会务保障管理制度

会务保障管理制度一、总则（一）目的为了确保公司各类会议的顺利召开，提高会议效率和质量，规范会务保障工作流程，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织召开的各类会议，包括但不限于董事会、股东会、管理层会议、部门例会、专题研讨会、培训会议等。（三）基本原则1.高效协作原则：各部门在会务保障工作中应密切配合，形成高效协作的工作机制，确保会议各项任务按时、高质量完成。2.严谨细致原则：会务保障工作涉及会议的各个环节，必须严谨细致，注重细节，确保会议顺利进行，避免出现任何差错。3.服务至上原则：以参会人员为中心，提供优质、周到的服务，满足会议的各项需求，提升参会人员的满意度。二、会务保障工作组织架构及职责（一）会务保障工作领导小组1.组成人员：由公司高层领导担任组长，各相关部门负责人为成员。2.职责全面领导会务保障工作，对重大事项进行决策和协调。审核会议方案、预算等重要文件，确保会议的规格、规模和组织形式符合公司要求。对会务保障工作进行整体监督和检查，及时解决工作中出现的问题。（二）会务保障工作小组1.会议组织组组成人员：由行政部门相关人员组成。职责根据会议要求，制定详细的会议方案，包括会议时间、地点、议程、参会人员名单等。负责会议的筹备工作，如会议通知的发送、会议资料的准备与发放、会议场地的预订与布置等。协调会议期间的各项活动安排，确保会议流程顺畅。记录会议内容，整理会议纪要，并及时发送给相关人员。2.技术支持组组成人员：由信息技术部门相关人员组成。职责负责会议所需的音响、灯光、视频等设备的调试和维护，确保设备正常运行。提供网络技术支持，保障会议期间网络畅通，满足视频会议、线上直播等需求。协助会议组织组进行会议资料的电子文档制作和传输，确保资料的准确性和完整性。3.后勤保障组组成人员：由行政部门、物业部门相关人员组成。职责负责会议场地的清洁卫生、茶水供应、餐饮安排等后勤服务工作。安排会议期间的车辆调度，确保参会人员的交通出行便利。负责会议期间的安全保卫工作，维护会议秩序，保障参会人员的人身和财产安全。处理会议期间的突发后勤事件，如设备故障、物资短缺等，及时采取措施解决问题。4.文件资料组组成人员：由相关业务部门人员组成。职责根据会议主题和议程，准备相关的会议文件资料，如汇报材料、调研报告、提案等。对文件资料进行审核、校对，确保内容准确、格式规范。在会议期间负责文件资料的分发、回收和整理工作，保证文件资料的妥善管理。三、会议筹备（一）会议需求收集与确认1.会议发起部门应提前向行政部门提交会议申请，明确会议主题、时间、地点、参会人员范围、会议议程、预计时长等基本信息。2.行政部门对会议申请进行初步审核，与发起部门沟通确认会议需求的合理性和可行性。对于涉及多个部门或重大事项的会议，应及时提交会务保障工作领导小组进行审议。（二）会议方案制定1.根据会议需求，会议组织组制定详细的会议方案。会议方案应包括但不限于以下内容：会议基本信息：会议名称、时间、地点、参会人员名单、会议议程安排。会议筹备工作安排：各项筹备任务的责任人、时间节点和工作要求。会议资料准备：资料清单、制作要求、完成时间。会议场地布置：场地布局设计、装饰要求、设备配置清单。会议后勤保障：餐饮安排、车辆调度、安全保卫措施等。应急预案：针对可能出现的突发情况制定相应的应对措施。2.会议方案经会务保障工作领导小组审核通过后，由会议组织组负责组织实施。（三）会议通知发送1.会议组织组根据参会人员名单，提前[X]个工作日发送会议通知。会议通知应明确会议的基本信息、议程安排以及参会要求等内容。2.对于重要会议，应采用多种方式发送通知，如邮件、短信、即时通讯工具等，并要求参会人员及时回复确认是否参加会议。对于未及时回复的人员，会议组织组应进行电话或其他方式的提醒。（四）会议资料准备1.文件资料组按照会议方案要求，准备相关的会议文件资料。资料内容应紧扣会议主题，具有针对性和实用性。2.会议资料应提前制作完成，并进行审核、校对，确保内容准确无误、格式规范统一。对于需要打印的资料，应提前安排好印刷工作，保证资料在会议前发放到参会人员手中。3.会议资料应分类整理，标注清晰，便于参会人员查阅和使用。在会议期间，文件资料组应负责资料的发放、回收和整理工作，确保资料的妥善管理。（五）会议场地布置1.后勤保障组根据会议方案要求，提前预订合适的会议场地，并按照场地布局设计进行布置。场地布置应简洁大方、庄重得体，符合会议的主题和氛围。2.会议场地应配备必要的设备设施，如音响、灯光、投影仪、麦克风、桌椅、文具等，并确保设备设施完好、正常运行。在会议前，技术支持组应对设备进行调试，保证会议期间的使用效果。3.根据会议需要，合理安排茶水、饮品、水果等，并设置专门的签到区域、休息区域等，为参会人员提供便利。（六）会议餐饮安排1.后勤保障组根据会议的性质、时长、参会人数等因素，合理安排会议餐饮。餐饮应注重营养搭配、口味适宜，满足不同参会人员的需求。2.对于重要会议或有特殊要求的会议，应提供自助餐、桌餐等多种选择，并提前与餐饮供应商沟通协调，确保餐饮质量和服务水平。3.在会议期间，后勤保障组应及时清理餐桌、餐具，保持就餐环境整洁卫生。（七）会议车辆调度1.根据参会人员的交通需求和会议安排，后勤保障组负责安排会议期间的车辆调度工作。对于距离较远或交通不便的参会人员，应提供接送服务。2.提前确定车辆的车型、数量、司机信息等，并与司机沟通会议的时间、地点和行程安排，确保司机按时到达指定地点接送参会人员。3.在车辆使用过程中，应加强对司机的管理，要求司机遵守交通规则，确保行车安全。同时，应及时了解车辆的运行情况，如有突发情况及时进行调整。（八）会议安全保卫1.后勤保障组负责会议期间的安全保卫工作，制定安全保卫方案，明确安全保卫措施和责任分工。2.在会议场地入口处设置安检区域，对参会人员和携带物品进行安全检查，防止危险物品进入会场。3.加强会议场地内的巡逻和监控，维护会议秩序，确保参会人员的人身和财产安全。对于可能出现的突发事件，应制定应急预案，及时进行处理。四、会议期间保障（一）签到与引导1.在会议入口处设置签到台，安排专人负责参会人员的签到工作。签到人员应热情接待参会人员，引导其签到，并发放会议资料。2.对于重要会议或大型会议，可安排志愿者或引导员在会场内进行引导，帮助参会人员找到座位，解答疑问，确保会议有序进行。（二）设备保障1.技术支持组在会议期间安排专人值班，随时监控音响、灯光、视频等设备的运行情况，确保设备正常运行。如遇设备故障，应及时进行维修或更换，尽量减少对会议的影响。2.对于线上会议或视频会议，技术支持组应提前测试网络连接情况，确保会议期间网络稳定，视频画面清晰、声音流畅。在会议过程中，应密切关注网络状态，及时处理可能出现的网络问题。（三）后勤服务1.后勤保障组应安排专人负责会议期间的茶水供应、餐饮服务等后勤工作。及时为参会人员添加茶水、清理桌面垃圾，保证会议环境整洁舒适。2.对于会议期间出现的其他后勤问题，如设备故障、物资短缺等，后勤保障组应及时响应，采取有效措施进行解决，确保会议的正常进行。（四）会议记录与纪要整理1.会议组织组安排专人负责会议记录工作。记录人员应认真记录会议内容，包括会议发言、讨论要点、决议事项等，确保记录准确、完整。2.会议结束后，记录人员应及时整理会议纪要，经会议组织组负责人审核后，发送给参会人员及相关部门。会议纪要应明确会议的主要内容、决议事项、责任人和完成时间等，以便于跟踪落实。（五）应急处理1.会务保障工作小组应制定应急预案，明确可能出现的突发情况及相应的应对措施。在会议期间，如遇突发事件，应立即启动应急预案，迅速采取措施进行处理。2.对于会议期间出现的重大突发事件，如火灾、地震、人员突发疾病等，会务保障工作领导小组应及时进行指挥协调，确保参会人员的生命安全，并及时向上级领导汇报情况。五、会议结束后工作（一）场地清理1.会议结束后，后勤保障组负责组织人员对会议场地进行清理。清理内容包括：清理桌面、地面垃圾，整理桌椅，关闭设备电源，归还借用物品等。2.确保会议场地恢复到会前状态，为下一次会议做好准备。（二）资料回收与整理1.文件资料组负责回收会议期间发放的文件资料，并进行整理归档。对于有保存价值的资料，应按照公司档案管理规定进行妥善保管。2.对会议记录、纪要等相关文件进行整理，并存档备案，以便日后查阅和参考。（三）费用结算1.行政部门负责对会议期间产生的各项费用进行统计和结算，包括会议场地租赁费用、设备租赁费用、餐饮费用、车辆费用、文件资料印刷费用等。2.按照公司财务制度的规定，办理费用报销手续，确保费用支出的合理性和合规性。（四）总结评估1.会议结束后，会务保障工作领导小组应组织召开总结会议，对本次会议的会务保障工作进行总结评估。2.各工作小组应汇报本小组在会议筹备和保障过程中的工作情况，分析存在的问题和不足之处，并提出改进措施和建议。3.根据总结评估结果，对会务保障管理制度进行修订和完善，不断提高会务保障工作的质量和水平。六、监督与考核（一）监督机制1.会务保障工作领导小组定期对会务保障工作进行监督检查，确保各项工作按照制度要求和会议方案执行。2.设立意见反馈渠道，鼓励参会人员对会务保障工作提出意见和建议。对于反馈的问题，会务保障工作小组应及时进行处理和回复。（二）考核办法1.建立会务保障工作考核制度，对各工作小组及相关工作人员在会