会展服务管理制度VIP

会展服务管理制度一、总则（一）目的为规范公司会展服务业务流程，提高会展服务质量和效率，确保会展活动顺利进行，树立公司良好形象，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部参与会展服务的所有部门及员工，包括但不限于策划部、设计部、外联部、现场执行部等。（三）基本原则1.客户至上原则：以满足客户需求为出发点和落脚点，提供优质、高效、个性化的会展服务。2.质量第一原则：严格把控会展服务各个环节的质量，确保活动达到预期效果。3.团队协作原则：各部门之间密切配合，协同工作，形成强大的工作合力。4.创新发展原则：不断探索新的会展服务模式和方法，提升公司的核心竞争力。二、会展服务流程规范（一）项目承接1.信息收集外联部负责收集各类会展活动信息，包括活动主题、时间、地点、规模、预算等。关注行业动态、客户需求变化，主动拓展业务渠道，获取潜在会展服务项目信息。2.项目评估成立项目评估小组，由策划部、外联部、财务部等相关部门人员组成。对收集到的项目信息进行详细评估，分析项目的可行性、风险程度、预期收益等。评估结果以书面报告形式提交公司管理层，经审批后决定是否承接项目。3.合同签订若决定承接项目，由外联部负责与客户签订会展服务合同。合同内容应明确双方的权利和义务，包括服务内容、服务期限、费用支付方式、违约责任等。合同签订后，及时将合同副本分发给相关部门，作为项目执行的依据。（二）策划与设计1.策划方案制定策划部根据合同要求和客户需求，制定详细的会展活动策划方案。策划方案应包括活动主题、目标定位、内容安排、流程设计、宣传推广计划等。组织相关部门对策划方案进行评审，根据评审意见进行修改完善，确保策划方案的科学性和可行性。2.设计工作开展设计部根据策划方案进行会展活动的视觉设计，包括海报、宣传单页、展板、舞台背景、证件等。与客户保持密切沟通，及时反馈设计初稿，根据客户意见进行修改，直至客户满意为止。确保设计作品符合活动主题和风格要求，具有较高的视觉效果和吸引力。（三）筹备与执行1.资源筹备现场执行部根据策划方案和设计要求，负责会展活动所需物资和设备的筹备工作。包括场地布置材料、音响设备、灯光设备、展示道具、餐饮服务、礼品等。提前与供应商沟通协调，确保物资和设备按时、按质、按量到位。2.人员安排根据项目需求，合理安排各岗位工作人员，明确岗位职责和工作要求。组织相关人员进行培训，使其熟悉活动流程、服务标准和应急处理措施。建立有效的沟通机制，确保工作人员之间信息畅通，协同工作。3.现场布置按照设计方案进行会展活动现场的布置工作，确保场地布置符合活动主题和风格要求。严格把控现场布置质量，注意安全细节，确保布置工作顺利进行。在布置过程中，及时与客户沟通，根据客户意见进行调整优化。4.活动执行活动当天，各岗位工作人员按照职责分工，有序开展各项工作。现场执行部负责活动的整体协调和指挥，确保活动流程顺畅，各项环节紧密衔接。注意收集客户反馈意见，及时处理现场出现的问题和突发情况，确保活动顺利进行。（四）后期总结与评估1.资料整理活动结束后，各部门及时整理活动相关资料，包括策划方案、设计文件、合同文件、现场照片、视频等。将整理好的资料移交公司档案室存档，以便日后查阅和参考。2.客户回访外联部负责在活动结束后对客户进行回访，了解客户对活动的满意度和意见建议。认真记录客户反馈信息，及时反馈给相关部门，以便改进工作。3.项目总结组织召开项目总结会议，各部门对本部门在项目中的工作进行总结汇报。分析项目执行过程中的经验教训，提出改进措施和建议。撰写项目总结报告，提交公司管理层审阅。4.绩效评估根据项目总结报告和客户回访情况，对参与项目的部门和员工进行绩效评估。绩效评估结果作为员工薪酬调整、晋升、奖励等的重要依据。三、人员管理（一）岗位职责1.策划部负责会展活动的整体策划和方案制定。组织相关部门对策划方案进行评审和修改。与客户沟通策划思路，确保策划方案符合客户需求。2.设计部根据策划方案进行会展活动的视觉设计工作。与客户沟通设计稿，根据客户意见进行修改完善。确保设计作品的质量和风格符合活动要求。3.外联部收集会展活动信息，拓展业务渠道。与客户进行沟通洽谈，签订会展服务合同。在活动结束后对客户进行回访，收集客户反馈意见。4.现场执行部负责会展活动所需物资和设备的筹备工作。组织活动现场的布置和执行工作。协调各岗位工作人员，确保活动顺利进行。处理活动现场出现的问题和突发情况。（二）人员招聘与培训1.人员招聘根据会展服务业务发展需求，制定人员招聘计划。通过多种渠道发布招聘信息，吸引优秀人才应聘。对应聘人员进行面试、笔试、实际操作等考核环节，选拔合适的人员加入公司。2.人员培训新员工入职后，组织开展入职培训，使其了解公司文化、规章制度、业务流程等。根据不同岗位需求，定期组织专业技能培训，提高员工的业务水平和工作能力。鼓励员工参加外部培训和学习交流活动，拓宽视野，提升综合素质。（三）绩效考核1.考核指标设定根据岗位职责和工作目标，设定具体的绩效考核指标，包括工作业绩、工作态度、团队协作等方面。工作业绩指标可根据不同岗位的工作内容进行量化，如策划方案的质量、设计作品的通过率、客户满意度等。工作态度指标主要考核员工的责任心、敬业精神、工作纪律等。团队协作指标考核员工与同事之间的沟通协作能力和配合程度。2.考核周期与方式绩效考核周期为季度考核和年度考核相结合。季度考核采用自评、上级评价和同事评价相结合的方式进行。年度考核在季度考核的基础上，综合全年工作表现进行评价。3.考核结果应用绩效考核结果与员工薪酬调整、晋升、奖励等直接挂钩。对于考核优秀的员工，给予相应的奖励和晋升机会。对于考核不达标或违反公司规章制度的员工，进行相应的处罚和培训辅导，如仍不能胜任工作，可予以辞退。四、物资与设备管理（一）物资采购1.采购计划制定现场执行部根据会展活动策划方案和设计要求，提前制定物资采购计划。采购计划应明确物资的名称、规格、数量、采购时间等。2.供应商选择建立供应商评估体系，对潜在供应商进行考察和评估。选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商合作。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。3.采购执行按照采购计划和合同要求，及时向供应商下达采购订单。跟踪采购进度，确保物资按时、按质、按量到货。对采购物资进行验收，如发现质量问题或数量不符，及时与供应商沟通解决。（二）物资库存管理1.库存登记设立物资库存台账，对采购入库的物资进行详细登记，包括物资名称、规格、数量、入库时间、存放地点等。定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。2.库存保管根据物资的特性和要求，合理安排存放地点，确保物资安全。做好库存物资的防潮、防虫、防火、防盗等工作。对易损、易耗物资进行重点管理，定期检查库存数量，及时补充。3.库存盘点每月末对库存物资进行盘点，编制盘点报告。对盘点中发现的盘盈、盘亏情况进行分析，查明原因，提出处理意见。根据盘点结果调整库存台账，确保库存数据的准确性。（三）设备管理1.设备采购根据会展活动需求，制定设备采购计划。选择性能良好、质量可靠、价格合理的设备供应商。对采购的设备进行验收，确保设备符合要求。2.设备维护与保养建立设备维护保养制度，定期对设备进行维护保养。安排专业人员负责设备的日常维修和故障排除。做好设备维护保养记录，跟踪设备运行状况。3.设备租赁如需租赁设备，选择信誉良好、服务质量高的租赁公司。签订设备租赁合同，明确租赁期限、租金支付方式、设备维修责任等。在租赁设备使用期间，做好设备的使用管理和维护工作，确保设备正常运行。五、财务管理（一）预算编制1.预算制定原则根据会展服务项目的策划方案和实际需求，合理编制预算。预算应包括活动策划费用、设计费用、物资采购费用、设备租赁费用、人员薪酬费用、场地租赁费用、宣传推广费用、其他费用等。遵循实事求是、勤俭节约的原则，确保预算的合理性和准确性。2.预算编制流程各部门根据项目需求，分别编制本部门的费用预算。财务部对各部门预算进行汇总和审核，提出修改意见。各部门根据审核意见对预算进行调整完善，形成项目总预算。项目总预算经公司管理层审批后执行。（二）费用控制1.费用审批严格执行费用审批制度，所有费用支出必须经过相应的审批流程。费用报销时，应提供合法有效的票据，并填写费用报销单，注明费用用途、金额、报销人等信息。审批人应认真审核费用报销单，确保费用支出合理合规。2.费用监控财务部定期对项目费用支出情况进行监控，及时发现和解决费用超支问题。各部门应配合财务部做好费用控制工作，严格按照预算执行，不得擅自扩大费用支出范围。3.成本核算项目结束后，财务部对项目成本进行核算，分析成本构成和费用支出情况。总结成本控制经验教训，为今后的项目预算编制和成本管理提供参考。（三）财务结算1.结算流程项目结束后，外联部负责与客户进行财务结算。按照合同约定，及时向客户收取服务费用。财务部对收款情况进行核对和确认，确保款项足额到账。同时，财务部对项目成本进行结算，核算项目利润。2.财务报表编制财务部根据项目财务核算情况，编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表应真实、准确、完整地反映项目财务状况和经营成果。定期向公司管理层报送财务报表，为公司决策提供依据。六、风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别成立风险管理小组，负责对会展服务项目可能面临的风险进行识别。风险识别应涵盖项目承接、策划与设计、筹备与执行、后期总结与评估等各个环节。识别的风险包括市场风险、客户风险、技术风险、人员风险、物资与设备风险、财务风险、法律风险等。2.风险评估对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。采用定性与定量相结合的方法，对风险进行排序，确定重点风险。（二）风险应对措施1.市场风险应对密切关注市场动态，及时调整业务策略，以适应市场变化。加强市场调研，了解竞争对手情况，不断提升公司的市场竞争力。2.客户风险应对在项目承接前，充分了解客户需求和信用状况，签订详细的合同条款，明确双方权利义务。加强与客户的沟通协调，及时解决客户提出的问题和意见，提高客户满意度。3.技术风险应对不断提升公司的技术水平和创新能力，引进先进的会展服务技术和设备。加强技术人员培训，提高技术团队的专业素质和应急处理能力。4.人员风险应对建立完善的人员招聘、培训、考核和激励机制，吸引和留住优秀人才。加强团队建设，提高员工的团队协作意识和沟通能力。5.物资与设备风险应对选择可靠的供应商，签订质量保证协议，确保物资和设备的质量。加强物资与设备的库存管理和维护保养，定期进行检查和更新。6.财务风险应对合理编制预算，加强费用控制，确保项目成本在预算范围内。优化资金管理，提高资金使用效率，降低财务风险。7.法律风险应对加强法律意识培训，提高员工的法律素养。在合同签订、业务操作等过程中，严格遵守法律法规，确保公司经营活动合法合规。（三）风险监控与预