伊利档案管理制度

伊利档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于伊利公司总部及各分子公司，涵盖公司在经营管理、生产运营、人事、财务、技术研发等各项活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司各项活动的实际情况，严禁篡改和伪造档案。3.完整性原则全面收集公司在各个阶段、各个领域形成的档案，保证档案的齐全。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案的统筹管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.制定档案管理制度和工作流程，并监督执行。3.对档案进行安全保管，定期检查档案保管状况，确保档案的安全与完整。4.负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理相关手续。5.开展档案信息化建设，建立和维护档案信息系统。6.对各部门档案管理工作进行指导和培训。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步分类工作。2.定期将本部门整理好的档案移交至公司档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案管理相关工作，如提供档案线索、配合档案清查等。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、批复文件等。2.公司经营决策、规划、计划、总结等文件。3.公司内部管理制度、规定、办法等文件。4.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件。5.公司生产、销售、研发等业务活动中形成的文件，如生产记录、销售报表、研发报告等。6.公司人事档案，包括员工入职、离职、晋升、考核等相关材料。7.公司财务档案，如会计凭证、账簿、报表等。8.公司固定资产档案，如购置合同、验收报告、资产清单等。9.公司获得的荣誉证书、资质证书等文件。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字、盖章手续齐全。3.电子文件应采用通用格式保存，并确保其真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类，一般分为行政管理类、经营管理类、生产管理类、人事管理类、财务管理类、技术管理类等类别。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查找和管理。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速检索档案。4.装订对纸质档案进行整齐装订，去除金属物，确保档案的牢固和美观。四、档案的保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（三）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。（四）档案清查定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。清查过程中发现的问题应及时处理，并做好记录。五、档案的利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准后方可查阅。3.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，经公司档案管理部门负责人审核，公司分管领导批准后，在档案管理部门指定地点查阅。（二）查阅手续查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取档案内容。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.涉及公司机密的档案，借阅期限不得超过[X]个工作日，且需经公司分管领导批准。（四）借阅手续借阅人员应持有效证件到档案管理部门办理借阅手续，借阅档案时应检查档案的完整性和完好性。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上批注、涂改。借阅期满后，应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和保存价值，对档案进行鉴定。已超过保管期限且无保存价值的档案，可予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.档案鉴定小组对《档案销毁申请表》进行审核，提出审核意见。3.经公司分管领导批准后，方可进行档案销毁。（四）销毁方法档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等。销毁过程中应指定专人负责监督，确保档案彻底销毁，并做好销毁记录。销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式、监督人员等信息，销毁记录应保存[X]年。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）档案数字化对纸质档案进行数字化处理，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保数字化档案的清晰可读。数字化档案应进行分类存储，并建立相应的索引目录。（三）信息系统功能档案信息管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，