物资采购合同的付款条款，确保付款方式和时间符合公司财务规定。2.对物资采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和建议。3.监督物资采购资金的使用情况，确保资金安全。采购管理采购计划制定1.各使用部门应于每月[具体日期]前，根据次月生产经营计划和物资库存情况，填写《物资需求计划表》，提交至采购部门。2.采购部门汇总各部门需求计划后，结合库存情况进行分析，制定月度采购计划，并报分管领导审批。3.对于紧急采购需求，使用部门应填写《紧急采购申请表》，说明紧急原因和物资需求情况，经部门负责人签字后报采购部门，采购部门应优先处理。供应商选择与管理1.采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，考察其生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面，建立供应商名录。3.定期对供应商进行评估，评估内容包括交货及时性、产品质量稳定性、价格合理性、售后服务质量等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行淘汰。4.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。采购流程1.采购部门根据审批后的采购计划，向供应商发送采购订单。采购订单应明确物资的详细信息、交货时间、交货地点等要求。2.供应商收到采购订单后，应确认订单内容，并按照订单要求组织生产和发货。3.采购部门跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。如遇问题，应及时向分管领导汇报，并采取相应的解决措施。4.物资到货前，采购部门应通知仓库管理部门做好验收准备工作。验收管理验收准备1.仓库管理部门收到采购部门的到货通知后，应安排验收人员，并准备好验收所需的工具和场地。2.验收人员应熟悉物资的验收标准和方法，了解物资的规格、型号、数量等要求。验收流程1.物资到货后，验收人员首先核对送货单与采购订单的一致性，包括物资名称、规格、型号、数量、供应商等信息。2.对物资的外观、包装进行检查，查看是否有损坏、变形、受潮等情况。3.按照验收标准对物资的质量进行检验，可采用抽检、全检等方式。对于重要物资或质量不稳定的物资，应进行严格的质量检验。4.验收合格的物资，验收人员应在送货单上签字确认，并填写《物资验收入库单》，办理入库手续。入库单应注明物资名称、规格、型号、数量、供应商、入库日期等信息。5.验收不合格的物资，验收人员应填写《物资验收不合格报告》，详细说明不合格情况及原因，并及时通知采购部门。采购部门应与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。存储管理仓库布局1.根据物资的类别、特性、用途等因素，对仓库进行合理布局，划分不同的存储区域，如原材料区、零部件区、办公用品区、设备区等。2.为每个存储区域设置明显的标识牌，注明区域名称、物资类别等信息，便于物资的存放和查找。物资存放1.物资应按照规定的存储方式和要求进行存放，遵循分类存放、先进先出、防潮、防火、防盗等原则。2.对于有特殊存储要求的物资，如易燃易爆物资、易腐蚀物资等，应设置专门的存储区域，并采取相应的防护措施。3.定期对物资进行整理和盘点，确保物资摆放整齐，账实相符。库存盘点1.仓库管理部门应定期进行库存盘点，盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。2.盘点前，仓库管理部门应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工等事项。3.盘点过程中，盘点人员应认真核对物资的数量、规格、型号等信息，如实记录盘点结果。4.盘点结束后，仓库管理部门应编制《库存盘点报告》，对盘点结果进行分析和总结。如发现账实不符情况，应查明原因，及时调整库存台账，并报相关部门处理。发放管理领料申请1.使用部门根据生产经营需要，填写《领料单》，注明物资名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字审批。2.《领料单》应一式三联，一联留存使用部门，一联交仓库管理部门作为发货依据，一联交财务部门作为记账凭证。物资发放1.仓库管理部门收到经审批后的《领料单》后，按照领料单上的物资信息进行发放。发放时，应核对物资的数量、规格、型号等，确保发放准确无误。2.发放物资后，仓库管理部门应在领料单上签字确认，并更新物资台账。同时，将领料单传递给财务部门进行记账。限额领料1.对于部分重要物资或消耗量大的物资，实行限额领料制度。使用部门应根据生产计划和消耗定额，确定每月的领料限额，并填写《限额领料单》。2.仓库管理部门按照限额领料单上的限额进行发放，如超出限额，应经相关部门负责人审批后方可发放。3.每月末，仓库管理部门应对限额领料情况进行统计和分析，如发现异常情况，应及时与使用部门沟通，查明原因并采取相应措施。废旧物资管理废旧物资界定1.废旧物资是指公司在生产经营过程中产生的已失去原有使用价值或不再使用的物资，包括边角料、报废设备、废旧办公用品等。废旧物资回收1.各部门应及时清理本部门产生的废旧物资，并分类存放。对于可回收利用的废旧物资，应定期交至仓库管理部门指定的回收地点。2.仓库管理部门负责对各部门交来的废旧物资进行统一回收和管理，建立废旧物资台账，记录废旧物资的名称、规格、型号、数量、来源等信息。废旧物资处理1.仓库管理部门定期对废旧物资进行整理和评估，对于有再利用价值的废旧物资，应组织相关部门进行修复或改造后重新投入使用。2.对于无再利用价值的废旧物资，仓库管理部门应根据公司相关规定，选择合适的处理方式，如出售给废品回收公司、报废处理等。在处理废旧物资时，应填写《废旧物资处理申请表》，经审批后办理相关手续。3.废旧物资处理收入应及时上缴公司财务部门，纳入公司统一核算。监督与考核监督检查1.公司设立物资管理监督小组，定期对物资采购、验收、存储、发放等环节进行监督检查，确保物资管理制度的有效执行。2.监督小组可通过查阅文件、账目、记录，实地查看仓库等方式进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。考核评价1.建立物资管理考核评价体系，对采购部门、仓库管理部门、使用部门等相关部门和人员的物资管理工作进行考核评价。2.考核内容包括物资采购及时性、质量合格率、成本控制情况、库存管理水平、物资