人数统计管理制度

人数统计管理制度一、总则（一）目的为了规范公司人数统计工作，确保公司人力资源数据的准确性、及时性和完整性，为公司的决策提供可靠依据，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工。（三）职责分工1.人力资源部门负责制定和完善人数统计管理制度，并监督执行。负责公司整体人数统计工作的组织、协调和汇总，定期发布公司人数统计报告。负责审核各部门提交的人数统计数据，确保数据的准确性和合规性。2.各部门负责本部门人数统计工作的具体实施，指定专人负责数据的收集、整理和上报。确保本部门人数统计数据的真实性、准确性和及时性，对数据的质量负责。配合人力资源部门做好相关人数统计工作的调查、核实等工作。二、统计内容（一）员工基本信息统计1.包括员工姓名、性别、出生日期、身份证号码、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、学历、学位、毕业院校、专业、入职日期、劳动合同期限、岗位名称、岗位类别、所属部门、直属上级等。2.新员工入职时，所在部门应及时将其基本信息准确无误地录入公司人力资源管理系统，并提交人力资源部门审核备案。（二）员工出勤情况统计1.每日考勤记录，包括员工的正常出勤、迟到、早退、旷工、请假（病假、事假、年假、婚假、产假、陪产假、丧假等）、加班等情况。2.各部门考勤负责人应按照公司规定的考勤制度，如实记录员工的出勤情况，并于每月[具体日期]前将上月考勤数据提交人力资源部门。（三）员工岗位变动统计1.员工岗位晋升、降职、平调、轮岗等变动情况。2.岗位变动发生后，所在部门应在[规定时间]内填写《员工岗位变动申请表》，详细说明变动原因、变动前后岗位信息等，经相关领导审批后，提交人力资源部门进行系统更新和人数统计调整。（四）员工离职情况统计1.员工主动离职、公司辞退、合同到期不再续签等离职情况。2.离职员工所在部门应在员工离职手续办理完毕后[规定时间]内，将离职信息告知人力资源部门，人力资源部门及时进行系统注销和人数统计减少。（五）员工培训与发展统计1.参加内部培训、外部培训、学历教育等情况，包括培训课程名称、培训时间、培训地点、培训费用等。2.员工职业发展规划情况，如晋升计划、技能提升计划等。3.各部门应定期收集本部门员工的培训与发展相关信息，并提交人力资源部门进行汇总统计。（六）员工薪酬福利统计1.员工工资、奖金、津贴、补贴等薪酬构成项目的发放情况。2.社会保险、住房公积金、企业年金、补充商业保险等福利缴纳情况。3.人力资源部门负责与财务部门核对薪酬福利数据，并进行相关统计分析。三、统计流程（一）数据收集1.各部门指定的人数统计专员应按照规定的统计周期和要求，收集本部门相关的人数统计数据。2.数据来源包括考勤记录、人事档案、岗位变动申请、离职审批表、培训记录、薪酬发放明细等。3.收集的数据应确保真实、准确、完整，不得虚报、瞒报或漏报。（二）数据整理1.统计专员对收集到的数据进行分类整理，剔除重复、无效的数据。2.对数据进行审核，检查数据的逻辑关系是否正确，数据项是否完整，如有疑问及时与相关人员核实。3.将整理好的数据录入公司人力资源管理系统或按照规定的格式填写统计报表。（三）数据审核1.部门负责人对本部门上报的人数统计数据进行初审，确保数据的真实性和准确性。2.人力资源部门对各部门提交的数据进行复审，重点审核数据的合规性、完整性以及与其他相关数据的一致性。3.对于审核中发现的问题，及时反馈给相关部门进行更正和补充。（四）数据汇总与分析1.人力资源部门将审核通过的数据进行汇总，形成公司整体的人数统计报表。2.运用数据分析工具和方法，对人数统计数据进行深入分析，如人员结构分析、出勤情况分析、岗位变动趋势分析、离职率分析等。3.通过数据分析为公司提供人力资源决策支持，如人员配置优化建议、培训需求分析、薪酬调整依据等。（五）报告编制与发布1.根据数据分析结果，编制公司人数统计报告，报告内容应包括统计周期内的人数基本情况、各项统计指标分析、存在的问题及建议等。2.人数统计报告经人力资源部门负责人审核后，提交公司管理层审阅。3.定期（如每月、每季度、每年）发布公司人数统计报告，向各部门通报公司人力资源状况。四、统计周期（一）日常统计1.员工出勤情况实行每日统计，各部门考勤负责人应于次日上午[具体时间]前将前一日考勤数据报送人力资源部门。2.其他临时性的人数统计数据应根据实际情况及时报送。（二）定期统计1.月度统计：各部门应于每月[具体日期]前将上月的人数统计数据（包括员工基本信息变动、出勤情况、岗位变动、离职情况等）提交人力资源部门。人力资源部门应在每月[截止日期]前完成月度人数统计报告的编制与发布。2.季度统计：在月度统计的基础上，各部门应于每季度末[具体日期]前提交本季度的人数统计分析报告，人力资源部门汇总分析后形成公司季度人数统计报告，于下季度初[截止日期]前发布。3.年度统计：各部门应在每年[具体日期]前完成本部门年度人数统计工作总结及相关数据的整理报送。人力资源部门负责编制公司年度人数统计报告，全面反映公司年度人力资源状况，于次年[截止日期]前发布。五、数据管理与保密（一）数据存储1.公司人力资源管理系统是人数统计数据的主要存储载体，应确保系统的安全稳定运行，定期进行数据备份，防止数据丢失。2.对于重要的人数统计报表和相关文档，应进行纸质存档，按照档案管理规定妥善保管。（二）数据访问权限1.严格设定数据访问权限，人力资源部门相关人员根据工作需要具有相应的数据查询、修改等权限。2.其他部门如需查询人数统计数据，应填写《数据查询申请表》，经本部门负责人和人力资源部门负责人审批后，由人力资源部门指定专人提供数据。3.严禁未经授权的人员访问人数统计数据。（三）数据保密1.所有参与人数统计工作的人员应严格遵守公司的保密制度，对在工作中知悉的公司人数统计数据及相关信息予以保密。2.不得泄露公司人数统计数据给无关人员，不得将数据用于非公司规定的目的。3.如因工作需要对外提供人数统计数据，必须经过公司相关领导审批，并确保数据的安全性和保密性。六、监督与考核（一）监督检查1.人力资源部门定期对各部门人数统计工作进行监督检查，检查内容包括数据的准确性、及时性、完整性以及统计流程的执行情况等。2.对于发现的问题及时下达整改通知，要求相关部门限期整改，并跟踪整改结果。（二）考核评价1.将人数统计工作纳入各部门绩效考核体系，对人数统计工作完成情况进行考核评价。2.考核指标包括数据准确率、数据上报及时率、统计报表质量、配合人力资源部门工作情况等。3.根据考核结果，对表现