人大公章管理制度

人大公章管理制度一、总则（一）目的为加强公司人大公章的管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及以公司人大名义开展的各类业务、文件签署、证明开具等活动中使用公章的管理。（三）基本原则1.严格审批原则：公章使用必须经过严格的审批流程，确保使用事由合法合规。2.登记备案原则：对每一次公章使用进行详细登记备案，以便追溯和查询。3.专人保管原则：指定专人负责公章的保管，确保公章安全。4.规范使用原则：公章使用应严格按照规定的用途和程序进行，不得擅自更改或扩大使用范围。二、公章的种类及用途（一）种类公司人大公章主要包括公司法人章、公司人大行政章等。（二）用途1.公司法人章：用于公司法定代表人在相关法律文件、合同协议等上的签字确认。2.公司人大行政章：用于以公司人大名义发布的各类文件、通知、报告、证明等，以及与外部单位签订的非经济合同类协议等。三、公章的保管（一）保管人员的确定公司指定[具体部门]的[具体人员姓名]为公章保管人。保管人应具备高度的责任心和保密意识，熟悉公章使用规定。（二）保管要求1.公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人双锁管理（如有条件）。2.保管人不得将公章转借他人使用，不得随意放置公章，确保公章随时处于可控状态。3.如因工作需要暂时离开岗位，应将公章妥善保管或委托他人代管，并办理交接手续。四、公章的使用流程（一）申请1.使用部门或个人需填写《人大公章使用申请表》，详细说明使用事由、使用时间、使用范围、文件名称等信息。2.申请表应由部门负责人签字确认，涉及重要事项或经济合同的，还需经公司相关领导审批。（二）审批1.根据使用事项的性质和重要程度，按照以下审批权限进行审批：一般性文件、通知等，由部门负责人审批后，交公章保管人使用。涉及重要业务、经济合同、对外合作协议等，需经公司分管领导审批，重大事项还需报公司总经理审批。2.审批人应认真审核申请内容，确保使用事由合法合规，对不符合规定的申请予以退回，并说明理由。（三）用印1.公章保管人在收到经审批的《人大公章使用申请表》后，应仔细核对申请表内容与审批意见，确认无误后方可用印。2.用印时应使用红色印油，确保印章清晰、端正，印迹完整。3.用印位置应准确、恰当，不得压盖文件的重要内容或签字栏。（四）登记1.每次用印后，公章保管人应及时在《人大公章使用登记簿》上进行详细登记，登记内容包括使用日期、申请部门及人员、使用事由、文件名称、审批人、用印次数等。2.登记完毕后，将《人大公章使用申请表》与《人大公章使用登记簿》一并存档保管，以备查阅。五、特殊情况的公章使用（一）紧急情况1.如遇紧急情况，无法按照正常审批流程进行用印时，使用部门或个人应电话请示相关领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.补办审批手续时，应提交详细的情况说明及相关证明材料，经审批人审核签字后存档。（二）异地用印1.因业务需要在异地使用公章的，应提前向公司提出申请，经公司领导批准后，由公章保管人采取邮寄或专人携带等方式将公章送至指定地点。2.在异地用印时，应严格按照本制度规定的流程进行操作，并确保公章安全。用印完毕后，公章保管人应及时将公章收回，并向公司报告用印情况。六、公章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、公章损坏等原因，需要停用公章时，由公司相关部门提出申请，经公司领导批准后办理停用手续。2.公章停用后，保管人应及时将公章交回公司指定部门，并在《人大公章使用登记簿》上注明停用日期。（二）销毁1.对于停用的公章，由公司指定专人负责销毁。销毁前应填写《人大公章销毁申请表》，经公司领导审批后进行销毁。2.销毁过程应进行记录，可采用拍照、录像等方式留存证据。销毁记录应与《人大公章销毁申请表》一并存档保管。七、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对公章使用情况进行审计检查，重点检查公章使用的审批流程是否规范、登记记录是否完整、使用范围是否符合规定等。2.如发现公章使用存在违规行为，审计部门应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）外部监督1.接受上级主管部门、政府相关部门等的监督检查，积极配合提供公章使用的相关资料和信息。2.对于外部监督检查中提出的问题，应认真对待，及时整改，并将整改情况报告上级主管部门。八、责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用公章。2.超越审批范围使用公章。3.以虚假事由申请使用公章。4.因保管不善导致公章丢失、被盗用或损坏。5.其他违反本制度规定的公章使用行为。（二）责任追究措施1.对于违规使用公章的部门或个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等处理。2.如因违规使用公章给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规部门或个人应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。