从业记录管理制度

从业记录管理制度一、总则（一）目的为规范公司从业记录管理，确保员工从业信息的准确、完整和可追溯，加强公司人力资源管理的规范化和科学化，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。（三）基本原则1.真实准确原则：从业记录应如实反映员工的工作经历、业绩表现、培训情况等信息，确保记录的真实性和准确性。2.及时更新原则：随着员工工作的进展和变动，相关从业记录应及时进行更新，保证信息的时效性。3.保密原则：严格保护员工从业记录中的个人隐私信息，未经员工本人同意，不得随意泄露。二、从业记录内容（一）个人基本信息1.姓名：员工的全名。2.性别：员工的性别。3.出生日期：员工的出生年月日。4.民族：员工所属民族。5.籍贯：员工的籍贯所在地。6.政治面貌：员工的政治身份。7.婚姻状况：员工的婚姻状态。8.联系方式：包括手机号码、电子邮箱等，确保公司能够及时与员工取得联系。（二）入职信息1.入职时间：员工正式加入公司的日期。2.入职部门：员工所在的工作部门。3.岗位名称：员工担任的具体工作岗位。4.试用期期限：若有试用期，记录试用期的时长。5.劳动合同期限：与公司签订的劳动合同的起止时间。（三）工作经历1.过往工作单位：详细列出员工曾经工作过的单位名称。2.担任职位：在过往单位担任的具体职务。3.工作起止时间：在各过往单位的工作时间段。4.工作职责与业绩：简要描述在各过往单位的主要工作职责以及取得的工作业绩。（四）培训记录1.培训课程名称：参加过的各类培训课程的具体名称。2.培训时间：培训课程的起止时间。3.培训机构：负责培训的机构名称。4.培训考核结果：记录培训后的考核成绩或评价。（五）考核记录1.考核周期：如月度考核、季度考核、年度考核等。2.考核指标及得分：列出各项考核指标的具体内容以及对应的考核得分。3.考核评价：对员工考核表现的综合评价，如优秀、良好、合格、不合格等。（六）奖惩记录1.奖励情况：包括获得的公司内部奖励、外部荣誉等，记录奖励名称、颁发时间及原因。2.惩罚情况：如警告、罚款、降职等处罚，记录处罚原因、时间及处理结果。（七）岗位变动记录1.岗位变动时间：员工岗位发生变动的具体日期。2.变动前岗位：变动前担任的岗位名称。3.变动后岗位：变动后担任的岗位名称。4.岗位变动原因：说明岗位变动的原因，如公司业务调整、员工个人发展等。（八）离职信息1.离职时间：员工离开公司的日期。2.离职原因：记录员工离职的原因，如合同期满、个人发展、公司裁员等。3.离职手续办理情况：是否完成离职手续，包括工作交接、财务结算等。三、从业记录管理职责（一）人力资源部门1.负责制定和完善从业记录管理制度，并监督制度的执行情况。2.建立和维护员工从业记录档案，确保记录的完整性和准确性。3.定期对从业记录进行整理和分析，为公司人力资源决策提供数据支持。4.按照规定的程序和权限，办理员工从业记录的查询、借阅、修改等手续。（二）各部门负责人1.负责本部门员工从业记录信息的收集、审核和报送工作，确保信息的真实可靠。2.根据工作需要，及时向人力资源部门反馈员工的岗位变动、考核评价等情况。3.协助人力资源部门做好从业记录的管理工作，配合完成相关调查和统计工作。（三）员工本人1.对个人从业记录信息的真实性和完整性负责，如有信息变更应及时通知人力资源部门。2.有权查询本人的从业记录，对记录中的错误或不实信息有权提出更正申请。四、从业记录的建立与更新（一）入职时1.新员工入职时，人力资源部门负责收集其个人基本信息、入职信息等，并建立初始从业记录档案。2.员工应如实填写入职登记表等相关资料，提供真实有效的证明文件，如身份证、学历证书、工作经历证明等。（二）日常工作中1.各部门负责人应及时记录员工的工作表现、培训情况、奖惩情况等信息，并定期报送人力资源部门。2.人力资源部门根据各部门报送的信息，及时更新员工从业记录档案，确保记录的时效性。（三）岗位变动时1.员工岗位发生变动时，所在部门应在变动后[X]个工作日内将岗位变动信息报送人力资源部门。2.人力资源部门根据岗位变动信息，及时更新员工的岗位信息、工作职责等内容，并调整相应的考核指标和评价标准。（四）培训与考核后1.培训结束后，培训机构应在[X]个工作日内将培训考核结果反馈给人力资源部门。2.考核周期结束后，各部门应在规定时间内完成员工的考核工作，并将考核记录报送人力资源部门。人力资源部门根据考核结果更新员工的考核记录档案。（五）奖惩发生时1.公司决定对员工进行奖励或惩罚时，相关部门应在[X]个工作日内将奖惩情况书面通知人力资源部门。2.人力资源部门根据奖惩通知，及时在员工从业记录档案中记录奖惩信息，并更新相应的积分或绩效数据。五、从业记录的查询与借阅（一）查询权限1.员工本人有权随时查询自己的从业记录。2.人力资源部门工作人员因工作需要可查询员工的从业记录。3.公司内部其他部门因工作需要查询员工从业记录时，需填写《从业记录查询申请表》，经本部门负责人签字同意后，报人力资源部门审批。审批通过后，由人力资源部门负责提供查询服务。（二）借阅权限1.原则上不允许借阅员工从业记录档案。如有特殊情况需要借阅，需填写《从业记录借阅申请表》，详细说明借阅原因和借阅期限。2.借阅申请经人力资源部门负责人审批同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人应在规定期限内归还档案，并确保档案的安全和完整。3.借阅人不得擅自复制、传播或泄露所借阅的从业记录信息。六、从业记录的保密与安全（一）保密措施1.人力资源部门应指定专人负责从业记录档案的管理，确保档案存放地点的安全。2.对从业记录档案进行分类存放，设置不同的访问权限，防止信息泄露。3.涉及员工个人隐私的信息，如联系方式、家庭住址等，应严格保密，未经员工同意不得对外披露。（二）安全管理1.加强对从业记录档案存储设备的管理，定期进行数据备份，防止数据丢失。2.对存储从业记录档案的计算机系统设置安全防护措施，防止病毒入侵和黑客攻击。3.如发生从业记录信息泄露事件，应立即采取措施进行调查和处理，并及时向公司管理层报告。七、从业记录的修改与删除（一）修改申请1.员工发现本人从业记录中的信息存在错误或不实之处，可向人力资源部门提出修改申请，并提供相关证明材料。2.人力资源部门收到修改申请后，应进行核实。如情况属实，应在[X]个工作日内对从业记录进行修改。（二）删除规定1.一般情况下，从业记录应长期保存，不得随意删除。2.若员工离职后，因特殊原因需要删除其从业记录，需由员工本人提出书面申请，并经公司管理层批准。人力资源部门在完成相关审批手续后，方可对记录进行删除操作。八、监督与检查（一）定期检查1.人力资源部门应定期对从业记录管理情况进行检查，确保记录的准确性和完整性。2.检查内容包括从业记录档案的建立、更新、查询、借阅等环节的操作是否符合规定，信息是否及时、准确录入等。（二）违规处理1.对于在从业记录管理过程中违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的