优化印章管理制度

优化印章管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司印章的管理与使用，保障公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司等所有分支机构的各类印章管理，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章及其他专用章等。3.基本原则印章管理遵循“严格审批、规范使用、专人保管、确保安全”的原则。未经合法授权，任何部门和个人不得擅自使用公司印章。二、印章的种类及用途1.公司公章用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、证明、财务报表等各类重要文件的签署。代表公司在法律、经济等活动中的正式意思表示。2.合同专用章专门用于签署各类经济合同，明确公司在合同中的权利和义务，保障合同的法律效力。3.财务专用章主要用于公司财务票据、凭证、报表等财务文件的签章，是公司财务管理的重要印鉴。4.法人章由法定代表人持有，用于办理银行结算、支票、汇票等支付业务，以及在一些特定文件上代表法人签署确认。5.部门章各部门根据工作需要，经公司批准设立的专用章。主要用于部门内部文件、通知、报表等的盖章，代表部门行使相应的管理职能。部门章只能在部门内部使用，不得用于对外签署合同或重要文件。6.其他专用章包括但不限于发票专用章、报关专用章、业务专用章等，根据具体业务需求，用于特定业务领域的文件盖章。三、印章的刻制1.印章刻制申请需要刻制印章的部门或单位，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章的种类、用途、规格、数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。2.审核与批准行政部门对印章刻制申请进行审核，重点审查申请理由的合理性、印章用途的必要性等。审核通过后，报公司领导审批。经公司领导批准同意后，由行政部门统一安排刻制。3.刻制要求印章的刻制必须选择具有资质的正规印章制作单位，确保印章的质量和安全性。印章材质应根据实际用途和使用频率选择合适的材料，如铜质、橡胶等。印章刻制应严格按照国家相关规定和公司要求的规格、字体、图案等进行制作，确保印章的规范性和合法性。四、印章的领取与交付1.领取流程印章刻制完成后，行政部门通知申请部门或单位派专人凭有效身份证件领取。领取人需在《印章领取登记表》上签字确认，注明领取日期、印章种类、数量等信息。2.交付使用对于新领取的印章，行政部门应及时组织相关培训，向印章使用人员详细介绍印章的使用规定、保管要求、审批流程等内容。印章领取后，应立即交付给指定的专人保管，并明确保管责任。五、印章的保管1.专人保管公司各类印章应指定专人负责保管，保管人员必须具备高度的责任心和保密意识。严禁将印章交予非指定人员保管或使用。2.保管地点印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并确保保管场所具备防火、防盗、防潮等安全条件。财务专用章和法人章应分别由财务部门和法定代表人指定的专人保管，实行分离保管制度，严禁一人同时保管两枚印章。3.保管人员变更印章保管人员因工作调动、离职等原因需要变更时，必须办理严格的印章交接手续。交接双方应在行政部门的监督下，对印章的数量、完好情况、使用记录等进行详细核对，并填写《印章交接登记表》，由交接双方和监交人签字确认。交接手续未完成前，原保管人员不得离职。六、印章的使用1.使用范围公司印章必须严格按照规定的使用范围使用，不得擅自扩大使用范围或用于其他未经授权的事项。具体使用范围参照本制度第二章“印章的种类及用途”规定执行。2.使用审批使用公司印章必须填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、份数、用印时间等信息，并按以下审批流程办理：一般性文件、内部通知等，由部门负责人审批后，即可用印。涉及合同、协议、重要文件等，需经相关业务部门审核，报公司分管领导审批后，方可用印。涉及重大事项、对外担保、融资等重要文件，必须经公司法定代表人审批后，方可用印。3.用印登记印章保管人员在用印前，必须认真核对用印审批手续是否齐全、申请表填写是否完整准确。经核对无误后，在用印处加盖印章，并在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、文件名称、文号、份数、申请人、审批人等信息。严禁在空白文件或纸张上加盖印章。4.印章使用监督行政部门应定期对印章使用情况进行检查和监督，确保印章使用符合规定要求。对于违规使用印章的行为，应及时予以制止，并追究相关人员的责任。七、印章的停用与销毁1.停用情形印章因机构调整、业务变化、印章损坏等原因不再使用时，应及时办理停用手续。2.停用申请与审批印章保管部门或单位填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、印章种类、编号等信息，经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。行政部门审核通过后，报公司领导审批。3.停用印章的保管停用的印章应及时收回，由原保管人员妥善保管。严禁私自处理或继续使用停用的印章。4.印章销毁经公司领导批准后，行政部门负责组织对停用的印章进行销毁。销毁时，应由行政部门、财务部门等相关人员共同在场见证，并填写《印章销毁登记表》，详细记录印章名称、编号、销毁时间、销毁方式等信息。销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法恢复使用。八、印章管理的信息化建设1.建立印章管理系统公司应逐步建立印章管理信息化系统，实现对印章的申请、审批、使用、保管、停用、销毁等全过程的信息化管理。通过信息化系统，实时记录印章使用情况，提高印章管理的效率和透明度。2.系统功能要求印章管理系统应具备以下主要功能：印章档案管理：记录印章的基本信息，如印章名称、种类、编号、启用时间、保管人员等。用印申请管理：接收用印申请，自动流转审批流程，记录审批意见和结果。用印记录查询：提供用印记录的查询功能，方便管理人员随时查看印章使用情况。权限管理：设置不同用户的操作权限，确保印章管理信息的安全性和保密性。预警提醒：对即将到期的印章、超过审批期限的用印申请等进行预警提醒，及时督促相关人员办理手续。九、印章管理的监督与检查1.定期检查制度公司行政部门应定期对印章管理情况进行检查，检查内容包括印章保管是否安全、使用是否规范、审批手续是否齐全、用印记录是否完整等。检查周期为每季度一次，检查结果应形成书面报告，报公司领导审阅。2.不定期抽查公司领导或行政部门可根据实际情况，对印章管理进行不定期抽查。抽查方式包括现场检查、查看用印记录、访谈相关人员等。对于抽查中发现的问题，应及时要求整改，并追究相关人员的责任。3.违规处理对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚：对于一般违规行为