仓库借条管理制度

仓库借条管理制度总则目的为加强公司仓库物资的管理，规范仓库借条的使用流程，确保公司物资的安全与合理使用，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司内所有涉及借用仓库物资的部门和个人。基本原则1.严格审批原则：所有仓库借条必须经过规定的审批流程方可生效。2.责任明确原则：借条借用人员对所借物资负有保管、按时归还及确保物资完好的责任。3.账物相符原则：仓库管理人员应确保借条记录与实际库存相符，定期盘点核对。借条的申请与审批借条申请1.借用仓库物资时，借用人员需填写《仓库借条申请表》（以下简称“申请表”），详细注明借用物资的名称、规格、型号、数量、借用用途、预计归还日期等信息。2.申请表应字迹清晰、内容准确，如有涂改应在涂改处签名确认。审批流程1.部门主管审批：借用人员所在部门主管对借用申请进行审核，重点审查借用用途是否合理、预计归还日期是否可行等，如同意借用，在申请表上签署意见并签名。2.仓库主管审批：仓库主管根据库存情况，审核借用物资是否有足够库存可供借用，对符合条件的申请在申请表上签署意见并签名。3.分管领导审批：对于价值较高、借用数量较大或涉及重要项目的借用申请，需经分管领导审批，分管领导在申请表上签署意见并签名。借条的开具借条格式仓库借条应统一采用公司规定的格式，包含以下内容：1.借条编号：由仓库管理人员按照一定规则进行编号，便于查询和管理。2.借用日期：填写借条开具的具体日期。3.借用人员姓名：借用物资的人员姓名。4.所在部门：借用人员所在的部门名称。5.物资名称：详细列出所借物资的具体名称。6.规格型号：注明物资的规格和型号。7.数量：准确填写借用物资的数量。8.借用用途：说明借用物资的使用目的。9.预计归还日期：明确借用人员承诺归还物资的日期。10.仓库管理人员签名：开具借条的仓库管理人员签名。11.备注：可填写其他需要说明的事项，如特殊要求、注意事项等。开具要求1.仓库管理人员应根据审批通过的申请表，如实、准确地开具借条。2.借条应一式两联，一联由仓库留存作为物资出借记录和库存核对依据，另一联交借用人员保存。3.开具借条时，应确保各栏目填写完整、清晰，不得遗漏重要信息。物资的发放凭借条发放仓库管理人员在发放物资时，应严格按照借条上注明的物资名称、规格、型号、数量等进行发放，并要求借用人员在借条的“发放记录”栏签收确认。发放核对发放物资前，仓库管理人员应仔细核对库存，确保所发物资与借条记录一致。如发现库存不足或其他异常情况，应及时与相关人员沟通协调，解决问题后方可发放。借条的保管仓库留存联保管仓库管理人员应妥善保管借条的仓库留存联，按照编号顺序进行整理存放，便于随时查阅。1.定期对借条进行归档，每季度或每半年将借条装订成册，归档保存期限为[X]年。2.在保管过程中，要注意借条的安全，防止丢失、损坏或被盗。如发现借条有损坏或丢失情况，应及时查明原因，并报告上级主管。借用人员联保管借用人员应妥善保管借条的借用人员联，不得随意涂改、丢失。在物资归还后，借用人员应将借条交回仓库管理人员。物资的归还按时归还借用人员应按照借条上注明的预计归还日期按时归还所借物资，如有特殊情况需要延期归还，应提前向仓库主管提交书面延期申请，说明延期原因及预计归还日期，经批准后方可延期。归还验收1.物资归还时，仓库管理人员应根据借条记录对归还物资进行验收，检查物资的数量、规格、型号、质量等是否与借条一致，是否完好无损。2.如发现归还物资存在数量短缺、损坏等情况，仓库管理人员应要求借用人员说明原因，并按照公司相关规定进行处理。对于因借用人员保管不善造成的物资损坏或丢失，借用人员应照价赔偿。3.验收合格后，仓库管理人员在借条的“归还记录”栏注明归还日期，并签名确认。同时，在库存系统中更新物资库存信息。借条的核销定期核销仓库管理人员应定期对借条进行核销，每月或每季度统计已归还物资的借条，核对借条记录与实际归还情况是否相符。对于已结清的借条，应在借条上加盖“已核销”章，并将其从保管档案中抽出另行存放。异常情况核销如发现借条存在未按时归还、物资未归还但借条已核销等异常情况，仓库管理人员应及时查明原因，并采取相应措施进行处理。如涉及违规行为，应按照公司规定追究相关人员的责任。监督与检查内部审计监督公司内部审计部门定期对仓库借条管理制度的执行情况进行审计检查，重点审查借条的申请、审批、发放、保管、归还、核销等环节是否合规，是否存在漏洞和风险。日常检查仓库主管应定期对仓库借条的管理情况进行检查，包括借条的填写是否规范、物资发放与归还是否准确、库存是否与借条记录一致等。如发现问题，应及时督促相关人员进行整改。责任追究借用人员责任1.借用人员未按规定用途使用所借物资，或将物资转借他人的，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。2.借用人员未按时归还物资，或未经批准延期归还物资的，每逾期一天，按照所借物资价值的[X%]收取逾期占用费；逾期超过[X]天的，除收取逾期占用费外，公司将视情节轻重给予进一步处罚。3.借用人员因保管不善造成所借物资损坏、丢失的，应照价赔偿，并承担相应的法律责任。仓库管理人员责任1.仓库管理人员未严格按照审批流程开具借条，或借条填写不规范、内容不准确的，公司将给予批评教育，并要求及时改正；如造成严重后果的，将追究其相应责任。2.仓库管理人员未按借条记录发放物资，或发放物资时未进行认真核对的，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；如因发放错误导致物资损失的，应承担相应赔偿责任。3.仓库管理人员未妥善保管借条，造成借条丢失、损坏或被盗的，公司将给予批评教育，并要求其采取措施弥补损失；如因保管不善给公司造成经济损失的，应承担相应赔偿责任。4.仓库管理人员未及时对归还物资进行验收，或验收时未认真履行职责，导致问题未被及时发现的，公司将给予批评教育；如因验收失职造成公司损失的，应承担相应赔偿责任。审批人员责任审批人员在审批借条申请时，未认真审核借用用途、归还日期等内容，导致不合理借用或逾期未还情况发生的，公司将视情节轻重给予批评教育、警告等处罚；如因审批失误给公司