人寿档案管理制度

人寿档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司人寿档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司运营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人寿档案管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司人寿档案由人力资源部门集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：档案内容应真实、准确地反映员工的个人信息、工作经历、业绩表现等情况。3.保密安全原则：严格遵守保密规定，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、使用和维护。二、档案内容（一）个人基本信息1.员工简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。2.身份证复印件：员工有效身份证件的复印件。3.学历学位证书复印件：员工最高学历和学位证书的复印件。4.专业技术资格证书复印件：员工取得的专业技术资格证书复印件。5.职业资格证书复印件：员工取得的职业资格证书复印件。（二）工作经历1.入职登记表：记录员工入职时填写的基本信息、工作经历、薪资待遇等。2.劳动合同：员工与公司签订的劳动合同。3.岗位变动记录：记录员工岗位变动的时间、原因、新岗位等信息。4.培训记录：员工参加公司内部培训和外部培训的记录，包括培训时间、培训内容、培训考核结果等。5.绩效考核记录：员工的绩效考核结果，包括考核周期、考核成绩、考核评语等。（三）薪酬福利1.薪资调整记录：记录员工薪资调整的时间、原因、调整幅度等信息。2.奖金发放记录：员工获得的奖金发放情况，包括奖金类型、发放金额、发放时间等。3.福利享受记录：员工享受的公司福利情况，如社保、公积金、带薪年假、病假等。（四）奖惩情况1.奖励记录：员工获得的公司内部奖励和外部奖励，包括奖励名称、奖励时间、奖励原因等。2.惩罚记录：员工受到的公司内部惩罚和外部处罚，包括惩罚名称、惩罚时间、惩罚原因等。（五）其他信息1.健康体检报告：员工的年度健康体检报告。2.职业发展规划：员工的职业发展规划书。3.个人总结：员工定期撰写的个人工作总结。4.其他相关材料：如员工的获奖证书、荣誉证书、工作成果报告等。三、档案建立与收集（一）档案建立1.新员工入职时，人力资源部门负责为其建立个人人寿档案。2.档案建立时，应确保档案内容的真实、准确、完整，按照档案内容清单逐一收集相关资料。（二）档案收集1.人力资源部门定期收集员工的各类档案资料，确保档案资料及时更新。2.各部门应积极配合人力资源部门的档案收集工作，及时将员工的相关资料提交给人力资源部门。3.对于员工个人提交的档案资料，人力资源部门应进行认真审核，确保资料的真实性和有效性。四、档案整理与归档（一）档案整理1.人力资源部门负责对收集到的档案资料进行整理，按照档案内容的类别进行分类。2.对于每份档案资料，应进行编号、编目，确保档案资料的有序存放。3.档案整理过程中，应剔除重复、无效的档案资料，确保档案资料的简洁性和准确性。（二）档案归档1.整理后的档案资料应及时归档，按照档案类别和时间顺序进行存放。2.建立档案索引，方便档案的查阅和检索。3.对于电子档案，应进行备份存储，确保档案数据的安全性。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.员工本人有权查阅自己的人寿档案。2.公司内部因工作需要查阅员工档案的，需经人力资源部门负责人批准，并填写《档案查阅申请表》。3.外部单位因工作需要查阅员工档案的，需经公司分管领导批准，并填写《档案查阅申请表》，同时提供有效证明文件。（二）查阅流程1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息。2.《档案查阅申请表》经批准后，查阅人到人力资源部门办理查阅手续。3.人力资源部门工作人员按照查阅申请表的要求，为查阅人提供档案查阅服务。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。5.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还人力资源部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.公司内部因工作需要借阅员工档案的，需经人力资源部门负责人批准，并填写《档案借阅申请表》。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，需重新办理审批手续。（四）借阅流程1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅内容、借阅时间等信息。2.《档案借阅申请表》经批准后，借阅人到人力资源部门办理借阅手续。3.人力资源部门工作人员按照借阅申请表的要求，为借阅人提供档案借阅服务。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容。5.借阅期限届满后，借阅人应及时将档案归还人力资源部门，并在《档案借阅登记表》上签字确认。六、档案保管与保密（一）保管要求1.人力资源部门应设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备等。2.档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，确保档案资料的安全存放。3.定期对档案进行检查和清理，发现问题及时处理，确保档案资料的完整性和安全性。（二）保密措施1.人力资源部门工作人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案信息。2.未经公司批准，任何人不得擅自查阅、借阅、复印、传播员工档案信息。3.对于涉及公司商业秘密和员工个人隐私的档案信息，应采取加密存储、专人保管等措施，确保信息安全。4.档案管理人员离职时，应办理档案交接手续，确保档案资料的安全转移。七、档案销毁（一）销毁条件1.档案资料超过保管期限，且已无保存价值的。2.档案资料因损坏、丢失等原因无法继续保存的。（二）销毁流程1.人力资源部门定期对档案进行清理，确定需要销毁的档案清单。2.填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息。3.《档案销毁申请表》经公司分管领导批准后，由人力资源部门组织实施档案销毁工作。4.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。5.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。6.档案销毁完毕后，应在《档案销毁登记表》上记录销毁情况，并由监督人签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司人寿档案信息管理系统，实现档案资料的电子化存储和管理。2.提高档案管理工作的效率和准确性，方便档案的查阅、使用和维护。（二）信息化管理措施1.对档案资料进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.完善档案信息管理系统的功能，实现档案的分类管理、检索查询、借阅审批等功能。3.定期对电子档案数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。4.加强档案信息管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。九、档案管理人员职责（一）档案管理人员岗位职责1.负责公司人寿档案的建立、收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等工作。2.严格遵守档案管理规定，确保档案资料的安全和保密。3.定期对档案进行检查和清理，及时发现和处理档案管理中存在的问题。4.积极配合公司内部各部门的工作，为其提供档案查阅和使用服务。5.完成领导交办的其他档案管理工作任务。（二）档案管理人员培训与考核