会展业务管理制度

会展业务管理制度总则目的为规范公司会展业务的运作，提高会展业务的质量和效率，加强对会展业务的管理与监督，确保公司会展业务目标的实现，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司内部从事会展业务的所有部门和人员，包括但不限于市场部、策划部、销售部、运营部等相关工作人员。基本原则1.合法合规原则：会展业务的开展必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.客户导向原则：以满足客户需求为出发点，提供优质、高效、专业的会展服务。3.质量第一原则：确保会展活动的策划、组织、执行等各个环节达到高质量标准。4.团队协作原则：各部门之间密切配合，形成合力，共同完成会展业务任务。5.成本效益原则：在保证会展业务质量的前提下，合理控制成本，提高经济效益。会展业务流程规范项目立项1.市场调研市场部负责收集、分析行业动态、市场趋势、竞争对手信息以及潜在客户需求等。定期撰写市场调研报告，为会展项目立项提供数据支持和决策依据。2.项目策划根据市场调研结果，策划部联合相关部门制定会展项目策划方案。策划方案应包括项目主题、目标定位、内容规划、时间安排、场地选择、预算编制等详细内容。3.立项审批策划方案提交公司管理层进行立项审批。管理层根据公司战略目标、市场需求、资源状况等因素进行综合评估，决定是否批准项目立项。项目筹备1.团队组建项目立项后，成立专门的会展项目团队，明确各成员的职责和分工。团队成员应具备相关的专业知识和技能，包括市场营销、策划、设计、运营、客服等。2.场地预订根据项目规模和需求，选择合适的会展场地。与场地供应商进行洽谈，签订场地租赁合同，明确双方的权利和义务。3.宣传推广制定宣传推广计划，确定宣传渠道和方式，如线上广告、社交媒体推广、线下活动宣传等。设计制作宣传资料，包括海报、宣传单页、邀请函、网站页面等。组织开展宣传活动，吸引潜在客户关注和参与。4.展品筹备确定展品范围和清单，与参展商或供应商进行沟通协调，确保展品按时、按质到位。负责展品的运输、存储、布置等工作，保证展品展示效果良好。5.人员培训对会展项目团队成员进行相关培训，包括项目流程、服务规范、应急处理等方面的内容。提高团队成员的专业素质和服务水平，确保能够为客户提供优质的服务。项目执行1.现场布置按照设计方案进行会展现场的布置，包括展位搭建、展品陈列、设备调试等。确保现场布置符合安全、美观、实用的要求，营造良好的展会氛围。2.活动组织组织开展各类会展活动，如开幕式、论坛、研讨会、洽谈会、表演等。做好活动的策划、组织、协调和实施工作，确保活动顺利进行，达到预期效果。3.客户接待热情接待参展商、观众和其他相关人员，提供周到的服务。及时解答客户的咨询和疑问，处理客户的投诉和建议，提高客户满意度。4.安全保障制定安全管理制度，加强会展现场的安全管理。配备必要的安全设施和人员，确保会展活动期间人员和财产的安全。5.后勤保障做好会展现场的后勤保障工作，包括餐饮、住宿、交通、通讯等方面的安排。确保后勤服务质量，为参展商和观众提供便利。项目收尾1.展品清理会展活动结束后，及时组织清理展品，与参展商办理展品交接手续。对展品进行妥善处理，如退还、存储、运输等。2.场地清理拆除展位搭建，清理会展现场垃圾，恢复场地原状。与场地供应商进行结算，办理场地归还手续。3.客户反馈收集向参展商、观众等客户发放满意度调查问卷，收集客户反馈意见。对客户反馈进行整理和分析，总结经验教训，为今后的会展业务改进提供参考。4.项目总结项目团队对会展项目进行全面总结，撰写项目总结报告。报告内容应包括项目执行情况、目标达成情况、客户满意度、存在问题及改进措施等。会展业务人员管理岗位职责1.项目经理负责会展项目的整体规划、组织、协调和控制。制定项目计划和预算，监督项目进度和质量，确保项目目标的实现。与客户、供应商、合作伙伴等进行沟通协调，维护良好的合作关系。解决项目执行过程中出现的问题和风险，及时向上级汇报项目进展情况。2.市场专员开展市场调研，收集市场信息，分析市场趋势和竞争对手情况。制定会展项目的宣传推广方案，组织实施宣传推广活动。负责客户资源的开发和维护，拓展业务渠道，提高项目的参展率和参观率。3.策划专员参与会展项目的策划工作，制定项目策划方案和活动方案。负责会展项目的创意设计，包括主题策划、内容设计、视觉设计等。协助项目经理组织项目实施，确保策划方案的有效执行。4.运营专员负责会展项目现场的运营管理，包括展位布置、活动组织、客户接待等工作。协调现场各部门之间的工作，确保项目顺利进行。处理现场突发情况，保障会展活动的安全和秩序。5.客服专员负责会展项目客户的咨询、投诉和建议的处理。及时回复客户的邮件、电话、微信等咨询信息，提供专业、热情的服务。收集客户反馈意见，协助相关部门改进服务质量，提高客户满意度。绩效考核1.考核指标工作业绩：包括项目完成情况、参展商数量、观众人数、销售额等指标。工作态度：包括责任心、团队合作精神、工作积极性等方面的表现。专业能力：包括专业知识、技能水平、解决问题能力等方面的考核。客户满意度：通过客户反馈调查等方式对客户满意度进行评价。2.考核周期绩效考核周期为季度考核和年度考核相结合。季度考核于每季度末进行，年度考核于每年年末进行。3.考核方式绩效考核采用自评、上级评价、同事评价和客户评价相结合的方式。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。4.考核结果应用根据绩效考核结果，发放绩效奖金，调整薪酬待遇。对于考核优秀的员工，给予表彰和奖励，提供晋升机会。对于考核不合格的员工，进行培训辅导或调岗处理，连续两次考核不合格的予以辞退。培训与发展1.培训计划根据员工的岗位需求和职业发展规划，制定年度培训计划。培训计划应包括培训内容、培训方式、培训时间、培训师资等方面的安排。2.培训内容专业知识培训：包括会展业务知识、市场营销知识、项目管理知识等。技能培训：如沟通技巧、客户服务技巧、设计软件操作技能等。行业动态培训：及时了解行业最新趋势和发展动态。3.培训方式内部培训：由公司内部专业人员或邀请外部专家进行授课。外部培训：选派员工参加外部专业培训机构举办的培训课程。在线学习：利用网络学习平台，提供丰富的学习资源，供员工自主学习。4.职业发展规划为员工提供职业发展指导，帮助员工制定个人职业发展规划。根据员工的能力和业绩，为员工提供晋升机会和岗位轮换机会，拓宽员工的职业发展路径。会展业务风险管理风险识别1.市场风险市场需求变化、竞争加剧、市场份额下降等风险。宏观经济环境波动、行业政策调整等因素对会展业务的影响。2.项目风险项目策划不合理、筹备不充分、执行不到位等导致项目失败的风险。项目进度延误、质量不达标、成本超支等风险。3.客户风险客户违约、拖欠款项、投诉纠纷等风险。客户需求变更、满意度下降等影响项目收益的风险。4.安全风险会展现场发生火灾、地震、拥挤踩踏等安全事故的风险。展品丢失、损坏、信息泄露等风险。5.法律风险会展业务涉及的法律法规问题，如知识产权纠纷、合同纠纷等。风险评估1.风险发生的可能性评估：根据历史数据、经验判断等方法，对风险发生的可能性进行评估，分为高、中、低三个等级。2.风险影响程度评估：评估风险发生后对公司会展业务目标、财务状况、声誉等方面的影响程度，分为严重、较大、一般、轻微四个等级。3.风险矩阵绘制：将风险发生的可能性和影响程度进行组合，绘制风险矩阵，直观展示风险的等级和优先级。风险应对1.风险规避：对于风险发生可能性高且影响程度严重的风险，采取放弃项目或改变业务模式等方式进行规避。2.风险减轻：通过采取措施降低风险发生的可能性或减轻风险影响程度，如加强市场调研、优化项目策划、完善安全管理制度等。3.风险转移：将风险转移给第三方，如购买保险、签订免责条款等方式。4.风险接受：对于风险发生可能性低且影响程度轻微的风险，公司决定接受风险，并制定相应的监控措施，以便及时发现和处理风险。风险监控1.建立风险监控指标体系：确定关键风险指标，如参展商报名数量、观众预登记人数、项目进度偏差率、客户投诉率等，对风险进行实时监控。2.定期风险评估：定期对会展业务风险进行重新评估，及时发现新的风险因素，调整风险应对策略。3.风险预警机制：设定风险预警阈值，当风险指标超过预警阈值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施应对风险。会展业务财务管理预算管理1.预算编制会展项目团队根据项目策划方案和工作计划，编制项目预算。预算内容包括场地租赁费用、宣传推广费用、展品运输费用、人员薪酬、设备采购费用、餐饮住宿费用等各项支出。2.预算审批项目预算提交公司财务部门进行审核，财务部门根据公司财务制度和预算控制指标进行审批。审批通过后的预算作为项目成本控制的依据。3.预算执行项目团队严格按照预算执行各项费用支出，确保预算的严肃性。财务部门定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行偏差，并采取措施进行调整。成本控制1.成本核算财务部门对会展项目的各项成本进行核算，准确记录成本支出情况。成本核算应按照成本项目进行分类，便于分析和控制成本。2.成本分析定期对会展项目成本进行分析，找出成本控制的关键点和存在的问题。通过成本分析，提出改进措施，优化成本结构，降低项目成本。3.成本控制措施加强对各项费用支出的审批管理，严格控制费用报销标准。优化资源配置，提高资源利用效率，降低不必要的成本支出。与供应商进行谈判，争取更优惠的价格和服务条款。收入管理1.参展商收费管理制定参展商收费标准和收费方式，明确收费项目和金额。及时向参展商发送收费通知，确保参展商按时缴纳费用。对参展商缴费情况进行跟踪和管理，及时催缴欠费。2.门票销售管理确定门票价格和销售渠道，制定门票销售策略。做好门票销售统计工作，及时掌握门票销售情况。加强门票销售过程中的安全管理，防止门票欺诈等行为。财务审计1.内部审计公司财务部门定期对会展项目进行内部审计，检查项目财务收支的真实性、合法性和合规性。审计内容