业扩物资管理制度

业扩物资管理制度一、总则（一）目的为规范业扩物资管理，确保物资供应及时、准确、高效，满足业扩工程需求，保障公司电网建设与运行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司业扩工程所需物资的计划、采购、验收、存储、发放、使用及报废等全过程管理。（三）基本原则1.统一管理原则：业扩物资实行统一计划、统一采购、统一调配、统一核算，确保物资管理的规范化和标准化。2.需求导向原则：以业扩工程实际需求为依据，科学合理安排物资供应，避免物资积压和浪费。3.质量第一原则：严格把控物资质量，确保所采购物资符合相关标准和工程要求。4.成本控制原则：在保证物资质量和满足工程需求的前提下，合理控制物资采购成本和管理成本。二、管理职责（一）物资管理部门1.负责制定业扩物资管理制度、流程和标准，并监督执行。2.汇总、审核业扩物资需求计划，编制物资采购计划，组织实施物资采购工作。3.负责建立业扩物资供应商管理体系，对供应商进行评价、选择和管理。4.组织业扩物资的验收、存储、发放等工作，确保物资质量和安全。5.定期对业扩物资库存进行盘点和清理，及时处理积压、报废物资。6.负责业扩物资管理相关数据的统计、分析和上报工作。（二）工程管理部门1.根据业扩工程进度和需求，及时向物资管理部门提交物资需求计划。2.参与业扩物资供应商的评价和选择，协助物资管理部门做好物资验收工作。3.负责组织业扩工程现场物资的使用和管理，监督物资使用情况，确保物资合理、规范使用。（三）财务部门1.负责业扩物资采购资金的预算编制、审核和支付管理。2.对业扩物资采购成本进行核算和分析，参与物资采购合同的审核，控制物资采购费用。3.负责业扩物资管理相关财务数据的统计、分析和上报工作。（四）使用部门1.根据业扩工程实际需求，准确填写物资需求申请表，详细说明物资名称、规格、型号、数量等信息。2.负责本部门领用物资的现场管理和使用，确保物资安全、合理使用，杜绝浪费现象。3.配合物资管理部门做好物资盘点、清查等工作，及时反馈物资使用过程中的问题。三、物资计划管理（一）需求计划编制1.使用部门应根据业扩工程设计文件、施工图纸及实际施工进度，提前[X]个工作日向工程管理部门提交物资需求申请表。申请表应详细注明物资名称、规格型号、数量、技术要求、预计到货时间等信息，并经部门负责人审核签字。2.工程管理部门收到物资需求申请表后，应在[X]个工作日内进行审核。审核内容包括需求的合理性、准确性、与工程进度的匹配性等。审核通过后，将物资需求申请表汇总整理，提交给物资管理部门。（二）需求计划审核1.物资管理部门收到工程管理部门提交的物资需求申请表后，应组织相关人员进行审核。审核内容包括物资需求的合理性、库存情况、市场供应情况等。2.对于紧急需求的物资，物资管理部门应在[X]个工作日内完成审核，并及时协调采购工作。对于非紧急需求的物资，应在[X]个工作日内完成审核，并反馈审核意见。3.如物资需求计划存在不合理或不准确的情况，物资管理部门应与工程管理部门及使用部门沟通协调，进行修改完善后重新提交审核。（三）采购计划编制1.物资管理部门根据审核通过的物资需求计划，结合库存情况和市场供应情况，编制物资采购计划。采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等信息。2.采购计划应按照轻重缓急进行排序，优先安排紧急需求物资和关键设备的采购。对于批量采购的物资，应合理安排采购批次，降低采购成本。3.物资管理部门应定期对采购计划的执行情况进行跟踪和分析，及时调整采购计划，确保物资供应与业扩工程进度相匹配。四、物资采购管理（一）采购方式选择1.物资采购方式主要包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。物资管理部门应根据物资的性质、金额、市场供应情况等因素，合理选择采购方式。2.对于金额较大、技术复杂、竞争充分的物资，应优先采用招标采购方式。招标采购应按照国家和公司相关规定，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。3.对于金额较小、技术简单、市场供应充足的物资，可采用询价采购方式。询价采购应向不少于三家供应商发出询价函，进行比较和选择，确定成交供应商。4.对于具有特殊性、只能从唯一供应商处采购的物资，或发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的物资，可采用单一来源采购方式。单一来源采购应按照公司相关规定，履行审批手续。5.对于技术复杂、专业性强的物资采购，可采用竞争性谈判采购方式。竞争性谈判采购应邀请不少于三家供应商参与谈判，通过谈判确定成交供应商。（二）供应商管理1.物资管理部门应建立业扩物资供应商管理体系，对供应商进行评价、选择和管理。供应商应具备合法的经营资质、良好的商业信誉、稳定的生产能力和质量保证能力。2.物资管理部门应定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评价结果为不合格的供应商，应及时进行整改或淘汰。3.物资管理部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评价结果、合作情况等内容。供应商档案应实行动态管理，及时更新相关信息。4.在选择供应商时，物资管理部门应优先选择评价结果为优秀和良好的供应商，并按照公司相关规定，进行招标、谈判或询价等采购程序。（三）采购合同签订1.物资采购合同应按照《中华人民共和国民法典》及公司相关规定签订，明确双方的权利和义务。合同内容应包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，物资管理部门应将合同文本提交给财务部门、法务部门等相关部门进行审核。审核通过后，方可签订采购合同。3.采购合同签订后，物资管理部门应及时将合同副本分发给相关部门，并跟踪合同执行情况，确保合同有效履行。五、物资验收管理（一）验收准备1.物资到货前，物资管理部门应通知工程管理部门、使用部门等相关人员做好验收准备工作。验收人员应熟悉物资的技术标准、验收规范和合同要求。2.物资管理部门应根据物资的性质和特点，准备好验收所需的工具、量具、检测设备等。对于特殊物资，应邀请专业技术人员参与验收工作。（二）验收程序1.物资到货后，物资管理部门应组织工程管理部门、使用部门等相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、外观质量、技术性能等方面。2.验收人员应按照合同要求和验收规范，对物资进行逐一核对和检验。对于数量较多的物资，可采用抽检的方式进行验收，但抽检比例应符合相关规定。3.验收过程中，如发现物资存在数量短缺、规格型号不符、外观质量缺陷、技术性能不合格等问题，验收人员应及时做好记录，并要求供应商限期整改或更换物资。4.物资验收合格后，验收人员应填写物资验收单，注明物资名称、规格型号、数量、验收情况等信息，并签字确认。物资验收单应作为物资入库和付款的依据。（三）验收结果处理1.对于验收合格的物资，物资管理部门应及时办理入库手续，并将物资移交使用部门。对于验收不合格的物资，物资管理部门应及时与供应商沟通协调，要求供应商限期整改或更换物资。2.如供应商对验收结果有异议，可在收到验收通知后的[X]个工作日内，向物资管理部门提出书面异议。物资管理部门应组织相关人员进行复查，如复查结果与原验收结果一致，由供应商承担复查费用；如复查结果与原验收结果不一致，由公司承担复查费用。3.对于因验收不合格导致的工程延误、质量问题等损失，物资管理部门应按照合同约定，追究供应商的违约责任。六、物资存储管理（一）仓库规划1.物资管理部门应根据业扩物资的种类、数量、特性等因素，合理规划仓库布局。仓库应分为合格品区、不合格品区、待检区、易燃易爆品区等不同区域，并设置明显的标识。2.仓库应配备必要的仓储设施和设备，如货架、货柜、叉车、起重机、温湿度控制设备等，确保物资存储安全、有序。（二）物资入库1.物资验收合格后，物资管理部门应及时办理入库手续。入库人员应按照物资的类别、规格型号、批次等信息，将物资存放到相应的仓库区域，并做好入库记录。2.入库记录应包括物资名称、规格型号、数量、入库时间、供应商名称、验收情况等信息。入库记录应妥善保存，以备查询和追溯。（三）物资存储1.物资应按照类别、规格型号、批次等进行分类存放，做到标识清晰、摆放整齐。对于易燃易爆、有毒有害等危险物资，应按照相关规定进行单独存放，并采取相应的安全防护措施。2.仓库应定期进行盘点和清查，确保物资账实相符。盘点周期一般为[X]个月，盘点结果应及时上报物资管理部门。3.物资管理部门应定期对仓库进行检查，检查内容包括物资存储情况、仓储设施设备运行情况、安全防护措施落实情况等。如发现问题，应及时进行整改，确保物资存储安全。（四）物资出库1.使用部门应根据业扩工程实际需求，填写物资领用申请表，注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，并经部门负责人审核签字。2.物资管理部门收到物资领用申请表后，应进行审核。审核通过后，办理物资出库手续。出库人员应按照物资领用申请表的要求，将物资发放给使用部门，并做好出库记录。3.出库记录应包括物资名称、规格型号、数量、出库时间、领用部门名称、用途等信息。出库记录应妥善保存，以备查询和追溯。七、物资使用管理（一）使用要求1.使用部门应按照业扩工程设计文件、施工图纸及相关标准规范的要求，合理使用物资。严禁擅自更改物资的规格型号、使用方式和用途。2.使用部门应建立物资使用台账，记录物资的领用、使用、剩余等情况。物资使用台账应定期进行核对和清理，确保账实相符。3.使用部门应加强对物资使用过程的管理，做好物资的维护、保养和保管工作，确保物资安全、完好。对于废旧物资，应及时回收并交物资管理部门统一处理。（二）监督检查1.物资管理部门应定期对业扩物资使用情况进行监督检查，检查内容包括物资使用是否符合要求、物资使用台账是否健全、物资维护保养是否到位等方面。2.工程管理部门应协助物资管理部门做好物资使用监督检查工作，及时发现和纠正物资使用过程中的问题。对于违反物资使用规定的行为，应按照公司相关规定进行处理。八、物资报废管理（一）报废条件1.物资符合下列条件之一的，可申请报废：已超过规定使用年限，且无法继续使用的；因自然灾害、意外事故等原因导致损坏，无法修复或修复成本过高的；技术性能落后，已被新型物资替代，且无使用价值的；其他符合报废条件的情况。2.物资报废申请应由使用部门提出，并填写物资报废申请表，注明物资名称、规格型号、数量、购置时间、报废原因等信息，并经部门负责人审核签字。（二）报废审批1.物资管理部门收到物资报废申请表后，应组织相关人员进行审核。审核内容包括物资报废的真实性、必要性、合规性等方面。2.对于价值较高的物资报废申请，物资管理部门应报公司分管领导审批；对于价值较低的物资报废申请，物资管理部门可自行审