优化公章管理制度

优化公章管理制度一、总则（一）目的为加强公司公章的管理，规范公章使用流程，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属单位。（三）定义1.公章：指公司正式对外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同专用章、财务专用章等。2.用章部门：指因工作需要申请使用公章的公司内部部门。3.用章人：指负责具体办理公章使用手续的公司员工。二、公章的刻制、启用与废止（一）刻制1.公司公章由办公室统一负责刻制，并报公司法定代表人批准。2.合同专用章、财务专用章等其他印章由相关部门提出申请，经公司法定代表人批准后，由办公室负责刻制。3.刻制公章需选择具有资质的正规印章制作单位，确保公章的质量和安全性。（二）启用1.新刻制的公章启用前，办公室应将印模留存一份，并在公司内部进行公示。2.公章启用时，需填写《公章启用申请表》，经公司法定代表人签字确认后，由办公室负责启用。（三）废止1.公章因磨损、遗失、损坏等原因需要废止时，由办公室提出申请，经公司法定代表人批准后，予以废止。2.废止的公章应及时上缴公司办公室，并进行登记备案。3.对废止的公章应进行妥善保管，严禁私自销毁。三、公章的保管（一）保管责任1.公司公章由办公室指定专人负责保管，保管人应具备责任心强、工作认真等条件。2.合同专用章由合同管理部门指定专人负责保管，财务专用章由财务部门指定专人负责保管。3.其他印章由使用部门指定专人负责保管。（二）保管要求1.公章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防潮、防火等设施。2.保管人应妥善保管公章，不得擅自将公章转借他人或带出公司使用。3.公章使用完毕后，保管人应及时将公章存放回原处，并做好相关记录。四、公章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的用途和程序使用公章，不得擅自改变公章的用途。2.使用公章必须经过审批，未经批准不得使用。3.使用公章应确保文件内容真实、合法、有效，不得在空白纸张、合同等文件上加盖公章。（二）使用流程1.申请：用章部门填写《公章使用申请表》，详细注明用章事由、用章文件名称、用章份数、用章时间等信息，并由部门负责人签字确认。2.审批：一般性文件用章，由部门负责人审批后，报分管领导审批。重要文件、合同等用章，需经部门负责人、分管领导、公司法定代表人审批。涉及财务、人事等敏感信息的文件用章，还需相关部门负责人审批。3.用章：经审批同意后，用章人持《公章使用申请表》到公章保管人处办理用章手续。保管人应对用章文件进行认真审核，确认无误后，在用章位置加盖公章，并做好盖章登记记录。4.登记：用章完毕后，用章人应及时将《公章使用申请表》交回办公室存档，办公室应对用章情况进行定期统计和分析。（三）特殊情况用章1.因工作紧急需要当场加盖公章的，用章人可先电话请示相关领导同意后，先行加盖公章，但事后必须及时补办审批手续。2.异地办理业务需要加盖公章的，可通过传真、扫描等方式将用章文件发送给公章保管人，经审批同意后，由保管人在文件上加盖公章，并将盖章后的文件传真或邮寄给用章人。五、公章使用的监督与检查（一）监督职责1.公司办公室负责对公章使用情况进行监督检查，定期对公章保管、使用等情况进行抽查。2.审计部门负责对公章使用的合规性进行审计监督，对发现的问题及时提出整改意见。（二）检查内容1.公章保管是否安全，是否存在遗失、损坏等情况。2.用章是否按照规定的程序进行审批，审批手续是否齐全。3.用章文件内容是否真实、合法、有效，是否存在擅自改变公章用途等违规行为。4.盖章登记记录是否完整、准确，是否及时存档。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用公章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。3.构成犯罪的，依法追究刑事责任。六、附则（一）解释权本制度由公司办公室负责解释。（二）修订本制度如