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文档简介

会所红酒管理制度一、总则(一)目的为了加强会所红酒的管理,规范红酒的采购、储存、销售、使用等环节,确保红酒品质,保障会所运营的正常开展,特制定本管理制度。(二)适用范围本制度适用于会所内所有红酒的管理,包括但不限于采购、验收、储存、盘点、销售、服务及相关人员的管理。(三)管理原则1.品质至上原则:确保所管理的红酒符合高品质标准,为顾客提供优质的产品体验。2.规范操作原则:各项红酒管理工作应严格按照规定的流程和标准进行操作,保证管理的规范性和准确性。3.责任明确原则:明确各岗位在红酒管理中的职责,做到责任到人,避免出现管理漏洞。4.成本控制原则:在保证红酒品质和服务质量的前提下,合理控制采购成本、储存成本和损耗,提高会所的经济效益。二、职责分工(一)采购部门1.负责根据会所需求制定红酒采购计划,选择合适的供应商进行采购谈判。2.确保所采购的红酒符合品质要求,价格合理,并按时到货。3.负责与供应商沟通协调,处理采购过程中的相关问题,如退换货、质量纠纷等。(二)验收部门1.对采购到货的红酒进行严格验收,检查红酒的数量、品种、规格、质量等是否与采购订单一致。2.核对红酒的相关证明文件,如原产地证明、报关单、检验检疫报告等。3.对验收合格的红酒办理入库手续,对不合格的红酒及时与采购部门沟通处理。(三)仓库管理部门1.负责红酒仓库的日常管理,包括仓库的布局规划、货物摆放、库存盘点等。2.确保红酒仓库的环境符合储存要求,温度、湿度适宜,通风良好,防止红酒变质损坏。3.建立完善的库存台账,准确记录红酒的出入库情况,做到账物相符。4.按照先进先出的原则发放红酒,定期对库存红酒进行检查,及时清理过期、损坏的红酒。(四)销售部门1.了解会所红酒的种类、特点、价格等信息,向顾客进行准确的介绍和推荐。2.根据顾客需求提供优质的红酒销售服务,包括开瓶、醒酒、侍酒等。3.负责统计红酒销售数据,分析销售情况,为采购部门提供参考依据。(五)服务部门1.在会所的各类活动和服务场景中,正确使用和服务红酒,确保顾客能够享受到良好的红酒体验。2.协助销售部门进行红酒的推销工作,及时反馈顾客对红酒的意见和建议。(六)财务部门1.负责审核红酒采购、销售等相关费用的报销凭证,确保费用支出的合理性和合规性。2.对红酒的成本进行核算和分析,为会所的财务管理提供数据支持。3.定期对红酒的库存价值进行评估,确保财务报表中红酒资产的准确性。(七)人事部门1.负责对涉及红酒管理岗位的人员进行招聘、培训和考核,确保员工具备相应的专业知识和技能。2.制定合理的薪酬福利政策,激励员工积极参与红酒管理工作,提高工作效率和服务质量。三、采购管理(一)采购计划1.采购部门应定期(每月/每季度)根据会所的销售情况、库存状况以及市场需求预测,制定红酒采购计划。采购计划应明确采购的红酒品种、数量、规格、预计到货时间等信息。2.在制定采购计划时,应充分考虑会所的经营特色、顾客偏好以及季节因素等,确保采购的红酒能够满足会所的销售需求。3.采购计划需经相关部门负责人审核(如销售部门、仓库管理部门),并报会所管理层批准后实施。(二)供应商选择1.建立合格供应商名录,采购部门应通过多种渠道(如行业推荐、网络搜索、实地考察等)寻找潜在的红酒供应商,并对其进行评估和筛选。2.评估内容包括供应商的信誉、资质、产品质量、价格水平、供应能力、售后服务等方面。对供应商提供的红酒样品进行品鉴和质量检测,确保符合会所的品质要求。3.与选定的供应商签订采购合同,明确双方的权利和义务,包括红酒的品种、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。(三)采购流程1.采购部门根据批准的采购计划,向供应商发送采购订单。采购订单应详细注明所采购红酒的各项信息,确保供应商准确理解采购要求。2.供应商按照采购订单的要求组织发货,并提供相关的发货凭证和运输信息。采购部门应及时跟踪货物的运输情况,确保按时到货。3.货物到达会所后,采购部门应及时通知验收部门进行验收。验收合格后,办理入库手续;验收不合格的,采购部门应及时与供应商协商处理,如退换货、补货等。四、验收管理(一)验收标准1.数量验收:核对采购到货的红酒数量是否与采购订单一致,检查包装是否完好,有无破损、渗漏等情况。2.品种规格验收:检查所到货的红酒品种、规格是否符合采购订单要求,包括酒的品牌、产地、年份、等级等信息。3.质量验收:对红酒的外观、色泽、香气、口感等进行感官品鉴,检查是否有异味、变质等现象。同时,可根据需要进行理化指标检测,如酒精度、酸度、糖分等,确保红酒质量符合相关标准。4.证明文件验收:核对供应商提供的红酒原产地证明、报关单、检验检疫报告等相关证明文件是否齐全、真实有效。(二)验收流程1.验收部门在接到采购部门的验收通知后,应及时组织验收人员对到货红酒进行验收。验收人员应具备一定的红酒品鉴知识和经验。2.验收人员按照验收标准对红酒进行逐一检查,填写验收记录。验收记录应包括验收时间、采购订单号、供应商名称、红酒品种规格、数量、质量状况、验收结论等信息。3.对于验收合格的红酒,验收人员在验收记录上签字确认,并办理入库手续。仓库管理部门根据验收记录将红酒入库,并更新库存台账。4.对于验收不合格的红酒,验收人员应详细记录不合格情况,并及时通知采购部门。采购部门应与供应商沟通协商,根据合同约定进行处理,如要求供应商换货、补货或退货等。五、储存管理(一)仓库环境要求1.红酒仓库应保持干燥、通风良好,温度控制在[具体温度范围],湿度控制在[具体湿度范围]。可安装温湿度调节设备,确保仓库环境符合红酒储存要求。2.仓库应避免阳光直射,采用遮光措施,如使用窗帘、遮光板等。同时,要远离热源、水源和污染源,防止红酒受到影响。3.仓库地面应平整、清洁,便于货物的搬运和存放。货架应牢固、整齐,按照红酒的品种、规格、批次等进行分类存放,便于管理和查找。(二)库存管理1.仓库管理部门应建立完善的库存台账,详细记录每一种红酒的入库时间、数量、规格、批次、存放位置等信息。库存台账应定期更新,确保账物相符。2.按照先进先出的原则发放红酒,在发放时应核对库存台账,确保所发放的红酒是最早入库的批次。对于临近保质期或有质量问题的红酒,应优先发放。3.定期对库存红酒进行盘点,每月/每季度进行一次全面盘点,确保库存数量准确。盘点过程中如发现账物不符的情况,应及时查明原因,并进行调整。4.对库存红酒进行标识管理,在红酒的外包装上标明品种、规格、批次、入库时间、保质期等信息,便于识别和管理。(三)红酒养护1.定期对库存红酒进行检查,查看红酒的外观是否有变化,如瓶塞是否松动、酒液是否有沉淀、变色等现象。发现问题及时记录并报告上级领导。2.对于需要特殊养护的红酒,如某些年份较久、价值较高的红酒,应按照其特定的养护要求进行操作,如定期翻瓶、更换瓶塞等。3.防止红酒受到虫害、鼠害等影响,仓库内应保持清洁卫生,定期进行消毒、灭鼠等工作。同时,要做好防虫措施,如安装防虫网、放置驱虫物品等。六、销售管理(一)销售价格管理1.会所应制定合理的红酒销售价格体系,根据红酒的成本、市场行情、品牌价值、会所定位等因素确定不同品种红酒的销售价格。2.销售价格应保持相对稳定,如需调整,应经过相关部门(如财务部门、管理层)的审核批准,并及时通知销售部门和顾客。3.销售部门应严格按照规定的价格进行销售,不得擅自降价或涨价。如有特殊情况需要优惠销售,应按照会所的相关规定办理审批手续。(二)销售流程1.顾客选择红酒后,销售部门应向顾客详细介绍红酒的品种、特点、产地、年份、口感等信息,解答顾客的疑问,帮助顾客做出合理的购买决策。2.根据顾客需求,为顾客提供开瓶、醒酒、侍酒等服务。在服务过程中,应注意操作规范,展示专业的红酒服务水平。3.销售完成后,销售部门应开具销售发票或收据,详细记录销售的红酒品种、数量、价格、顾客信息等内容。同时,将销售信息及时传递给财务部门和仓库管理部门。4.对于团购、大客户等特殊销售业务,销售部门应按照会所的相关规定和流程进行处理,确保销售业务的顺利进行。(三)销售数据分析1.销售部门应定期(每周/每月)对红酒销售数据进行统计和分析,包括销售数量、销售额、销售品种、顾客购买偏好等方面。2.通过销售数据分析,了解会所红酒的销售情况和市场需求变化趋势,为采购部门制定采购计划提供参考依据,同时也为会所的营销策略调整提供支持。3.根据销售数据分析结果,发现销售异常情况(如某一品种红酒销售突然大幅下降或上升)时,应及时进行调查分析,找出原因,并采取相应的措施进行处理。七、服务管理(一)服务人员培训1.人事部门应定期组织红酒服务人员进行培训,培训内容包括红酒知识(如品种、产地、酿造工艺、品鉴方法等)、服务技巧(如开瓶、醒酒、侍酒的正确操作流程)、沟通技巧等方面。2.邀请专业的红酒讲师或行业专家进行授课,提高服务人员的专业水平。同时,鼓励服务人员参加相关的培训课程和考试,获取相应的资格证书。3.通过内部培训、模拟演练、现场指导等方式,确保服务人员熟练掌握红酒服务技能,并能够在实际工作中为顾客提供优质、专业的服务。(二)服务标准1.红酒服务人员应热情、礼貌地接待顾客,主动询问顾客的需求,为顾客提供周到的服务。2.在为顾客提供红酒服务时,应严格按照操作规范进行,如开瓶前检查瓶塞是否完好,开瓶时动作轻柔,避免酒液溅出;醒酒时间应根据红酒的品种和年份合理掌握;侍酒时注意酒标朝向顾客,斟酒量适中(一般为酒杯的三分之一至二分之一)等。3.及时关注顾客对红酒的反馈意见,如口感、温度等方面的问题,根据顾客需求进行调整和处理,确保顾客能够享受到满意的红酒服务体验。(三)服务监督与考核1.会所应建立服务监督机制,定期对红酒服务人员的服务质量进行检查和评估。可通过现场观察、顾客反馈、内部检查等方式进行监督。2.根据服务监督结果,对服务人员进行考核评价,考核内容包括服务态度、服务技能、顾客满意度等方面。对于表现优秀的服务人员给予奖励,对于存在问题的服务人员进行批评教育和培训改进。3.将服务人员的考核结果与薪酬、晋升等挂钩,激励服务人员不断提高服务质量,为会所树立良好的形象。八、盘点管理(一)盘点计划1.仓库管理部门应制定详细的盘点计划,明确盘点的时间、范围、人员分工等内容。盘点时间应选择在业务相对清淡的时期进行,以确保盘点工作的顺利进行。2.盘点范围包括会所内所有库存的红酒,包括仓库中的实物库存以及销售部门、服务部门等未及时办理出入库手续的红酒。3.根据盘点范围和工作量,合理安排盘点人员,明确各人员的职责。盘点人员应具备认真负责的工作态度和一定的红酒知识,能够准确识别和清点红酒。(二)盘点流程1.在盘点前,仓库管理部门应对库存红酒进行整理和核对,确保库存台账记录准确。同时,准备好盘点所需的工具和表格,如盘点表、计算器、标签等。2.盘点人员按照分工对库存红酒进行逐一清点,记录实际数量、品种、规格、批次等信息。在清点过程中,如发现账物不符的情况,应及时记录并查明原因。3.盘点结束后,盘点人员应将盘点结果与库存台账进行核对,编制盘点报告。盘点报告应包括盘点时间、范围、实际库存数量、账存数量、差异情况及原因分析等内容。4.对于盘点差异,仓库管理部门应组织相关人员进行调查分析,找出原因,并采取相应的措施进行调整。如属于人为原因造成的差异,应追究相关人员的责任;如属于系统错误或其他客观原因造成的差异,应及时进行账务调整。(三)盘点结果处理1.根据盘点报告,对库存红酒进行调整,确保账物相符。仓库管理部门应及时更新库存台账,并将盘点结果反馈给财务部门。2.财务部门根据盘点结果对红酒的成本进行核算和调整,确保财务报表的准确性。同时,对盘点过程中发现的问题进行分析总结,提出改进措施和建议,完善会所的红酒管理制度。3.将盘点结果作为对仓库管理部门和相关人员考核的重要依据之一。对于盘点工作认真负责、账物相符率高的部门和人员给予奖励,对于盘点工作存在问题的部门和人员进行批评教育和绩效扣分。九、损耗管理(一)损耗界定1.会所红酒损耗主要包括自然损耗和非自然损耗。自然损耗是指由于红酒的储存、销售等过程中正常的挥发、渗漏等原因导致的损耗;非自然损耗是指由于人为因素(如破损、丢失、误用等)或意外事件(如自然灾害、设备故障等)导致的损耗。2.明确不同类型损耗的界定标准,如自然损耗率应控制在[具体百分比]以内,对于超过标准的自然损耗应进行详细分析和记录;对于非自然损耗,应查明原因,确定责任归属。(二)损耗控制措施1.加强红酒储存管理,确保仓库环境符合要求,减少自然损耗的发生。定期检查库存红酒,及时发现并处理有渗漏、挥发等情况的红酒。2.提高员工的责任意识和操作技能,在红酒的搬运、销售、服务等过程中,要求员工严格按照操作规程进行操作,避免因人为因素造成损耗。

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