交通台账管理制度

交通台账管理制度一、总则（一）目的为加强公司交通管理，规范交通台账的记录与管理，确保交通信息的准确、完整和可追溯，提高公司交通资源的使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在因公出行过程中涉及的交通相关事项及台账管理。（三）基本原则1.准确及时原则：交通台账记录应准确反映实际交通情况，及时更新，不得漏记、错记。2.规范统一原则：明确台账记录的格式、内容和流程，确保全公司交通台账管理的规范性和一致性。3.责任明晰原则：明确各部门及人员在交通台账管理中的职责，做到责任到人。4.安全合规原则：交通出行必须符合国家法律法规及公司相关安全规定。二、交通台账管理职责分工（一）行政部门1.负责制定和完善交通台账管理制度，并监督执行。2.汇总、审核各部门提交的交通台账信息，定期进行分析和总结。3.统一管理公司交通资源，如车辆调度、停车位安排等，并在台账中记录相关信息。4.协调与外部交通管理部门的关系，处理交通违规等相关事宜，并及时更新台账。（二）各部门1.负责本部门员工交通台账的日常记录和审核工作，确保信息真实、准确。2.按照公司规定，及时提交本部门交通费用报销申请及相关台账资料。3.配合行政部门做好交通资源的合理使用和管理，反馈使用过程中的问题和建议。（三）员工个人1.严格按照公司交通管理规定，如实记录个人因公出行的交通方式、时间、事由等信息。2.妥善保管交通票据，按要求粘贴并提交报销申请，确保票据与台账记录一致。3.配合部门和行政部门的交通台账管理工作，接受监督和检查。三、交通台账记录内容（一）公务用车台账1.车辆基本信息：包括车辆型号、车牌号、购置时间、使用年限、保险有效期等。2.出车记录：记录每次出车的日期、时间、驾驶员、出发地点、目的地、事由、里程数等。3.加油记录：详细记录每次加油的时间、加油站名称、加油量、金额等信息。4.维修保养记录：记录车辆维修保养的日期、维修保养项目、费用支出、维修保养单位等。5.事故记录：如发生交通事故，应详细记录事故时间、地点、经过、责任认定、损失情况及处理结果等。（二）公共交通出行台账1.员工姓名：明确出行员工的身份信息。2.出行日期：记录具体的出行时间。3.交通方式：如公交、地铁、出租车等。4.出发地点：从何处出发前往工作地点或因公办事地点。5.目的地：出行的具体到达地点。6.事由：说明因公出行的原因。7.费用明细：如乘坐公交、地铁的费用金额，出租车的车费发票金额等。（三）员工自驾车台账1.员工姓名：自驾员工的姓名。2.车牌号：所驾驶车辆的车牌号码。3.出行日期：自驾出行的时间。4.出发地点：出发地。5.目的地：目的地。6.事由：因公出行的事由。7.里程数：记录本次自驾出行的里程数，可根据车辆里程表读数或使用导航软件记录的里程数据填写。8.加油记录：同公务用车加油记录要求，记录加油时间、加油站、加油量、金额等。四、交通台账记录流程（一）公务用车台账记录流程1.驾驶员在每次出车前，应填写《公务用车出车登记表》，详细记录出车相关信息，并签字确认。2.出车归来后，驾驶员应及时将车辆交回，并将《公务用车出车登记表》提交给行政部门车辆管理人员。3.行政部门车辆管理人员负责审核出车登记表信息，如发现问题及时与驾驶员沟通核实，并在台账系统中录入相关信息。4.对于加油、维修保养等费用，驾驶员应在费用发生后及时收集相关票据，并按照公司费用报销流程填写报销申请，附上相应的台账记录信息，提交给部门负责人审批。5.部门负责人审核通过后，将报销申请及相关资料提交给财务部门，财务部门根据台账记录和报销政策进行审核报销。（二）公共交通出行台账记录流程1.员工因公乘坐公共交通出行后，应在当天或规定时间内，将交通票据粘贴在《公共交通出行费用报销单》上，并填写出行日期、出发地点、目的地、事由等信息，签字确认。2.将填写好的报销单提交给所在部门负责人进行初审，部门负责人核实信息无误后签字。3.部门将初审通过的报销单及相关台账资料统一提交给行政部门。4.行政部门对报销单及台账资料进行审核，重点审核交通票据的真实性、出行事由的合理性以及台账记录的完整性，审核通过后在台账系统中更新相关信息，并提交给财务部门。5.财务部门按照公司费用报销规定进行最终审核报销。（三）员工自驾车台账记录流程1.员工自驾出行前，应记录好出发时间、里程表读数等信息，并填写《员工自驾车出行登记表》，注明出行日期、出发地点、目的地、事由等。2.自驾归来后，员工应及时补充记录到达时间、里程表读数，并计算本次出行里程数，签字确认登记表信息。3.员工按照公共交通出行费用报销流程，将加油票据等相关资料粘贴在报销单上，填写报销申请，附上自驾车出行登记表，提交给部门负责人审核。4.部门负责人审核通过后，流转至行政部门审核，行政部门审核台账记录及报销资料，无误后在台账系统更新信息并提交财务部门报销。五、交通台账审核与监督（一）定期审核1.行政部门每月对各部门的交通台账进行一次全面审核，检查台账记录的准确性、完整性和规范性。2.审核内容包括出车记录、费用报销、交通方式选择的合理性等方面，发现问题及时与相关部门和人员沟通核实，并要求限期整改。（二）不定期抽查1.公司管理层可根据需要不定期对交通台账进行抽查，了解交通管理情况及台账记录的真实性。2.对于抽查中发现的违规行为或台账记录不实等问题，将严肃处理，并追究相关人员责任。（三）监督机制1.设立交通台账管理监督邮箱和举报电话，鼓励员工对交通台账管理中的违规行为进行监督举报。2.对举报信息进行及时调查核实，如情况属实，给予举报人适当奖励，并对违规人员进行严肃处理。六、交通费用报销管理（一）报销标准1.公司根据不同交通方式制定相应的费用报销标准，具体标准如下：公务用车：按照公司车辆使用管理规定，根据车辆油耗、维修保养等成本核算，制定每公里的费用报销标准，具体标准为[X]元/公里。过路费、停车费等实报实销。公共交通：公交、地铁费用按照实际票据金额报销；出租车费用在市区内因公出行，单次费用报销上限为[X]元，特殊情况需提前经部门负责人批准。员工自驾车：按照每公里[X]元的标准报销燃油费，过路费、停车费等实报实销。同时，根据车辆购置时间和使用年限，按照一定比例计算车辆折旧补贴，具体补贴标准为：购置时间在[具体时间段1]的车辆，每月补贴[X]元；购置时间在[具体时间段2]的车辆，每月补贴[X]元；以此类推。2.员工应严格按照报销标准执行，超出标准部分原则上不予报销，特殊情况需经公司领导审批同意。（二）报销流程1.员工按照交通台账记录流程，整理好交通票据和报销申请资料，提交给所在部门负责人。2.部门负责人对报销申请进行初审，重点审核出行事由的真实性、交通费用的合理性以及是否符合报销标准，审核通过后签字。3.将初审通过的报销申请及相关资料提交给行政部门审核。行政部门审核交通台账记录与报销资料的一致性，审核通过后签字。4.行政部门将审核通过的报销申请提交给财务部门。财务部门依据公司财务制度和交通费用报销标准进行最终审核，审核无误后予以报销。（三）报销票据要求1.交通票据必须是正规发票，发票内容应清晰、准确，包括发票号码、日期、金额、开票单位等信息。2.发票应与交通出行实际情况相符，不得使用虚假发票或与出行无关的发票进行报销。3.对于出租车发票，应在发票上注明起止地点、事由等信息，以便审核。4.粘贴发票时应使用公司统一提供的票据粘贴单，按照规范粘贴，确保整齐、牢固。七、交通资源管理（一）车辆管理1.行政部门负责公司车辆的统一调度和管理，建立车辆档案，记录车辆基本信息、使用情况、维修保养记录等。2.根据工作需要，合理安排车辆使用，优先保障重要公务出行。对于多人同方向的公务出行，尽量安排拼车，提高车辆使用效率。3.定期对车辆进行维护保养，确保车辆性能良好、安全可靠。按照车辆保养手册规定的时间和里程进行保养，及时维修车辆故障，记录维修保养情况。4.加强车辆安全管理，驾驶员必须具备合法有效的驾驶证，遵守交通法规，定期进行安全培训和教育，确保行车安全。（二）停车位管理1.行政部门负责公司停车位的规划和管理，合理分配停车位资源。2.为员工办理停车证，员工应按照规定的停车位停放车辆，不得随意占用其他车位。3.对于外来车辆，如需临时停车，应按照公司规定进行登记，并在指定区域停放，收取相应的停车费用。八、交通违规处理（一）员工个人交通违规1.员工因公出行过程中发生交通违规行为，由员工本人负责处理，并承担相应的罚款和扣分。2.员工应及时向所在部门报告交通违规情况，部门负责人应督促员工尽快处理违规事项，并将处理结果反馈给行政部门。3.如因交通违规导致公司车辆受损或产生其他经济损失，员工应按照公司规定进行赔偿。（二）公司车辆交通违规1.驾驶员在执行公务过程中发生交通违规行为，行政部门应